1.档案的收集
（1）基本建设项目档案的收集、整理、归档由工程项目部具体负责，公司档案信息部负责业务指导、监督、检查。
（2）居住区规划确定后，从征地起随时积累和收集有关文件材料；征地批准后即应拍摄征地范围内现貌照片、录像，施工过程中拍摄关键性施工阶段照片、录像，竣工前后拍摄竣工项目总体、单体照片、录像，并保存归档。
（3）基本建设项目竣工档案管理应做到“三同时”：即项目开工时，施工单位要同步落实资料人员；平时检查工程质量时，工程项目部资料人员要同时参与查看档案资料编制情况；项目竣工验收时，要同时对档案进行全面验收。
（4）设计单位、施工单位、监理单位、建设单位等应在各自的职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料，有关部门要及时整理、移交档案部门。
（5）竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，工程项目在承发包合同或施工协议中，要根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制套数验收等作出规定，竣工图要由施工单位认真编制，图样由建设单位提供，施工单位若不按时提交合格竣工图，应承担责任。
（6）施工单位要认真做好施工记录和签证等，整理好材料质保单和试验报告，按规定编制好三套竣工档案，由建设单位组织有关部门检查竣工档案的编制质量。
（7）设计单位应提交设计计算书，如设计单位需暂留，可出具代保存证明。
（8）凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图样、文件的收集、整理工作，设备开箱时档案人员要一起参加，并做好说明书等材料的登记工作。无论通过何种渠道得到的与引进设备有关的档案资料，均应归档。若是外文的资料，应随译文一起归档。
2.档案的整理
（1）基本建设项目文件材料的归档必须依据成套性、阶段性、主体性的原则。
1）成套性就是要做到文件材料收集齐全。不论规模大小，必须反映项目活动全过程的各种文件材料、文件之间的联系密切。
2）阶段性就是确保文件材料的收集齐全而分阶段收集整理的方法。居住区建设周期长，要认真做好各阶段档案的整理、归档。
3）主体性是实现文件材料收集合理化、优化的重要特点。建设单位的项目档案应完整，并且应以收集原件为主。
（2）归档的文件材料要字迹清楚，数据详实准确，图画清晰整洁，签证手续完备，符合规范化要求。不得用易褪色的书写材料书写、绘制。
（3）案卷的组卷排列原则是：对文件材料应先问题后时间；先批复后请示；先正文后附件；先打印稿后手稿；先文字材料后图样。
（4）案卷标题应简明、确切、完整地揭示卷内工程项目内容，保管期限按国家规定划分恰当，一般以永久、长期为主。
（5）基本建设项目档案组成固定保管单位后应编制页号、档案号、卷内目录、备考表、封面和档案索引目录，使档案能便于利用。(www.xing528.com)
（6）图样折叠成手风琴式样，以A4图样大小为准。图面向内，图签应统一显示在右下角，折叠整齐，不装订。
（7）公司所有案卷要登入科技档案总目录，编入分类目录，用作检索和统计。
（8）报送公司档案信息部的档案分类组卷，参照本公司《基本建设项目竣工档案编制格式及内容》。
（9）报送城建档案馆的档案分类组卷参照市规划局颁布的《编制及报送基本建设项目竣工档案须知》。
（10）建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。
实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。
（11）建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。
建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案资料安全的库房和设备。
凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图样、文件的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用的手段和措施，保证使用。
（12）归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。对超过保管期限的基本建设项目的档案资料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理。保密的档案资料应按保密规定进行管理。
3.档案的管理
应加强对基建文件的管理工作，并设专人负责基建文件的收集、整理和归档工作。在与监理单位、施工单位签订监理、施工合同时，应对监理资料、施工资料和工程档案的编制责任、编制套数和移交期限作出明确的规定。
必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。
负责工程建设过程中对工程资料进行检查并签署意见。
负责组织工程档案的编制工作，可委托总承包单位、监理单位组织该项工作；负责组织竣工图的绘制工作，可委托总承包单位、监理单位或设计单位（取费标准按[86]京建规字第097号文件执行）。
编制的基建文件不得少于两套。归入工程档案一套，移交产权单位一套，保存期应与工程合理使用年限相同。
应严格按照国家和当地有关城建档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的资料，建立、健全工程档案，并在建设工程竣工验收后，按规定及时向城建档案馆移交工程档案。
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