良好清晰的日志系统是必需的。许多正式系统将常规日志与待办事项清单的复杂版本相结合。这类系统收效很好，原因之一在于它们如同活页系统一样，在开头很方便地完整显示一整天的预约安排和待办事项。
工作中，许多混乱往往是源于无法区分哪一个是主要日志。桌面日志经常放在办公室，而另一个日志可能放在行政人员的口袋里，而且墙上与计算机里的计划表有时候还会重复。在适当的情况下，需要与行政人员和秘书定期更新日志，明确彼此已经沟通清楚并理解对方的任务。不起眼的小事也会对效率产生影响。日志应该具有如下一些特征。
■显示全部细节，当然还要足够清楚。一个叫作“R B午餐”（R B Lunch）的入口处标识给出的信息很少——它在哪里？在什么时间？外出时是否能联系？持续时间是多久？在三个星期内你能否记得“RB”指的是什么？我知道一个更糟糕的案例，某人在日志中写下“牛津”（Oxford），时间跨度是两天。他离开后大概就住进了一家酒店，留的却是办公室的联系方式。当他的一个孩子遭遇车祸后，他得到消息已经是两天之后了。从那之后他的日志记得格外清晰。
■显示为某事预留多长时间（这将有助于决定哪些事项可以与之匹配）。
■用铅笔记录，以便后期修改，防止造成字迹混乱。(www.xing528.com)
日志的计划功能非常实用。当然，没有日志我无法进行工作。任何人在运用日志来掌握一定时期的事情整体概况和具体进展时，都会发现它是一个非常有用的工具。预约日志和时间管理系统之间最重要也是最有效的区别在于，是否用来安排所有（或大多数）工作时间，而不仅仅是约定见面。此外还需要补充两点：一是任务时间，实际上是留给特定项目的工作时间；二是思考时间，经常发生的情况是，规划和创造性工作并没有时间展开，只能利用会客和会议的间隙。如果你为工作中的突发事件和被动应对的部分预留反应时间，并与滚动计划相关联，那么你将变得更有条理，并能更好地判断事情的进展情况，确定是否能在最终期限前完成任务。
最后还有两点。日志是重要的工具，要受到保护和尊重。因此，它也是保存其他关键信息、电话号码和你需要放在手边的数据的好地方，只要你不觉得日志因变得太厚和难以管理而成为一种负担。
计算机和各种电子产品正在逐渐替代以上这些活动。比如你与六个同事召开会议，有些同事甚至不在同一个城市，你也只需点击网络系统上的按钮即可，非常节省时间。即使如此，但对于许多人来说，个人日志或计划本在任何有铅笔的地方都可使用，且永远是帮助他们有效工作的一部分。当然，不管要记录的信息是什么，需要使用日志系统的想法是相同的。
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