到目前为止，我忽略了一个问题，即这个规划过程需要哪些书面工作。许多关于时间管理主题的书均与一些特定的专有时间管理系统密切相关，包括日记、文件、资料夹等。有些人甚至声称，提高时间利用率的唯一途径在于使用他们的特定系统。如果系统适合你，那么这可能是好的，但我建议在采用任何特定系统之前要小心谨慎。
我推荐的不是一个系统，实际上我自己没有使用任何特定的系统，这并不是说我不赞同它们。一个高度自律的人使用这样的系统是有效的，但有些使用同样系统的人可能完全没有任何自律可言，因此系统并不是灵丹妙药。许多系统是有限制条件的，也就是说它们只能以特定的方式使用，这可能不适合你及你的思考和工作方式。因此，如果你使用的系统及其元素不适合你，那么整个系统就是无效的。更好的方式是先弄清楚你需要什么，尝试问自己如下这些问题。
■我需要什么样的日志？
■注释需要多少篇幅？
■我的任务分组要包含哪些部分？(www.xing528.com)
■什么文件需要永久归档？
当你已经考虑自己的需求和工作方式一段时间之后（了解工作如何运行之后，几乎可以肯定的是，流程会帮你做出改变），你可以检查想购买的系统，看看它是否能将你想做的事情正式化。因为这些系统可能很贵，所以最好在确定值得之后再投资。其实，许多人只不过是运用一份日志、一个笔记本或一个文件就能把他们自己管理得很好。如果结束时需要给出建议，我认为使用活页日记系统是许多人进行有效时间管理的良好基础（我使用一个桌面大小的记事本）。它有整洁灵活的系统格式，重要的是它包括你所需要的项目。毕竟，系统必须反映你的计划，以及你想要如何安排自己的时间。当然，如今另一个选择是使用电子系统，形式是屏幕而非纸张，但思考一样适用于做出最好的选择。
现实表明，没有一个系统能适合每个人。你选择的日志类型必须是基于需求的个人决定，其他必要内容将反映你的工作方式。你必须为自己做出决定；根据我的经验，一个灵活定制的系统才是最好的。
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