建设工程档案资料的组卷方法

根据国家建设工程文件归档整理规范规定：“凡向市城建档案馆或区、县保管城建档案的单位报送的城建档案由建设单位系统整理，编制目录，详细核对，装订成卷，标明密级和保管期限，并由主管技术负责人审查签字”。

1.组卷的基本原则

竣工档案的组卷要遵循工程竣工文件材料的形成规律，并保持案卷内工程前期文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合其专业特点，便于保管和利用。

（1）建设项目按单位工程组卷。

（2）工程资料应按基建文件、监理资料、施工资料和竣工图分别进行组卷，施工资料、竣工图还应按专业分别组卷，以便于保管和利用。

（3）工程资料应根据工程资料的分类和“专业工程分类编码参考表”进行组卷。

（4）卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而定，一般顺序为封面、目录、文件部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。

（5）卷内资料若有多种资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序应按资料的编号顺序排列。

2.组卷的具体要求

（1）基建文件可根据数量的多少组成一卷或多卷，如工程项目报批卷、用地拆迁卷、地质勘探报告卷、工程竣工总结卷、工程照片卷、录音录像卷等。每部分根据资料多少还可组成一卷或多卷。

（2）监理资料部分可根据资料数量的多少组成一卷或多卷，如监理验收资料卷、监理月报卷等。每部分根据资料多少还可组成一卷或多卷。

（3）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，竣工验收文件按单位工程、专业组卷。

（4）竣工图可按单位工程、专业进行组卷。可分为综合图卷、建筑、结构、给水排水、燃气、电气、通风与空调、电梯、工艺卷等，每一专业根据图样多少组成一卷或多卷。

（5）立卷过程宜遵循下列要求：

1）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

（6）向城建档案馆报送的工程档案，单项工程总卷数超过20卷的，须编制总目录卷。

3.工程资料组卷质量要求

（1）编制的竣工档案，必须真实地反映工程竣工后的实际情况。文件材料、图样必须完整、准确、系统，各种程序责任者的签章手续必须齐全。

（2）不得使用红色墨水，复写纸、铅笔和一般圆珠笔等不耐久的书写材料。

（3）文件材料尺寸统一使用中华人民共和国国家标准及《建设工程文件归档规范》（GB50328—2014）规定的A4（297mm×210mm）一种规格；立卷厚度在150～200页左右，不超过4cm。

（4）编绘的竣工图应是新蓝图，图面整洁、线条字迹清楚，修改符合技术要求，图样反差良好，能满足缩微和计算机输入要求。

（5）绘制竣工图的各种变更依据，除设计变更单外，其他的必须由设计、施工、建设单位共同签字，加盖公章。

（6）编制报送的工程竣工档案缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量）要符合国家标准，保证质量以适应长期保管。

（7）凡是归档的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确。

4.案卷的组合与文件材料的排列

（1）案卷组合与文件材料排列的基本原则

1）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2）图样按专业排列，同专业图样按图号顺序排列。

3）既有文字材料又有图样的案卷，文字材料排前，图样排后。

（2）一般单位工程，文件材料不多时，可将文字材料与图样材料组成若干盒，分为六个案卷（即立项文件卷、设计文件卷、施工文件卷、竣工文件卷、声像材料卷、竣工图卷）。

（3）综合性大型工程，可按下列要求组卷：

1）前期竣工文件部分可组成若干个卷，如工程项目报批卷、用地拆迁卷、地质勘探卷、工程竣工总结卷、工程照片卷、录音录像卷等。每一部分根据材料多少，还可组成一卷或多卷。

2）施工技术文件部分可组成一卷或多卷。

3）竣工图部分按专业进行组卷。可分为综合图卷、建筑、结构、给水排水和燃气、电气、通风与空调、电梯、工艺等，每一专业根据图样多少，可组成一卷或多卷。

4）文字材料和图样材料原则上不能混装在一个装具内，当文件材料较少需装在一个装具内时，文件材料必须用软卷皮装订，图样不装订，然后装入硬档案盒内。

5）卷内文件材料排列顺序要依据卷内的材料构成而定，一般顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。(www.xing528.com)

5.卷内目录的编制

（1）编制卷内文件页码应符合下列规定：

1）卷内文件均按有书写内容的页面编码。每卷单独编号，页号从“1”开始。

2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图样一律在右下角。

3）成套图样或印刷品成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（2）卷内目录的编制应符合下列规定：

1）卷内目录式样宜符合《建设工程文件归档规范》（GB50328—2014）附录C的要求。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

2）责任者：填写文件的直接形成的单位和个人。有多个责任者时，可选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

3）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号（文件制发机关的发文号或图样原编图号）。

4）文件题名：又称文件标题，填写文件标题的全称。即文字材料或图样名称，无标题的文件，应根据内容拟写标题。

5）日期：填写文件形成的日期（文字材料为原文件形成日期，汇总表为汇总日期，竣工图为编制日期）。

6）页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

7）卷内目录排列在卷内文件首页之前。

8）备注：填写需要说明的问题。

（3）卷内备考表的编制应符合下列规定：

1）卷内备考表的式样宜符合《建设工程文件归档规范》（GB50328—2014）附录D的要求。

2）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及产卷单位对案卷情况的说明。

3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

4）成套图样或印刷品成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

5）备考表分为上下两栏，上栏由立卷单位填写，下栏由接收单位填写。上栏部分要标明本案卷已编号的文件材料的总张数：指文字、图样、照片等的页数；立卷人：由责任立卷人签名；年、月、日按立卷、审核时间填写。下栏部分：由资料中心根据案卷的完整及质量情况标明审核意见。

（4）案卷封面的编制应符合下列规定：

1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合《建设工程文件归档规范》（GB50328—2014）附录E的要求。

2）案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、字根卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷等。

3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。

4）档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。

5）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷文件的内容。

6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

7）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

8）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存；长期是指工程档案保存期限等于该工程的使用寿命；短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

9）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

（5）案卷装订与图纸折叠

1）案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图样的案卷应装订。装订采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固、便于保管和利用。

2）案卷应符合中华人民共和国国家标准。统一的规格尺寸和装具、文字、图样材料一律用国标制定的硬壳卷夹或卷盒，外装尺寸为300（高）mm×220（宽）mm，卷盒厚度尺寸分别为50mm，40mm，30mm，20mm四种。

3）折叠方式采用图面朝里、图签外露（右下角）“手风琴式”，详见《技术制图 复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3—2009）。