档案信息资源开发：助力中国特色社会主义伟大事业

（一）档案信息资源开发的含义

档案信息资源开发指的是档案部门根据社会需要，采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。^[2]这一概念，主要包含以下内容：

第一，档案信息资源开发的主体是档案管理部门及其工作人员。档案管理部门及其工作人员在档案信息资源开发活动中发挥关键性的作用，开发档案信息资源的主要内容包括对馆藏档案中的有用信息进行浅加工和深加工。浅加工即档案信息的检索工作，是指对档案进行著录、标引，建立检索系统，将档案信息存储在一定载体上；深加工即档案信息的编研工作，是指根据社会需求，将档案信息进行系统化、有序化的加工，形成档案产品。

第二，档案信息资源开发的对象是馆藏档案中经过条理化、系统化并保存起来的档案，档案实体的有序化和科学化管理，为档案信息资源开发奠定了良好的基础，提供了相应的保障。

第三，档案信息资源开发的方式是采用专业方法与现代化技术相结合的方式，既要对传统的、专业的开发档案信息资源的方法予以继承和发扬，又要与时俱进和开拓创新，运用先进的科学技术，进行采集、加工、存储和传输馆藏档案信息，做到将二者有机结合起来。

第四，档案信息资源开发的任务，是将处于静态的“潜在”档案信息进行采集、加工、存储后，正常输出和传递给利用者，直接满足利用者的需要。通过档案信息的传输，才能使档案信息由“潜在”成为“活化”，实现服务社会、指导实践的功能。

第五，档案信息资源开发系统的整体功能是缩短档案信息的传输时间，全面、准确、高效地将档案信息传递给利用者，最大限度地发挥档案信息的价值。

（二）档案信息资源开发的意义

1.档案信息资源开发是实现档案自身价值的根本途径

档案是国家宝贵的信息资源，反映国家、社会和个人生活的方方面面，内容广泛、数量浩瀚、门类众多、形式多样，具有其他事物不可代替的价值和作用。档案信息资源除了具备信息共同的特征外，还具有以下固有特征：一是原始性。档案是人类在社会生活中直接形成的、有价值的各种形式的历史记录，其所具有的原始记录特征是其自身独有的，对其管理方法的基本取向起到决定性的作用。二是分散性。形成档案的目的与利用者利用档案信息的目的不一致，宏观上，档案形成者数量众多、类型多样、内容千差万别；微观上，受档案形成者的社会活动的过程性、阶段性特点影响，有关形成者某一活动的档案在时空上被分割、内容上被分散，整体变得杂乱零散。三是回溯性。档案是历史的沉淀物，所反映的社会活动内容与现实有一定的时间距离，档案信息作为回溯性信息，是人类社会发展的见证者、记忆者，也是一种历史记录，缺乏时效性。因此，需要对档案信息资源进行开发，从原始的、分散的、历史的档案材料中提炼出真正对现实有用的档案信息，使档案信息为利用者所用，发挥档案对国家、社会组织和个人的有用性，体现档案的独特价值。

2.档案信息资源开发是档案事业发展的需要

当前信息社会，档案事业要紧跟时代发展，要在社会发展和进步中有所作为，必须加大对档案信息资源的开发力度，重视档案信息资源的开发与利用工作，使“死档案”变为“活信息”，广泛地、反复地、多角度地、全方位地提供给利用者利用，使“死档案”变为“活信息”，档案才能转化为物质形态的生产力，才能充分发挥档案的凭证、参考、研究等方法的作用，才能得到领导的重视和社会各界的认可和支持，为档案工作创造良好的外部发展环境。^[3]通过开发档案信息资源，才能解决档案工作中普遍存在的一些矛盾（如档案原件信息的静止状态与利用要求变为动态信息的矛盾；档案产生分散状态与利用者要求获得针对性、系统性的矛盾；档案原件的孤本状态与使用者要求广泛输出之间的矛盾等），从而尽可能满足利用者的需求，成为推动社会发展进步的一种催化剂。所以，只有充分开发档案信息资源，才能彰显档案事业的地位与生机活力，才能推动档案事业的健康发展。^[4]

3.档案信息资源开发是服务新时代中国特色社会主义伟大事业的需要

档案是前人留给我们的宝贵精神财富，是历史的原始记录，内涵信息丰富。习近平总书记强调：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”如何深入挖掘档案的价值，把档案有效利用起来，把我们党领导中国革命、建设、改革的光辉历程和丰功伟绩充分展现出来，把我们党的光荣传统、优良作风和宝贵经验发扬光大起来，把历史和人民选择中国共产党、选择马克思主义、选择社会主义道路的历史必然性深刻揭示出来，把近代以来实现中华民族伟大复兴的艰难曲折和新时代中国特色社会主义的光明前景对比展示出来，都是需要认真研究解决的重大课题。档案部门的特殊优势是保存大量的档案资料，而这些档案资料中承载着丰富的档案信息，通过档案信息资源开发工作，使固定的、沉睡的档案信息转化为动态的、增值的生产力要素，^[5]促进社会主义物质文明、政治文明、精神文明、社会文明、生态文明建设全面发展，更好地服务新时代中国特色社会主义伟大事业。

（三）档案信息资源开发的原则(www.xing528.com)

1.优势性原则

优势性原则作为档案资源开发的有效切入点，是指各级各类档案馆（室）应根据各自的特点，以本馆（室）所收藏的档案为基础，充分体现馆（室）特色，发挥优势，做好档案信息资源开发利用服务工作。当前，在全国范围内形成了一个严密、完整的保管档案和管理档案工作的组织体系，档案室、档案馆、档案局是我国档案机构的三种基本类型，各档案馆（室）都具有各自特点和优势。因此，必须坚持从本馆（室）的实际出发来开发档案信息资源，坚持馆（室）藏基础性原则，最大限度地发挥馆（室）藏优势，遵循优势性开发原则。

2.信息有序化原则

信息有序化原则是档案信息资源开发的基础和前提，是指在档案利用者与档案信息之间架起一座沟通的桥梁，使档案信息资源结构有序化。档案信息实现有序化，即通常所说的建立档案检索系统——目录、索引、数据库。与其他文献信息相比，档案信息表现为分散、杂乱、不系统、不集中的状态，有用的档案信息蕴藏在不同的案件，甚至不同的卷宗，需要将这些原始的档案信息进行采集和加工处理，变为集中、系统而有序的信息，为档案信息的充分利用创造条件。档案部门投入大量的人力、物力、财力，采用各种手段和方法，都是为了提高档案信息被利用程度和实现档案价值的程度。档案信息有序化的程度与实现档案信息被利用程度和实现档案价值的程度密切相关。

3.信息激活原则

信息激活原则是档案信息开发的最高目标原则，强调的是档案部门不断提高档案信息的开发层次，进行前加工和深加工，努力在系统开发利用、深入开发利用和精准开发利用上下功夫，实现方便高效提供利用，才能发挥档案的最大效益和实现档案的价值。^[6]激活档案信息的方法主要有三种：一是对档案信息的分解和析出，即最大限度地将档案中的许多信息单元及数据充分分解开来，单独析出，将潜在的、处于休眠状态的“死信息”变成可用的“活信息”。二是对信息的浓缩和提炼。将分散、杂乱的档案信息经过处理形成浓缩的或提炼成新的档案信息，为利用者提供系统化、专题化的档案信息。三是对知识的综合归纳。即对某一专题的档案信息进行综合归纳，以信息成果的形式提供给利用者，提高档案信息的价值。

4.扩大利用原则

扩大利用原则是对档案信息开发在数量上的要求，要求档案部门积极开发档案信息，以实现更多的档案信息为更多的档案利用者提供精准高效服务的目标。实现这一目标的具体途径有：一是扩大档案信息对不同利用者的适应性。由于利用者的知识结构、文化素养、心理素质、职业分工、兴趣爱好等差异，要求多层次、多角度、全方位地开发档案信息，以适应不同利用者的需求。二是引导和帮助利用者对不同档案信息的利用。档案工作要强化对馆（室）藏有用档案信息的集中与揭示，优化咨询服务，及时向利用者提出建议，引导和帮助利用者在有限的时间内提高查全率和查准率，提高档案信息的利用质量和效益。

5.全面效益原则

全面效益原则是指档案信息资源的开发利用应讲究效益，只有产出的效益大于投入时，投入才是有效的。效益原则要求档案部门要有务实的态度，档案信息资源开发必须与现有经济基础相适应，切忌好高骛远和不讲效益的开发。效益原则的内容是多方面的：一是从时间上看，有现实效益与长远效益。要求在开发档案信息资源过程中，既要注重现实作用的发挥，同时采取有效措施维护档案的完整与安全，保障长远利用的发挥。二是从范围上看，有局部效益与整体效益。要求在开发档案信息资源过程中局部效益服从整体效益，分清主次和轻重缓急，优先考虑急需者和发挥效益较大者。三是从价值上看，有经济效益和社会效益。要求在开发档案信息资源过程中既重视社会效益，又不可忽视经济效益，因为社会效益中隐含经济效益，经济效益中融有社会效益，二者相辅相成。总之，全面效益原则要求在档案信息资源开发利用过程中，力求做到现实效益与长远效益相统一、局部效益与整体效益相协调，社会效益与经济效益并重。^[7]

（四）档案信息资源开发与档案利用服务

开发档案信息资源与利用服务是两个既有区别又有联系的不同概念。两者的区别主要表现在以下两个方面：一是基本任务不同。档案信息资源开发是指将档案中蕴藏的有价值的信息尽可能挖掘出来，进行采集、加工、存储，以便最大限度地满足广大利用者的利用需求；档案利用服务工作的基本任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需要的档案信息。二是工作内容不同。档案信息资源开发的内容是对馆（室）藏档案中分散的、杂乱的、潜在的原始信息进行鉴别筛选、加工整序、编目汇纂，尽可能将有用的信息揭示出来，满足不同利用者的利用需求；档案利用服务的主要内容是熟悉馆（室）藏档案的内容和成分，了解社会需要，开展档案咨询与接待服务，满足档案利用者利用档案信息的需要。

档案信息资源开发与档案利用服务存在密切的联系：一是两者的活动宗旨相同，都是为了发挥档案的作用，实现档案的使用价值，为社会服务。二是两者的工作对象相同，都以能够满足档案利用者需要的档案为工作对象。三是两者在实际工作中是相互衔接、相互促进的，开发可以为利用服务创造良好的条件，利用服务的成效体现着开发的结果。四是从广义层面来看，档案资源开发涵盖信息传输等一系列的相关服务，两者有一定的交叉。从这个意义上讲，档案信息资源开发与档案利用服务工作，是同一社会活动过程的两个相互关联甚至有一定交错的工作环节。