现代图书馆文献采访决策研究成果

文献采访是图书馆为建立馆藏而进行的有关文献的选择与获取等工作。在文献采访的过程中，无论是文献采访政策的制定，还是具体文献的选择；无论是出版代理商的选择，还是文献采访方式的确定，都离不开决策，决策贯穿于文献采访工作的各个环节。可以说，文献采访的过程就是文献采访者不断决策的过程。

文献采访决策是为实现文献采访目标而做出的有关文献采访行动的决定，是文献采访者思想和意志的体现。在图书馆文献采访活动中，无论做出何种决策，都可以归于两类：一类是符合图书馆实际的决策，即正确的决策；一类是不符合图书馆实际的决策，即错误的决策。虽然决策正确与否是相对的，但通过决策结果的比较总能分出其优劣。

随着图书馆规模的扩大、服务功能的多元化，影响文献采访决策的因素越来越多，并且越来越复杂，决策结果的影响力也越来越大。提高文献采访的决策水平和决策能力已成为加强文献采访工作管理的重要方面。

（一）文献采访决策的重要意义

第一，社会投资效益。图书馆无论是属于国家所有还是集体所有，无论是单位所有还是个人所有，其建设都属社会投资。在经济社会中，任何投资都要追求投资效益。随着社会经济的发展，对图书馆的投资效益日益引起人们的重视。从图书馆外部环境看，国家、集体、个人每年都在增加对图书馆的资金投入，要求图书馆跟上社会发展的步伐，满足社会对图书馆文献情报的需求；从图书馆内部环境看，加强资金管理，合理使用资金，提高资金利用率正成为图书馆工作的目标。

图书馆的经费大量地用在文献建设方面，其中，文献采访是资金的主要消耗。文献采访经费的使用与文献采访决策紧密相关，而决策的结果又与投资效益紧密联系。正确的决策是能够发挥图书馆投资效益的决策，是使采访的文献适应和满足图书馆需要的决策；而错误的决策必然带来社会投资的浪费。

第二，图书馆职能发挥。关于图书馆职能，教科书将其分为两种：一是基本职能，指图书馆的自然职能，即保存和传递文献情报的职能；二是一般职能，指图书馆的社会职能，即传递科学情报、进行社会教育、丰富文化生活和保存文化遗产的职能。基本职能和一般职能紧密联系，基本职能贯穿图书馆始终，带有稳定性和永恒性；一般职能是由基本职能派生出的图书馆的社会作用。

图书馆上述两种职能的发挥，要求图书馆首先拥有足够的文献资源。由于各个图书馆的性质、任务、规模、服务项目等都是具体的，因而各个馆的社会职能也是具体的，同样各个馆需求的文献情报也是具体的和不尽相同的。要充分发挥各个馆的社会职能，就要采访到满足各个馆发挥职能需要的各种文献。为此，要对文献采访活动进行正确的决策，确保图书馆职能的发挥和图书馆服务项目的正常开展。

第三，图书馆竞争力。随着信息技术和信息产业的快速发展，图书馆作为信息服务行业的一个成员正处于激烈竞争和巨大压力之中。这种竞争和压力主要表现在三方面：一是文献信息“爆炸”。从20 世纪中期到现在，传统的纸质文献依然保存着不减的发展势头，而缩微胶片、音像制品、磁盘、光盘等新型文献不断涌现，特别是近20 年来网络文献的出现和发展，不仅加速了文献信息的传递速度，而且促使文献信息产生数量猛增。面对海量的文献信息，图书馆对文献信息拥有量的传统地位在逐步动摇。二是图书馆用户流失。由于传统的文献出版机构，如出版社、杂志社、报社等和新型的出版商，如专利出版、数据库出版、光盘公司等纷纷进入市场，与图书馆争夺用户，使得人们获取文献信息的渠道和方式出现多样化，图书馆用户在逐渐减少。三是图书馆馆际之间竞争加剧，尤其表现在图书馆系统之间。例如，关于数字图书馆的建设，各图书馆系统都倾巨资纷纷上马：公共图书馆系统有“中国数字图书馆工程”；高等教育系统有“中国高等教育数字化图书馆项目”；科技情报系统有“国家科技图书文献中心”；中国科学院系统有“国家科学数字图书馆”；党校系统有“全国党校数字图书馆”等等，各系统之间的竞争非常激烈。

图书馆面对严峻的生存环境，必然进行调整和变革，以增强和提升自身的竞争能力。图书馆作为服务性机构要增强竞争能力，只有自觉地去适应社会发展的需求，在巩固传统服务项目的同时，增加新的服务项目和内容。为此，首先要对文献资源的选择和获取进行审视，要提升文献采访工作的决策能力和决策水平，使文献采访工作适应图书馆的发展要求，使馆藏文献资源成为图书馆各种服务的强有力保障。

（二）文献采访决策的基本特性

1.文献采访决策的层次性

文献采访决策的层次性表现在宏观决策和微观决策、重要决策和次要决策、上级决策和下级决策等方面。例如，本馆馆藏文献发展规划的制定属于宏观性决策，具体文献的选择属于微观性决策。前者的重要性和复杂性比后者要大得多。文献采访的决策有馆级领导决策、中层（采访部）决策和采访馆员决策之分。

文献采访决策的层次性要求图书馆依据本馆的实际情况，建立有效的决策机制；区别和规定各层次决策权限和范围，明确上层决策对下层决策的作用，使各层次决策协调有序地进行。

2.文献采访决策的连续性

文献采访决策的连续性是由馆藏建设的连续性决定的，而馆藏建设的连续性又是由人类知识产生的连续性决定的。文献采访决策的连续性一方面反映了馆藏文献建设需要文献采访者的不懈努力，一批文献采访结束要接着下一批文献的采访；另一方面反映了文献采访中文献选择的连续性，没有特殊的或者充分的理由，文献在本馆收藏中的连续性是不能间断的。

文献采访决策的连续性要求采访决策者对本馆的馆藏发展规划、文献采访政策有充分的了解，并不折不扣地去执行；对馆藏现状有充分的了解，不断地修补馆藏文献中的缺陷，使馆藏文献随时间的推移不断地完善起来。

3.文献采访决策的多样性

文献采访决策的多样性表现在决策对象的多样性和决策形式的多样性方面。决策对象的多样性如：文献类型和文献品种的选择、文献获取方式的选择、文献代理商的选择等。决策形式的多样性有程序化决策和非程序化决策。程序化决策指文献采访日常工作中的决策，如文献的选择经过圈订单—查重—审批—填写订购单—报发行商等程序；非程序化决策指无先例可循的及各种随机性决策，如制定某项新的采访条例，在书展和书市选书等。

文献采访决策的多样性要求采访决策者对决策对象有充分的了解和把握，决策目标明确合理；要求决策者充分掌握决策必需的相关信息；对重大和复杂的决策要采取集思广益、评估论证等方法，确保决策的及时和正确。

4.文献采访决策的不确定性

文献采访决策的不确定性指文献采访决策的风险性。一方面，由于许多不确定的因素，文献采访者在做出决策时带有一定的模糊性，难以做出精确的判断；另一方面，由于不确定的因素，决策的结果可能与决策者的愿望相反。这些都造成了决策上的风险。如在文献的选择方面，从理论上说图书馆选择的文献应该是图书馆用户最需要的、质量最好的、费用最经济的。实践中，这种理想的状态是难以达到的，采访的文献因种种原因不能被用户所使用却是常有的事。

文献采访决策的不确定性要求文献采访决策者在做出决策前采用各种方法尽可能减少不确定因素。如通过调查了解读者的文献需求倾向，通过专家咨询对文献的价值进行评价等，力争将决策风险降到最低。

5.文献采访决策的经验性

文献采访决策的经验性指文献决策者在进行决策时大多依据以往的经验，因为文献的选择本身是门艺术。经验对于文献采访者来说十分重要，如文献质量的判断、正版与盗版的辨识等得靠经验。但经验也可能造成决策的失误，因为事物总是在发展变化的，过去的许多经验也许不适合现在的情况。

文献采访决策的经验性要求文献采访者深入到文献采访工作的实践中去，在实践中丰富自身的经验，在实践中获取新的经验；要求文献采访者不断地去学习和掌握新的知识和信息，加大自身经验中的科学成分，为做出正确决策提供保障。

（三）文献采访决策的影响因素

1.观念因素

观念指人的思想意识。由于决策是人的意志的体现，因而决策者的观念对决策起着重要作用。

在图书馆的漫长发展历程中，人们对图书馆收藏文献目的的认识随着社会的发展变化而变化。在古代藏书楼时期，由于文献生产量稀少，文化为统治者所垄断，因此，藏书楼收藏文献侧重于保存，不注意流通，于是有“重藏轻用”之说；到了近代，社会要求图书馆向社会开放，图书馆收藏的文献扩大了使用的范围，于是有了“藏用并举”之说；到了现代，图书馆强调为用户服务和满足用户的需要，又有了“以用定藏、藏为了用”之说；随着网络时代的来临，图书馆界开始讨论文献的“获取和拥有”的关系。上述这些观念体现了图书馆的时代烙印，指导和影响着图书馆的文献采访决策。

作为新时代的图书馆文献采访馆员，其观念应该与时代同步，与时俱进。在文献采访决策的实践中，一切从图书馆的实际出发，一切从读者的需要出发，充分体现现代图书馆的理念和精神。(www.xing528.com)

2.能力因素

能力指胜任某项任务的主观条件。文献采访者在进行决策时要做出正确的选择，要使决策效果最优化，就必须具备相应的能力。文献采访决策者应具备的能力除了一般决策者应具有的普遍的、共性的要求之外，受文献采访专业所限定，受决策内容和决策对象所限制，还有一些特殊的要求。

（1）获取相关信息。文献采访是一种复杂的技术性工作。在工作中要做出正确的决策和判断，首先要获取和掌握大量的相关信息。如文献出版发行信息、读者对文献的需求信息、馆藏文献的实际状况等。获取这些信息的能力是文献采访者应该具备的。

（2）掌握文献情报和文献采访的专门知识。文献采访是图书馆整体工作的一个部分，要搞好文献采访工作，工作者必须具备一定的文献情报专业知识，了解文献在图书馆内的各个流程，熟悉和掌握文献采访的理论和方法；同时在工作中不断学习和运用新的知识，开展创新思维。

（3）熟悉文献和文献市场。文献采访者在进行文献的选择和获取时，面对的是文献和文献市场。对文献的了解包括文献的学科内容、文献的装帧质量、文献的流通方式等；对文献市场的了解包括文献出版发行情况、文献市场热点、文献市场发展趋势等。

（4）调查研究、综合分析。调查研究、综合分析是决策过程的一般要求。在文献采访决策中，这个要求显得极为重要。图书馆采访文献的目的是提供用户使用，要使采访的文献被用户使用，就要了解用户的需求，要进行用户需求调研。对文献进行选择时，不论是采访政策的制定还是具体文献的挑选，涉及的因素是多方面的，要求采访者进行综合分析，做出判断。文献采访者调查研究、综合分析的能力对文献采访决策起着重要作用，这种能力需要文献采访者在工作中不断实践、不断提高。

3.心理因素

决策者在进行决策时，其心理作用十分重要。同样，文献采访者的心理状态对文献采访决策也产生着重要影响。文献采访者的心理状态可分为积极和消极两方面。下面主要分析积极方面的心理因素。

（1）责任心。文献采访者所处的工作岗位决定了其肩负着重要的经济和社会责任：一方面，文献采访者每年经手大量的文献购置资金，要管好和用好文献购置费，肩负的责任是重大的；另一方面，要使所采访的文献符合图书馆的要求、满足用户的需求，采访者就要不惧各种困难，身体力行并创造性地工作。责任心和使命感是文献采访者搞好工作的前提。

（2）成就感。文献采访是由采访者通过货币或非货币的方式获取文献。当文献采访者获取满意的文献时，当看到馆藏文献通过自己的劳动逐步丰富和完善起来时，当听到读者对采访到的文献给予肯定和赞扬时，文献采访者就会有一种成就感。这种成就感作为劳动的精神回报，推动并促使着文献采访者更加努力和勤奋地去工作。

（四）文献采访决策水平的提高方法

1.文献决策民主化

决策民主化是由图书馆的性质和任务所决定的。图书馆作为收集、整理和保存文献资料并向读者提供利用的科学、文化、教育机构，采访何种文献资料不是由图书馆说了算，而是依据社会的需求即用户的需要确定。文献采访决策的民主化是正确决策的必然要求。

（1）征求用户意见。用户意见是文献采访决策时的重要考量。文献采访在征求用户意见时要做到及时、广泛。要及时征求用户意见，是因为用户是不断变化的，用户的需求也在不断变化。及时征求用户意见，使采访的文献贴近读者，及时满足读者需求。广泛征求读者意见，是因为读者是一个群体，图书馆要满足整个群体即广泛读者的需求，就不能只听少数人的意见，只有广泛听取用户意见，才能追求图书馆社会效益的最大化。

（2）征求图书馆同仁的意见。图书馆的文献采访不仅仅是采访部门的事情，也是整个图书馆的事情。一方面，文献采访工作与馆内其他部门有着紧密的联系，没有其他部门的支持和配合，文献采访是无法进行的；另一方面，文献资源建设的重要地位，必然会引起全馆同仁的关心和重视。征求图书馆同仁对采访工作的意见，可以取到集思广益、相互协调、共同进步的作用。

2.文献决策程序化

图书馆馆藏文献建设是有目标有计划的长期积累过程。其目标性和计划性要求文献采访决策程序化。图书馆获取文献一般不是在瞬间完成的，而是经过一套程序、经历一段时间才能完成，这也要求文献采访决策程序化。

要使文献采访决策程序化，就要对文献采访做出相应的规章或规定，为采访活动制定合适的程序，以保障文献采访活动的有序进行。在采访工作中要严格地按照已定的规章和制度进行，尽可能避免或减少随机决策现象，降低采访决策的风险。

3.文献决策系统化

文献采访决策的多样性、复杂性和不确定性要求图书馆在文献采访决策时进行系统化决策，要求图书馆根据需要建立相应的决策机制和决策保障体系，以提高文献采访决策的可靠性和正确性。

第一，合理有效的决策机制。现代图书馆由于电子、网络等新型文献的引进，由于复合式多功能的建设，使采访文献的类型、品种更加复杂多样，一次性资金投入量大大增加。文献采访决策多点、多部门、多层次现象更加突出。面对新的采访环境和采访要求，图书馆应建立合理有效的决策体系和决策机制，使全馆的文献采访决策既有分工，又有协调，避免多头决策、重复决策造成的浪费。

第二，信息保障系统。决策者做出正确决策的前提是掌握准确而又充分的信息。图书馆的文献采访是一项复杂的工作，其决策需要大量信息作为支撑。建立有效的信息保障系统，对文献采访决策十分重要。文献采访决策信息保障系统涉及多方面的信息，如文献出版发行信息、用户需求文献信息、馆藏文献状况信息、馆际采访合作信息、决策结果反馈信息等。建立信息保障系统，就是要组织好相关信息的搜集、传递、加工与使用等工作，以确保决策时的需要。

第三，专家咨询系统。专家咨询系统是由专家组成的智囊机构，任务是在决策过程中向决策者提供各种意见和建议，供决策者参考。随着科学技术的迅速发展知识与信息的“膨胀”和“爆炸”，图书馆文献采访仅仅依靠采访馆员已难以适应社会对图书馆的要求了。建立专家咨询系统，可以弥补采访馆员在掌握知识、信息上的不足，为文献采访的科学决策提供必要的支持。

4.大力提升决策者素质

在文献采访决策过程中，决策者是决定的因素，决策者自身素质和能力决定着决策的正确程度。对于文献采访馆员来说，其素质表现在职业道德、专业素养和专门技能等方面。文献采访者要提高素质，一方面要靠自己的努力，另一方面靠环境的培养和激励。当个人的努力方向和图书馆的需要和谐一致的时候，采访者自身素质就会大大提高。

5.借助现代科学技术

随着计算机技术、通信技术、网络技术在图书馆的运用，图书馆的业务工作正在由手工向计算机化、自动化方向转变，文献开始由纵向传递朝横向和立体式方向传递转变，文献资源共享共建正由设想变为现实。现代技术的运用为文献采访决策提供了强有力的技术支持。文献采访决策者应抓住这种机遇，充分利用本馆使用的科学技术和设备，以增强决策的可靠性和科学性。

6.强化文献决策结果评价

决策是根据预定目标做出行动的决定。决策结果如何是决策者最关心的问题。对决策结果进行评价，一方面判断决策正确与否，另一方面为今后的决策积累经验。文献采访决策是连续不断进行的，对前一次决策结果进行评价，正确的可以树立采访者的信心，不正确的或者失误的可以总结教训，避免在下一次决策中重犯。文献采访者的决策水平和能力就是在不断的文献采访决策中提高起来的。强化文献采访决策评价，要求采访者积极主动地去收集反馈信息，诚恳地听取各种意见，正确地对待决策中的失误，不断改进和提高工作水平。