半小时快速布置的签字仪式

签字仪式是双方或多方就某一问题达成协议时采用的一种方式，具有基本的礼仪要求，很受签字各方重视。2004年6月8至11日，中德职教师资培训项目官员及专家来校考察，商谈有关联合办学事宜，此次考察组由德方项目负责人、德国专家及夫人、同济大学职业技术教育学院副院长张建荣博士、项目翻译任巧雅女士一行5人组成。经过协商，同济大学职业技术教育学院、定西师专、德国技术合作公司三方达成合作意向，并定于11日上午三方举行合作意向签字仪式。为了提供良好的签字环境，也为了保证客人能够按时搭乘航班返回，学校决定把签字仪式安排在客人住宿的宾馆，在11日早餐后举行，并事先已与宾馆方面商议准备妥当。但在客人吃早餐时，一位市上领导提议把签约地点改在定西师专。

变更签约地点后，朱主任从宾馆打来电话，要求在半个小时内在一楼会议室布置好签字厅。安排一场签字仪式，需要做大量的准备工作，首先是要布置签字厅，涉及签字背景、签字桌、签字椅布置等具体任务。当时准备时间非常仓促，许多工作人员还在宾馆，只能调动一切可用的资源进行准备，整个过程还是比较忙乱。一楼会议室内装有固定会议桌，只有西边有一稍大空间，签字场所只能布置到这个区域。一楼会议室原是间教室，西面墙上装有黑板，签字背景只能是黑板了。已经制作的会标由于空间的变化不能使用，又来不及重新制作，只能请书法老师用黄色颜料在红纸上书写会标，写好后拼接粘贴到黑板上，会标问题算是解决了。拼了两张条桌作为签字桌，横摆在黑板前面，上面铺了墨绿色桌布，两边摆放了学校庆典时嘉宾赠送的绢制花篮，感觉倒也不错。签字椅就近选用会议室的办公椅，绿色的椅套与墨绿色的台面倒也和谐。在找台布时，发现台布被锁在办公室文件柜中，拿钥匙的工作人员恰巧出去办事，电话打不通，联系不上，没办法只能撬锁了。锁是一把U型锁梁挂锁，我找了起子去撬，由于用力过猛，锁梁被撬掉后起子直接捅入鼻孔，当时血流如注，也没有时间进行处理，只好先用纸球塞住，拿着台布赶紧向会议室跑去。除布置签字厅外，还要安排服务人员，在宾馆签字时由宾馆方面负责服务，现在只能从学校找了，最后决定让小裴临时上阵。一切刚刚准备就绪，所有嘉宾及领导已经到来。签字仪式还算顺利完成，仪式结束后德方及同济大学客人马上赶往兰州中川机场。据送客人的司机师傅后来说，为了赶乘航班，当时只能超速驾驶，但好在航班因故延误，才没有误机。签字仪式虽然没有出现大的纰漏，但由于时间过于仓促，加之经验不足，也存在着很多不足，没有达到预期效果，学校领导也很不满意。作为一项隆重的商务活动，签字仪式的有些礼仪要求没有很好地顾及，比如，由于有“德国技术合作公司”作为一方签约方，应该在签字桌上摆放国旗，但没来得及准备旗架及国旗；服务人员应该穿工作制服或旗袍之类的礼仪服装，但没有来得及准备；服务人员引导不到位，主宾各方参加签字仪式的人员站位比较杂乱；按照国际通行礼仪，应为客右主左，但当时引导不到位，签字人员自己选择座位，正好坐反了。

由这次仓促准备的签字仪式出现的问题，也引发了我的一些思考。一方面，办公室工作人员必须具备快速应变的能力。众所周知，办公室工作是一种被动而复杂的工作，许多急需办理的事情不在自己计划之内。作为办公室工作人员，面对这些突发性事情，必须要知情善断，有条不紊地妥善处理。而应变能力绝非无源之水，主要来自于人生阅历的积淀、工作经验的积累和不断的阅读学习，只有这样，才能做到“手中有粮心里不慌”，自如应对突发事件，摆脱困境，化险为夷，化拙为巧。另一方面，作为领导要尽可能慎重地改变原计划。近年来，“计划赶不上变化，变化赶不上电话，电话赶不上领导一句话”的现象比较普遍，办公室工作人员对此更是深有体会。当然，领导在深入基层进行调研走访时，为了能够更加全面地了解真实民情，可能会临时改变既定路线，这种工作作风是值得肯定的。但对于一些仪式性、程序性、礼节性的工作，还是应尽可能遵循事先的安排，免得出现临时的慌乱与不必要的麻烦。(www.xing528.com)

上述工作片断虽然都是细枝末节的小事，但学校发展的宏大篇章又仰仗细节的铺就与支撑，就是这许许多多的小事，犹如朵朵浪花汇入了学校发展的滚滚洪流，所以现对这些片断予以回忆，与大家分享。