提升图书馆文献采访能力的方法

图书馆文献采访能力指图书馆采访满足图书馆发展所需文献的能力。图书馆发展的内容是多方面的。一般而言，文献采访对图书馆发展主要表现在三个方面：一是通过文献采访工作，使图书馆不断地满足读者对文献的需求；二是通过文献采访工作，使图书馆不断地充实和完善馆藏文献结构；三是通过文献采访工作，使图书馆的无形资产随有形资产的积累不断得到提升和增值。

能力通常指胜任某项工作和任务的主客观条件。图书馆进行文献采访工作时必须具备一定的条件。由于各馆的具体情况或者条件不同，其文献采访能力也不相同。

文献采访能力是图书馆的一项重要指标，它反映着一个馆是否有活力，反映着一个馆的发展状况；文献采访能力又是一种综合力，受图书馆内外环境的制约和影响。

（一）图书馆经费保障能力

图书馆文献采访主要是货币与文献的交换。一定的经费是采访工作得以进行的先决条件。理想化的经费供给是图书馆需要多少就有多少，这实际上是办不到的。图书馆的文献资源属于社会资源，其配置受到社会经济、文化、科技、教育等多方面的制约。就目前而言，无论是发展中国家还是发达国家，图书馆获得的投入与图书馆需求之间都有或大或小的差距。考察一个馆的经费保障能力不单看经费供给量大小，还要看经费供给是否适度、经费来源是否稳定、经费使用是否合理。

1.图书馆经费供给量

一个馆的文献购置费少了当然不好，因为购置的文献难以满足读者的需求；过量当然也不好，因为有可能造成资金的浪费。一般来说，判断一个馆文献购置费是否充足，多是用比较的方法。如比较本馆历年来经费的供给情况，比较同类型同规模馆经费供给情况，比较书刊历年价格变动情况，比较历年到馆文献数量等。

当前，就国内图书馆界看，图书馆的文献购置费除了两种极端情况（某些高校图书馆年度文献购置费用不完；某些县级公共图书馆年度文献购置费为零）外，一般都处于短缺状态。其原因主要是由于文献价格上涨幅度过大，文献品种和数量增长过快，经费供给增幅滞后。

说到经费供给量，必然要考虑图书馆的经费需求。每个馆由于其服务功能、服务对象、服务范围等区别，其文献购置费的需求是不相同的。人们在谈论经费供给的时候，采用对比的方法无可厚非，但这种方法多是粗放式的，缺少科学的成分。一个馆每年需要多少文献购置费不能仅凭比较和估计，而是要依据图书馆的具体情况进行分析。这种分析应该考虑到：①年度文献购置费是否能保证本馆馆藏文献的连续性和系统性；②年度新增文献是否能满足本馆读者70%以上的文献需求；③年度文献购置费是否与本馆文献采访工作量相匹配；④年度文献购置费是否能满足本馆服务功能之需要。

2.图书馆经费来源

图书馆的经费来源有多种渠道：①政府财政拨款，主要针对各级公共图书馆；②主管部门拨款，主要针对学校、科研机构、机关单位图书馆等；③社会捐赠，社会捐赠有个人捐赠和社会团体捐赠两种形式，捐赠对象多为学校图书馆和公共图书馆；④自筹经费，主要针对个人或股份制图书馆。

图书馆的经费来源确定以后，经费保障能力的考察指标就是经费供给量是否稳定。图书馆的文献购置费都是年度拨款，理想的稳定供给是随文献价格涨幅和文献采访数量增加而逐年稳定增加。然而，由于我国图书馆大多属于各部门所有，文献购置费主要由各主管部门拨给，拨款额没有统一的法规加以规定。虽然各系统图书馆在系统内部产生过一些法规或约定，对本系统图书馆的经费投入做过一些协调和规定，但因为权威性不够，其约束和保障能力很有限。从宏观上看，图书馆的经费供给很不平衡，全国存在着地区差、城乡差、行业差。如，东部和沿海发达地区图书馆经费投入高于西部不发达地区；省市图书馆经费投入高于县区图书馆；教育、科研系统图书馆经费投入高于公共图书馆。从微观上看，图书馆经费来源受多种条件限制，人为因素突出。许多馆的经费要靠馆长“化缘”，靠上级主管“开恩”。有的单位，财政有余就大量往图书馆投，财政吃紧就大砍图书馆经费；还有的馆要搞评估了，领导就重视，拨点款，评估过后，又没有钱了。

经费供给量的不稳定，给文献采访工作带来很大损害。当供给量突然减少时，造成文献采访量的减少，破坏馆藏文献建设的连续性和结构完整性；当供给量突然增大时，造成文献采访工作质量的降低，使无效采访的文献增加，结果造成资金的浪费。

3.图书馆经费使用

考察一个馆经费保障能力的另一个重要方面是经费使用的合理性。图书馆文献购置费不是一次性使用完的，而是在一个年度范围之内逐批使用。图书馆采访文献大多不是采访单一类型的文献，而是采访多种类型的文献。这就涉及经费的计划使用，经费对各类型文献的投放比例，以及经费使用的审计和监督等问题。

充分使用好经费，应加强以下三方面的工作：

（1）科学决策

决策在文献采访过程中非常重要，文献采访过程其实就是不断进行各种决策的过程。文献采访中的决策按照决策先后、决策层次、决策大小可以有不同的划分，但最先最为重要的决策是文献购置费的使用和分配。这种决策关系到一个馆文献建设的发展趋势和文献服务的方向。例如，一个馆收藏文献以电子出版物为主，那它的文献购置经费将向电子出版物倾斜；一个馆收藏文献以科学期刊为主，那它的文献购置经费将主要使用在采访科学期刊上。

在文献购置费分配使用决策时，既要关注当前读者的需求，又要考虑图书馆的发展方向。对于加入图书馆网络的馆还要考虑本馆在网络中的责任。尤其在当前复合式图书馆的建设中，要警惕走过去的“大而全，小而全”，其实都不全；“你有我有大家有，你没有我没有大家都没有”的馆藏建设老路。要保持和发展本馆的馆藏特色，加强社会文献的保障能力。

（2）合理计划

图书馆的文献购置费不是一次性用完的，一般以年度为限，随文献采访的不断进行而不断消耗。这就要求图书馆依据文献的发行出版状况，进行经费使用的月度、季度等计划和安排，以保证文献采访的连续性和经费使用的合理性。

对于有一定规模的图书馆来说，在制定文献购置经费使用计划时，应注意几个优先，如连续出版物要优先于非连续性出版物；长效文献要优先于短效文献；重点品种要优先于非重点品种；反映本馆特色的文献要优先于非特色文献等等。要确保本馆文献采访工作的持续性和收藏文献的连续性，要避免全年经费半年用完，以及突击采购、突击花费等现象，以保证经费随采访的进程均衡供给。对于重大采访项目或者影响到正常采购状况的经费消耗，应申请专项经费加以解决。

（3）严格审计(www.xing528.com)

图书馆每年文献购置费少的几万、几十万，多的几百万、上千万。这些经费的使用状况如何，效果如何，存在什么问题等等，需要通过审计来回答。

文献购置费使用状况的审计主要考察经费的支出和购置文献到馆等情况。通过审计可以达到以下目的：①了解本年度资金使用状况；②提高资金的使用效率；③加强资金支出管理；④为下年度经费预算提供依据；⑤合理安排下年度经费使用计划。

（二）图书馆管理保障能力

图书馆文献采访工作管理涉及许多方面。从宏观上看，除了前节提到的经费管理外，对文献采访能力影响较大的因素是机构与人员、政策与制度和工作环境。

1.因素一：机构与人员

文献采访在图书馆整个工作中处于龙头性的重要地位。每个馆不论大小都要设立相应的工作机构，配备适合的工作人员。对于采访工作量大、采访文献品种多、专业性强的馆应设立采访委员会——采访部——采访馆员三级管理体制。必要时还应设立文献采访咨询委员会。采访委员会负责全馆采访工作重大问题的决策；采访部负责全馆采访工作的实施；采访馆员负责具体的采访工作。

当前，图书馆文献采访机构的设置各馆不尽一致，主要是因为各馆采访工作的实际情况不一。但总体来看，也有对采访工作重视程度不够的原因。例如，对于大多数中小型馆来说，有的没有设立专门的采访机构，有的甚至没有专人负责采访；有的馆设立采访编目部，由于重分编轻采访的现象还比较普遍，工作重心放到了文献的加工、分编上，淡化了文献采访工作的要求。在人员的配备上，只注意采访人员的体力支出，而忽视采访工作的智力投入。实际上，在商品流通非常便捷的环境中，文献采访馆员智力投入的重要性和投入的时间要远大于体力的投入。

2.因素二：政策与制度

政策与制度是文献采访工作有序化的重要保障。图书馆的馆藏文献不是散乱无序的堆积，而是有目的地不断增长着的有序的文献集合体。馆藏文献建设的目的性、有序性，决定了文献采访的目的性、有序性；也就是说，一个馆要搞好馆藏文献建设，首先要明确文献采访的方针和政策。文献采访工作有着多道程序，采访者在工作中既接触钱又接触物。要使文献采访工作流程合理，行为规范，就必须制定合理健全的规章制度。

各个图书馆因其具体情况不同，制定的有关文献采访政策和制度的名称和条款可能不同，但内容应包括：文献采访的方针、文献选择的标准、文献采访的方式、采访工作的程序、文献的验收、资金的支出与报销规定等。

完善合理的文献采访政策和制度是图书馆文献采访工作科学化、规范化和制度化的必要条件。就目前来看，这方面的工作在图书馆采访工作实践中还是很薄弱的。其主要表现是：一些馆没有一套完整的文献采访政策和制度；一些馆由于人员的更替，对已定规章制度不了解也不执行；一些馆规章制度的修订不能与时俱进，不能跟上时代的变化。

3.因素三：工作环境

文献采访工作与图书馆其他各项工作相比较，具有自身的重要性、复杂性和多样性。说其重要，每年大量的资金从采访馆员的手中支出，大批文献由采访馆员手中进入，资金投入的价值如何，采访者的行为起着重要的作用；说其复杂，每一种文献从发行信息的收集到采访进馆经历了多种决策或多道程序；说其多样，采访者在选择文献时，以学者的态度，体现着对知识的把握，在购买文献时，以经营者的态度，体现着经营的理念，在与社会方方面面的联系中，以社会工作者的态度，体现着公关与沟通的技巧。从管理的角度出发，要搞好文献采访工作，不仅需要合理设置机构和人员、制定和完善规章制度，而且还需要一个优化了的工作环境。

文献采访者的工作环境涉及文献采访活动的各个方面，从“以人为本”的管理理念出发，这种环境主要指对文献采访工作者的约束机制和激励机制。

对文献采访工作者加强约束是因为他承担的责任和面对的市场条件。文献采访经费是社会对文献资源建设的投资，图书馆文献采访者是这种投资的代表或经办人；同时，文献采访者又是消费者（读者群体）的代表，采访者要代表读者的利益来采访文献，使这种投资和消费相吻合是采访者应尽的责任。要尽到这种责任，既要采访者的自觉行为，又要建立相应的约束机制。在当前市场经济条件下，文献商品市场存在着一些不和谐之音，如：有打折扣来促销的；有用请吃、送礼来确保市场份额的；有用旅游、观光请消费者掏钱购买的；还有用出书、颁奖引你“入套”的等。为此，建立一套约束机制来提高采访人员的思想、道德水准，提高采访人员的工作能力，规范采访工作的行为是十分必要的。

图书馆对文献采访者行为的约束机制包括：不断地对采访者进行思想品德和职业道德的教育；使采访者牢固树立为读者服务的思想；制定相应的规章制度，如资金支出和报销制度，礼品、折扣的上交制度等，约束和防范采访者在经济活动中的违规行为；建立文献采访工作的评价体系，促使采访者不断提高自身的采访能力和工作水平等。

建立一个完好的激励机制是图书馆优化文献采访工作环境的重要方面。在图书馆的各项工作中，文献采访工作自身有着许多特点，如工作头绪多、涉及面广，随机决策频繁，文献选择的模糊性，外勤工作时间、工作量的不确定性，工作辛苦，体力付出较大等等。针对采访工作的这些特点，营造一种环境，促使采访者充分发挥其主观能动性，会对图书馆文献采访能力的提高起着积极的作用。

图书馆对文献采访工作的激励机制包括：对采访工作的成绩给予肯定和表扬，从精神和物质上奖励采访工作者；对采访工作者的工作条件尽可能加以改善，配置各种必需的文献采访工具，以提高采访工作者的工作效率；对采访人员的生活给予关心，解决采访工作者的后顾之忧等等。激励机制要促使采访者保持一种积极向上的精神状态，即采访到一种好书，就有一次成就感；出现了失误，勇于负责，找出原因，不断改进。

（三）图书馆采访者工作能力

当图书馆的文献采访条件具备一定的水平之后，采访者的工作能力就是关键因素。图书馆的经费保障能力、管理保障能力是文献采访工作的客观条件，而文献采访者的工作能力则是采访工作的主观条件。只有当主、客观条件同时满足了图书馆文献采访工作的需求，才能说图书馆具有了较强的文献采访能力。

现代社会，随着知识“爆炸”和文献载体的多样化，图书馆对文献采访工作的要求越来越高。作为文献采访工作者来说，必须具备相应的素质和能力，才能适应现代图书馆的要求。对文献采访工作者能力的要求是多方面的，从文献采访工作的专业特性来看，采访工作者应具备以下工作能力：信息收集能力、知识理解能力、文献鉴赏能力、公关和协作能力、经济运用能力等。