工程建设从项目的提出、筹备、勘探、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图样、图表、计算材料、声像材料等资料，都属于竣工资料收集、整理、归档的范围。工程技术保证资料的整理和归档是建筑工程必不可少的工作之一。其重要性具体表现在以下几个方面：
（1）工程技术保证资料是对建筑实物质量的真实写照，无论建筑原材料、构配件质量，还是分项工程质量评定资料都必须客观地反映实际施工状况。
（2）建筑工程质量管理具有动态相关性，工程技术保证资料就成为预先控制的重要依据。可以根据数据来协调工作，准确地实现质量目标。
（3）工程技术保证资料是核定工程质量等级的重要依据。验评标准要求，工程技术保证资料必须基本齐全。否则，视为不合格工程，不能交付使用。
（4）工程技术保证资料成为建筑物改、扩建或增层必不可少的技术依据。
因此，工程技术保证资料的整理必须做到及时、真实、准确、完整，即以下几点：
（1）及时：及时是做好工程技术保证资料的前提。工程技术保证资料是对建筑实物质量情况的真实反映，因此要求资料必须按照建筑物施工的进度及时整理。同时，及时性还反映在施工企业公司内部质量的管理上。“自检、互检和交接检”的质量管理体制要求工程技术保证资料的整理必须及时，这是施工时严格控制的“质量环”。质量控制、进度控制和投资控制要求工程技术保证资料的整理必须及时，为控制提供可靠的依据。社会监理机构和政府监督机关也要求施工企业及时整理好工程技术保证资料，以备核查或核定工程质量等级。因此，工程技术保证资料的整理应杜绝拖沓滞后、闭门造车现象和应付突击式的心理。
（2）真实：真实是做好工程技术保证资料的灵魂。资料的整理应该实事求是，客观准确，不要为偷工减料或省工省料而隐瞒真相；也不要为取得较高的工程质量等级而歪曲事实。所有资料的整理应与施工过程同步。材料使用前必须有合格证和必要的试验报告，采取见证取样送检制度，试验应有见证取样记录。分项工程质量评定必须到现场实测检查，不得伪造。
（3）准确：准确是做好工程技术保证资料的核心。工程技术保证资料的准确性取决于以下两个方面：
1）混凝土强度评定应明确验收批的概念，应区分不同的分部或施工段，正确运用统计和非统计评定方法；同时，在具体计算时，混凝土强度的平均值取一位有效位数，标准差取两位有效位数。
2）分项工程质量评定的填写应规范化。保证项目内容填写应详细具体，不能以“符合要求”“满足规范”来概而论之。基本项目每个子项的等级应按优良百分率确定，并且要用文字说明，不可随心所欲地以符号代替。分项工程质量等级应根据基本项目和允许偏差项目的百分率确定。
（4）完整：完整是做好工程技术保证资料的基础。不完整的资料将会导致片面性，不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。
要保证资料的完整性应做好以下几方面的工作：(www.xing528.com)
1）应设专人及时收集有关工程资料。
2）应根据工程量、批量或批号收集有关工程资料。
3）总承包单位应向分包单位收集相关资料。
总之，工程技术保证资料必须基本齐全，除做到及时（前提）、真实（灵魂）、准确（核心）、完整（基础）以外，还要符合以下竣工图样、资料的整理、编制要求：
（1）资料要签字齐全，字迹清晰，纸质优良，保持整洁。
（2）分类分项明确，封面、目录、清单资料齐全，排列有序，逐页编码。
（3）凡是利用原图编制竣工图的，图面必须达到八成新以上，无油污、无磨损，图字清晰，并在标题栏右上角空白处加盖竣工图章后方可作为竣工图。竣工图编制人、技术负责人应逐张签字。
（4）对结构、形式、工艺发生重大变化的，由施工单位按照实际情况绘制竣工图。设计变化不大的，施工单位可将变更部分修改在原施工图上，另加盖竣工图章后作为竣工图。
（5）整理竣工图等资料时，必须按工程项目、专业类别和图号进行组卷，折叠成要求的幅面，露出标题栏，以方便查阅。
（6）图样、隐蔽工程记录等重要资料，必须用碳素墨水绘制和书写，禁止复写和使用复印件。
（7）文字材料以A4纸为准，左边留出2.5cm宽的装订线，应用棉线装订。当然，也可能同一个业主同时属于几类不同类型的业主，这时可以根据具体情况进行分析。
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