高效应对电话打断的方法，减少干扰

有些电话你想立即接听；其他情况下，你想让别人作为缓冲，帮你接听电话并询问来电者是谁。清晰简要的总结可以告诉你哪些来电需要暂停手中的工作来接听，哪些你需要回电，哪些只需要忘记。

如果你自己接电话，就像面对办公室门外的另一个人，你有一个明显的优势：呼叫者不能看到你，有很多人不相信人们在忙、在开会、刚离开办公室，以及许多类似的善意的谎言。我甚至知道有人在录音机上播放噪声，给呼叫者一个真的在开会的感觉。就像实际的人为打断一样，你可以避免、推迟或最小化电话打断，此外，你可能希望对特定类型的电话设定特殊的回复。

例如，在一周内你有多少电话是来自销售人员？大多数人会说，这样的电话足够让人分心。其中一些是有用的，你已经和他建立业务并想保持联系，但是你需要迅速摆脱其他人。我们大多数人都相当有礼貌，我们不喜欢对人粗鲁，但考虑一下：为了礼貌每个电话要花一分钟，假设你每周只接三个电话销售人员的电话，那么一年就是两个半小时。然而要节省这些时间的话，你其实并不需要粗鲁。你可以加速了解他们卖什么，如果想听可以继续听，否则用一个整洁的句子真的可以快速摆脱他们：“对不起，我对此不感兴趣，恐怕我现在太忙了，无法接听电话。再见。”然后把手机放下。如果你认为他们的某些话是有用的，那么你可以建议对方另一个时间再次来电。从他们自己的经验出发，人们知道并且理解电话本身是有侵扰性的，往往也了解在特定时刻你不欢迎电话。明白并做好这一点，你就可以节省时间。

处理这些人为打断的所有相关事务都需要正常的人际关系技能：策略、外交及适当的自信。这些需要进行正确的组合和适当的部署。如果别人认为你不敏感，对粗鲁的态度不坚定，那么这可能是对关系的破坏。但是，如果你像门卫一样要求别人躺下或走路，那么你也无须惊讶，他们自然会把你看作门卫。以下是我对减少电话骚扰的建议。

减少电话打断的措施

所有类型的电话都可能是有问题的，有些只是因为它们打断了你的工作，有些则因为你不想（或不应该）处理它们，更多的则是因为它们持续时间过长，或者电话另一端的人话太多。以下建议有助于阻止一些你不想接的电话，或提示进一步的方法：

■检查接线员分配呼叫的信息，如有必要，可要求重新发送；

■如果你有秘书，让他做个简要总结；

■在一段时间内请同事帮忙接听电话（你们可以交换时间这样做）；

■创建完全的“请勿打扰”时间；(www.xing528.com)

■使用语音邮件系统（要注意这一点的负面影响，比如向外部人士，特别是客户提供的图像无法通过语音传达）；

■指定别人什么时候可以给你打电话（“为什么不在2点和3点之间回电话？”“请在10点钟前打电话，否则上午我将忙到比较晚才有空……”）；

■请记住，与他人所做之事相关的电话，可以直接让其自己接听；

■注意喋喋不休、浪费时间的交谈，控制并减少此类电话（太多这样的交谈浪费时间，完全没有则又变得无趣）；

■设置时间限制（“好，现在告诉我，我们有10分钟的讨论时间，因为我马上要接待一个访客。”人们宁愿设置时间限制，也不愿半途而废，因此这一方法看起来并不无理）；

■暗示通话即将结束，通过使用“最后……”或“在我走之前……”这样的话语来表示，以便向呼叫者说明你打算很快结束通话；

■若以上方法都不奏效，那么可以粗鲁一点，或至少考虑其中一部分问题可能只是你太过礼貌（任何时间的电话都反射性地接听；我们习惯性地说“当然可以……”，就像被问过得好不好时，不管实际感觉如何，我们都回答“好”）。

你建立方法的决心和能坚持的程度非常重要。有些人在避免被打断方面比其他人更成功，如果是这样，他们无疑是使用了这些方法。设置先例很容易，无论是好的或坏的。在这一领域取得成功会给你带来大量益处，它将保证人们用正确的眼光看待你。

当然，还有其他种类的打扰也应该最小化。再一次牢记时间节约的累积效应，我用以下几个例子来结束本章。