我们都使用电子邮件，我们也都允许电子邮件浪费时间。电子邮件是与他人沟通的最快捷的方式之一，它通过互联网在全球范围内从一台计算机向另一台计算机即时发送信件、备忘录、图片和声音。一些大型组织也有内部网络。在这里，我们需要关心的不是技术，而是沟通的含义及其对生产率和时间的影响，因此，我们在这个单独的章节里讨论电子邮件（虽然这里涵盖了更广泛的内容）。在电子邮件发送过程中，好的做法可以节省写邮件的时间，并使其更可能获得恰当的回复，从而进一步让时间有效化。
因为细节会直接影响生产率，所以我们要对最合适的实践方法进行充分的论述。需要注意的是，邮件的语言和质量很重要，如果语言不通顺、质量不好，很可能使人不易理解，从而造成时间被浪费，即使省略一个逗号（这里逗号是必要的）也可能会导致误解。虽然我在此提到了语言的因素，但这并不意味着本章是一份全面的写作指南（不过我已经就“如何撰写报告和提案”这一主题写作并出版了同一系列的书籍[1]）。
在工作环境中，电子邮件通常被用于替代其他类型的沟通方式，以此有效减少面对面召开的会议及其他沟通方式的发生概率，从而节省时间。
但是过度使用电子邮件可能会减少个人联系，对人际关系和协作会造成不利影响。因此，重要的是，我们要在不同的联系方式之间取得平衡。一些大型组织制定规则来阻止因电子邮件带来的任何可能的负面影响，比如说用“星期四不发送内部邮件”这一规则来确保人们有更多面对面谈话的机会。被冲淡的人际关系可能会使合作更加困难，进而浪费时间。(www.xing528.com)
由于电子邮件非常方便快捷，它给人们带来的压力是必须要在第一次准确地传达信息。人们往往都会快速回复邮件，以消灭未读邮件为目的，而并不对邮件内容进行深入思考。我们必须抵制这种做法，因为任何对邮件内容的理解不当都会导致时间被轻易地浪费。
电子邮件的吸引力无疑是其速度。只要你单击“发送”按钮，邮件即刻就会被发送。收件人在你发送邮件后，应该很快就能收到。回复邮件的速度仅仅取决于人们是否定期检查收件箱以及回复需要的时间。电子邮件通信快速这一特点的影响是积极的：能够促进快速行动和提高效率。
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