解放办公室时间，信息准确传达

毫无疑问，由于不准确或不完整的信息传递，全世界的办公室都浪费了大量的时间。时间一般浪费在以下方面：

■想知道信息是关于什么的；

■事情一再重复；

■由于通信的错误或故障，必须重复发送或改写。

你一定会有不在办公室的时候，即使这样的缺勤很短暂或很少，但如果这时你拥有一个好的消息系统，将可以节省时间，防止误解以及因误解带来的不良影响。(www.xing528.com)

你想要的信息可能不是商业办公文具上的，你需要一个专为你设计的消息表单。这样一来，它就是办公室人员留给你的需要知道的信息清单。这两者的差异不大，但区分它们却很重要。例如，“已采取的行动”（action taken）以及“要采取的行动”（action required）这两个部分会分别告诉你讨论的进展情况，并保证后续操作不会重复。

我相信这种形式应该形成一种风格，以此表明其重要性，毕竟遗漏的消息可能会改变历史（或至少导致公司或个人的不便）。你必须决定什么才是最适合的方式：也许A4尺寸的纸张是最好的（这意味着它可以与其他一起归档成整洁的文件，也更容易被注意到）；也可以用彩色纸打印，以便在众多文件中一目了然。

所有这些方法都是有帮助的，因此要对应该处理和传递哪些信息，以何种速度以及何种情况做出简要说明。例如，如果你要参加一个为期两天的集体会议，那么你是需要发生在会议期间的所有信息，还是仅需要其中某些信息？哪些人能够知道你的位置？哪些人不能？等等。

如果你仅仅只是传达信息给办公室或等到你回来才能采取行动，那么这是浪费每个人的时间。因此，要决定你想知道什么，如何记录信息，什么时候记录，在何处记录及如何传递。这些事情不大，但是可以提高时间的利用率。