档案证明是指干部人事档案工作部门根据利用者的申请，为核查某种事实在干部人事档案中的记载情况，依据档案原件出具的书面证明材料。
（一）制发情形
一般情况下，干部人事档案部门不利用档案原件开具证明材料，证明他人他事。下列特殊情况下，干部人事档案管理部门才会考虑制发档案证明：
1.要查证的问题与该人员有直接关系，而该人员已经死亡或病重不能口述或其他原因不便提供材料，而该人员的人事档案中确有能证明该问题的文字记载。
2.该人员子女因政治审查必须由组织出具书面证明材料证明其身份和政治面貌的。
3.公安机关、检察机关、法院、纪监审等部门因工作需要了解某人身份和有关情况的。
4.其他特殊需要，经干部人事档案主管领导批准后，应予以开具档案证明材料的。
（二）制发程序(www.xing528.com)
制发档案证明材料是一项政治性、政策性很强的工作，应遵循一定的程序进行：
1.制发档案证明必须根据有关机关、单位的申请，填写开具档案证明的申请表。申请表应写明申请出具档案证明的目的、需要证明的事项和事实。
2.制发档案证明必须尊重档案原始记录，坚持实事求是和具体问题具体分析的方法。能够注明材料的来源与出处的，要严格按照档案原貌进行复印；能够引用和节录原文的，应尽量引用和节录原文，并做到引用或节录与原文相符；必须根据档案内容进行综合概括和摘录时，要确保表述和摘录的客观性、真实性和准确性。[12]
3.档案证明编写完成后，要对照原文进行认真审核，确认无误后方能加盖公章。
4.出具的档案证明必须一式两份，并编写号码，一份交给申请制发证明的利用者，一份留存备查。
（三）制发内容
干部人事档案工作部门出具的证明材料，只能反映机关或个人要求证明的某个事实，在档案中有无记载和如何记载的，不能直接对某个问题下结论或附加结论，也不能擅自对档案材料做出任何解释。如果发现档案原文所记载信息有矛盾时，工作人员应把几种不同的档案信息内容一并如实列入档案证明，以供档案利用者分析研判。
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