图书馆的文献登记的流程

文献资源的登记是馆藏文献管理的第一步。文献收藏机构对新收集到馆的文献以及文献收藏的变化情况（如遗失、剔除、寄存等）进行准确记录的工作，又称文献登录。文献登记一般是按入藏或注销的先后次序进行，通常是按照登记号登记在空白本册上、卡片上或计算机数据库中。每一种文献的登记号又称入藏号或登录号。文献登记要求做到：登记制度完善，各项记录准确无误，登记表格简明实用。

馆藏文献登记按登记的文献内容可分为入藏登记和注销登记，按所登记的文献类型可分为图书登记、期刊登记及其他文献登记等。入藏登记又可按登记方法分为总括登记和个别登记。

（一）总括登记

总括登记又称“总登记”，就是将收集补充的文献或注销的文献按批次进行整体登录的工作。

以某一次、某一批或根据某一单据同时到馆的文献为单元进行的入藏登记。登记的内容有：登记日期、登记编号（一批文献一个登记号、连续不间断）、文献来源、单据号码、种数、册（份）数、金额、各类（各单位根据各自的实际需要确定类目）的种数和册（份）数、个别登记的起止号以及备注等。通过总括登记可随时掌握全部馆藏情况。

总括登记有三个组成部分；入藏部分、注销部分和总结部分。这三部分记录分别反映在“馆藏总括登记簿”中。

（1）入藏部分。入藏部分必须登记每批文献的验收凭证，每批文献的总册数、种数、总金额，各类别、各类型、各文种文献的种册数与金额应该分类统计。

（2）注销部分。注销部分必须登记每批剔除文献的批准文据，每批注销文献的总册数、种数、总金额、各类别、各类型、各文种文献的种册数及金额应该分类统计。同时，注销的文献应该注明具体的原因：如不实用、多余复本、过时、破损或丢失等。

（3）总结部分。总结部分必须登记按年度统计的各类别、各类型、各文种文献的实存累积数量，全馆实存书刊累积总数等。

文献资源收藏类型、载体复杂的图书馆，往往有多个总括登记簿，一般按文种、文献类型和载体分别建立总括登记簿。

通过总括登记，可以了解和掌握全馆馆藏文献发展的总动态，统计分析各类文献发展变化的数量比例，检查购书经费的分配使用情况，为制定和修改馆藏补充计划和馆藏发展规划提供精确的统计资料及可靠的书面依据。

（二）个别登记

个别登记又称“分登记”。文献经总括登记后再以册（份）为单元进行的入藏登记。

登记内容包括：登记日期、个别登记编号、文献名称、著者、出版者、版次、页数、单价、文献序号（如国际标准书号、专利号、标准号）、总括登记号等。

个别登记簿是入藏文献的财产账，是清查某一文献入藏情况的主要依据。经过个别登记后的每一份文献都有自己一个特定的号码，即个别登记编号，它一般写（印）在登记簿上、文献上及主要目录卡片上，在文献的编目、贮存、传递使用中将经常使用。由于文献的类型和文种多种多样，因此在进行个别登记时一般都采取分开登账、分别编号的方法，根据本单位划分入藏文献的实际情况设置相应的登记簿，如按中文图书、外文图书、中文期刊、外文期刊、特种资料、内部资料、声像资料、缩微资料等分别设立登记簿。

个别登记号必须以册（件）为单位，一册一号，杂志、报纸装订成合订本后，每本给一个号。登记号的编制可以采用大流水号，即按文献入藏的先后登记次序，依次给号，登记号不能重复。(www.xing528.com)

传统的个别登记是以册为单位，一册一册地登记。这样在进书量很大、复本量多以及剔除注销量很多的图书馆，登记要耗费大量的时间和精力，效率比较低。为此，有的图书馆改革登记方法，简化登记形式，将每册文献的登记改为每种文献的登记，注册每种文献的复本数的个别登记号的所有号码，从而大大提高了登记速度。不过，这样的登记，如以后分批剔除时，注销较麻烦。

此外，对那些不准备长期保存使用的复本文献资料，采用临时性简化登记的形式，登在非财产登记簿上，便于日后注销。

个别登记的特定功能是总括登记所不能代替的，它反映了每种具体文献入藏与剔除的动态，作为清点和补购文献的依据。馆藏文献登记的发展趋势，是登记项目、登记单位、登记格式的规范化，登记文本与登记形式的统一化，登记方法与登记手段的自动化，分散、烦琐、落后的馆藏文献登记工作，势必要被科学、统一的馆藏文献登记管理体制所代替。

总括登记与个别登记的作用虽然不同，但它们互相联系，互相补充。总括登记号码是连接个别登记的关键所在，因此，总括登记号码在两种登记中都应当记录齐全。如果要了解一批书的具体情况，就可根据个别登记的起止号，在个别登记的账上查寻；反之，如要了解某一册（件）文献的来源，则可按该文献的总括登记号在总括登记簿上查找。

（三）期刊登记

期刊由于本身出版的特点，需做现刊登记和过刊登记。

（1）现刊登记。现刊登记是指现期期刊到馆后的登记，也称记到登记，简称登到。它是期刊管理中的一项基础工作，应当及时、准确地登记。通过登记能掌握期刊到馆情况及期刊本身的变化情况，有利于期刊流通管理、参考咨询及催缺和装订工作的开展。现刊登记的项目一般包括：刊名、刊期、卷号、期号、编辑单位、出版地点、创刊年月、停刊时间、备注。这些项目一般印制成现刊登记卡。

（2）过刊登记。过刊登记是指过期期刊合订成册及直接购进合订本经过验收后进行的期刊财产登记。登记项目包括：登记日期、登记号码、刊名、卷号、期号、出版年、价值、装订费、装型、备注等。过刊登记大多在“期刊财产登记簿”上进行。

（四）其他文献的登记

其他文献的登记主要指非纸质文献（如音像文献、机读文献、缩微文献等）和特种文献（如专利文献、科技报告等）的登记。图书馆对它们的登记与对图书期刊的登记有所不同，主要表现在登记项目上。例如，音像文献与图书不同的项目有：色彩、资料尺寸、播放时间、转速、附属资料、件数等。

（五）注销登记

馆藏文献在出现丢失、损坏、剔除、寄存、调出等情况下，需要从总括登记簿、个别登记簿及图书馆目录中注销。为保证这一工作的顺利进行，通常都要制定统一的注销原则和方法、审批手续、工作程序及注意事项等。

注销登记方法和步骤是：先填写文献注销申请书，其内容包括日期名称、著者、版本、登记号码、索书号、册数、价值和注销原因等。经批准后，将注销申请书一份送申请部门保存，一份通知编目部门抽出或注销目录卡片，最后注销个别登记簿上的财产登记号。文献采访部门根据注销文献申请书建立文献注销簿，其内容与注销申请书基本一致。一般包括：日期、注销号码、名称、著者、登记号码、原价、注销原因，总注销号和备注号等。注销号码应在个别登记簿中予以反映，以便使实际馆藏文献与财产账目相符。

在注销情况很少的单位，可不设藏书注销登记簿，当需要注销时，就在总括登记簿和个别登记簿内用红字标出，在月底或年终分别做出统计。