文献标引规范控制与管理详解

为了保证文献标引的质量，文献单位一般必须对文献标引进行有效的控制和管理，包括确定标引规范和标引方式，严格遵守标引工作程序，选择适用的标引人员等。

（一）标引工具的选择

标引工具的选择有两个来源：①从现在已经出版标引工具中选取；②根据文献单位的特点和使用需要，自己编制。

1.分类标引工具

分类标引工具的选择是整个文献单位工作的基础。文献分类表的使用涉及文献的组织和检索工具的建立，比较慎重；同时，编制新的分类体系对编制者的专业素质素养要求也比较高，有一定难度，一般可考虑从已有分类体系中选择适用的分类表；主题词表则由于使用灵活、动态性强，可以根据文献单位的情况确定是选择适用的词表，还是采用自己编制的方法。

从已有的分类体系中选择一种适用的分类表，是文献单位采用的一种比较通行的做法。我国目前使用较广的综合性文献分类法主要有《中图法》《科图法》两种。

2.主题标引工具

主题标引工具的确定，也可以采用从已有词表中选择的方法。目前国内已编制的叙词表数量已超过100 种，其中多数为专业词表，也有相当数量的多学科词表。在众多已有的词表中，影响最大、使用最广的是大型综合性叙词表——《汉语主题词表》，以及在《汉表》叙词与《中图法》类目对应的基础上编制的《中国分类主题词表》。确定主题标引工具的另一种方法是根据文献标引的需要编制新表。一般可参考我国叙词表编制的有关标准，对叙词的选择作出规定；同时，可以将《汉表》以及相应领域的词表或其他权威词典等作为可靠的词汇来源，根据标引需要对词汇进行选择和处理，建立起基本的词汇集合，作为标引依据，并以此为基础，在主题标引的过程中不断对词汇进行调整和增补，逐步建立起适合本单位文献集合的词汇表。这种方法一般适合于专业文献单位使用，但要求编者熟悉相应专业，对叙词表的编制知识有充分的了解。

（二）标引规则的制订

标引规则是保证文献标引一致性、适用性的重要条件。在确定标引工具的同时，还必须根据文献单位的标引要求，制订相应的标引规则。

（1）应确定标引工具使用的规范。文献单位选择的标引工具通常是根据文献单位的一般情况编制的。与特定文献单位的标引需要相比，其组织方式、类目或词汇的专指度等，不一定适合实际需要，因此应根据检索系统的使用要求适当调整，明确规定有关类目及叙词的具体使用方法，必要时并可对系统中的各个相关部分一一予以修改，做好相应的记录，作为标引时实际使用的依据。在此基础上，逐步将其发展为适合特定文献集合的标引工具。

（2）制定相应的标引规则。在选定标引工具和明确标引范围后，还应根据文献单位文献标引的特点，明确制订相应的标引规则。包括各种文献类型的标引规则和各种学科或主题类型的标引规则，使标引有章可循。

（3）制定特殊要求的标引规则。专业文献单位的文献标引，有时往往还有其特殊要求，应根据专业检索系统的需要，加以明确规定，使标引结果符合检索系统的特点和用户的检索需要。

（三）标引人员必备的素养

文献标引工作是一项专业性强、技术性强的智力劳动，有相当的工作难度。要做好标引工作，选择合格的标引员十分关键。一个合格的标引员必须具备下述基本知识和素养：(www.xing528.com)

第一，熟练的业务技能。一个合格的文献标引员，一般应熟悉所用的标引工具，充分了解分类表、主题词表的编制原理、结构组成，熟练掌握标引规则和类表、词表使用方法，能按照检索系统的要求，有效从事各项标引操作，并能在使用过程中根据情况对类表和词表及时调整和维护。此外，还应重视对情报学、图书馆学、文献检索以及分类法主题法基本知识的积累，不断丰富自己的业务知识，提高标引能力。

第二，合理的专业知识结构。文献是科学知识的记录和总结，尤其是科技文献，像学科专著、学术论文、专利文献、科研报告等文献，都是很专深的学术论著，没有一定的学科专业知识，是很难把握文献内容、文献主题、学科地位和学科作用等。因此，标引人员应具有所标引文献专业的一定学科专业知识，了解这些领域主题结构、层次以及基本关系类型。同时，知识面要宽，对与标引有关的各个知识领域的研究对象、学科分支、发展动态以及新学科、新技术、新方法等也应当有所了解，能自如地处理各种内容的文献。

第三，充分地掌握检索系统。标引人员应该充分地了解、掌握检索系统特点和用户需求。善于通过各种方式如用户反馈、调查等形式，了解用户检索特点和查找习惯，不断根据对检索系统使用效果的分析改进标引质量，加强标引和针对性和适用性。

第四，较高的文化水平。标引人员要具备较高程度的文化水平和语文能力。文献标引是由标引人员对文献内容用简练和精确的语言进行高度的概括，用准确的检索语言加以记录，这个过程中既包含着较高的学科专业能力，又包含着较高的多种文化知识水平和语言能力的综合运用。没有较高的文化水平就很难阅读文献、把握重点、去粗取精，就很难对文献进行主题分析。没有较高的语文能力就很难读懂文献，除掌握汉语外，一般还应掌握一到两门外语，从事某些特定领域文献标引的标引人员，有时应掌握一定的少数民族语言，对外文和少数民族文字的文献具有一定的阅读处理能力。

广博的科学文化知识，是标引人员文化素质的重要体现。标引人员往往要处理多学科的文献，而且还要涉及大量的交叉学科文献。标引人员具备了广博的文化科学知识，就容易把握各学科之间的内在联系，正确地分析文献主题。

第五，踏实的工作作风。这是检索系统的性质决定的。文献标引工作是一种基础性的工作，标引的质量如何，直接影响检索系统的质量，十分关键。不仅要求能准确提炼文献的主题内容特征，而且要求按照标引的规范准确转换成分类标识或主题词，因此，除了具有必要的专业技能、学科知识等以外，严谨的工作作风和认真负责、一丝不苟的工作态度显得十分重要。

（四）标引工作的质量管理

文献标引工作的质量管理通常包括以下内容：

一是做好标引工作的组织。尽可能实行专业分工，目的是使标引人员工作范围相对稳定，职责分明，便于熟悉标引业务，了解标引规律，提高标引质量。特别是对论文、科技报告等的标引，由于涉及的内容往往比较专深，专业分工有利于使标引的结果保持在一定的水准。

二是加强标引过程管理。严格遵守标引工作程序，每一工作环节均按照标引要求进行，并指定有经验的标引人员把关校验、解答问题，以便减少不必要的标引误差。

三是进行质量分析和管理。除及时解决标引中出现的各种具体问题外，还应注意发现和研究影响标引质量的带有普遍性的问题，有针对性地予以解决。例如，可以针对某一文献类型的网罗性、一致性等进行检测，分析标引的规律和问题，提高标引质量。

四是做好标引工具的管理。特别是叙词表，作为一部动态词表，必须根据文献标引和检索的需要，及时充实调整，做好词表的增补，使其适合标引和检索的实际；分类法也应在使用过程中注意根据文献标引的需要，及时掌握分类法编委会公布的分类表增补信息，解决好对新出现知识门类的标引处理。在标引工具的管理中，应注意参考词表、分类表的有关数据，包括标引频率、检索频率以及用户使用的自然语言词汇等，提高对标引工具的管理水平。同时，也应在使用过程中不断调整、完善标引规则。

在联机标引的情况下，对标引结果以及词表等的管理，一般应由中心图书馆或文献单位负责，指定专人或组织专门小组实施；涉及多学科的联机标引系统中，也可以指定专业图书馆负责相应门类的标引质量控制。联机中心的质量控制人员，一般应由资深标引员承担，有权对标引结果进行修改，调整或要求有关单位对标引结果重新审定等；同时，通过专门小组会议，讨论解决标引中出现的带有普遍性的问题、难点以及涉及标引工具维护的有关问题等，以确保联机系统的标引质量。