干部人事档案保管工作研究

《干部人事档案工作条例》明确：“组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序，按照有关标准要求建设干部人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护。档案数量较少的单位，也应当设置专用房间保管档案。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。”^[28]

（一）干部人事档案保管工作的要求

1.以防为主，防治结合

“防”是指如何预防干部人事档案损毁的问题，干部人事档案保管工作应该做到“四不”，即不散（不使档案分散）；不乱（不使档案互相混乱）；不丢（档案材料不丢失、不泄密）；不坏（不使档案遭到损坏）。^[29]“治”是指档案损坏之后如何进行处治的问题，干部人事档案保管工作要做到“四早”，即早发现、早汇报、早抢救、早根治。“防”是保管工作中的根本性问题，是主导方面；“治”是保管工作中的补充，二者之间相互促进、相辅相成。

2.安全保密，便于查找

只有坚持贯彻“安全保密，便于查找”这一核心原则，才能保障干部人事档案管理的安全性与实用性。“安全保密”强调的是单位干部的个人档案资料必须予以集中统一保管，要求强化干部人事档案的安全保密理念，从而确保档案实体和内容信息的安全。“便于查找”即方便查询利用，强调的是干部人事档案要科学管理、有序排列和便于利用，高效优质地服务干部人事工作及其他各项社会事业。安全保密与便于查找，两者相辅相成、有机联系，不能彼此对立或过分强调哪一个方面。

3.加强重点，照顾一般

档案安全问题无从不在，诱发因素复杂多样。做好干部人事档案保管工作，要在全面分析、综合治理的基础上，突出对重点干部人群、重点部位、关键环节的防治，突出对薄弱领域、特殊时段的防治，提前制定工作预案和应急处置办法，密切关注形式发展变化，有针对性地加强防范应对，做到全面覆盖、重点施策。^[30]

4.立足长远，保证当前

干部人事档案的保管工作，其目的是实现档案能够长久地为党和国家、社会服务。做好干部人事档案保管工作，不但应该保障档案的安全完整，同时还应该确保档案使用的便利，必须同时兼顾档案的安全与实用。所以，要正确处理保管与利用的关系，不能片面强调保护档案，也不能不顾及档案的保护，而是既要立足长远利用，又要便于当前利用。

（二）干部人事档案保管工作的措施

干部人事档案保管工作需要坚持“安全第一”的原则，密切关注影响档案安全的各种风险因素，完善档案安全保护措施，积极构建人防、物防、技防相结合的安全保护体系，^[31]做到思想上重视、行动上自觉、措施上到位。具体措施如下：

1.人防措施

人防措施，是指干部人事档案工作队伍是决定档案安全的第一位因素。干部人事档案事业发展的根本力量是干部人事档案工作人员，要求档案人员始终把档案安全作为头等大事，树立“安全第一”的要求，始终紧绷档案安全这根弦，处处讲安全，时时抓安全，想方设法保安全，不允许存在一丝一毫的松懈和疏忽大意，拒绝任何意外事故的发生，尽最大限度将风险将至最小。因此，要把管好档案队伍作为管好档案的前提和保证。(www.xing528.com)

2.物防措施

物防措施，是指实现干部方案科学有效保管所必需的物质条件。要想将干部档案的管理工作落实在地，必须有一定的物质条件作保证，否则是难以做好这项工作的。基本的物质条件包括：档案库房、档案装具、档案设备、包装材料和消耗品等。这些物质条件共同为干部人事档案创造良好的环境，维护档案的完整和安全。

（1）干部人事档案工作部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。^[32]

（2）库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃～24℃，相对湿度45～65%）。

（3）干部人事档案工作部门，要设置专门的档案库房、档案查阅室和档案管理人员办公室，做到阅档场所、整理场所、办公场所“三室分开”；档案数量较少的单位，也应当设置专用房间保管档案。

（4）干部人事档案卷盒、目录和档案袋的样式、规格均应采用国际标准A4纸型统一制作。

3.技防措施

技防措施，是指干部人事档案的保管所需要的技术手段，包括安装必要的安防设备设施，同时还应该围绕档案实体安全、存储介质安全、信息系统安全等开展的科学研究，进一步增强科技对档案安全的支撑作用。技防措施可以说是人防措施和物防措施的延伸、补充和加强，三者结合共同构筑干部人事档案的安全防控体系。

（1）保管干部人事档案，应建立严格的档案保管保护、保密、登记、统计、转递等一系列的全面制度，防止档案损坏、丢失和泄密。每年固定时间对档案进行全面检查，发现问题及时解决。

（2）干部人事档案工作机构，要树立前沿意识和先进理念，不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，从而提高档案管理相关工作的效率；要经常定期核查档案的保管工作，针对存在的问题，提出建议，主管领导要及时采取措施予以解决。如发生档案安全问题，要依法依规追究有关人员的责任。

（3）严禁任何个人私自保存他人的档案。干部人事档案要按照有关规定集中统一保管，严禁个人私自保管他人人事档案。对违犯者，应按照《干部人事档案工作条例》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等规定依规依法处理。

（4）干部档案保管工作所需必要的设备和业务经费，应单独立项，列入本地区本部门预算统筹解决。各级党委、政府有关职能部门，要给予支持。

（5）干部人事档案工作机构要定期对其所保管的电子人事文件进行检测，以保证电子人事文件的可读性、可用性、完整性和真实性。