干部人事档案整理方法步骤及研究成果

通常来讲，干部人事档案按照分类、排序、编目、复制加工和装订入库等五个步骤开展。

（一）分类

干部人事档案材料分类，是指以干部人事档案材料为对象，根据干部人事档案材料的内容、性质及材料之间的内在联系，按照一定的逻辑系统加以聚集、区别和排列组合的过程，把某一点上彼此相同的档案材料集中在一起归并为一个类；把同一类上的不同材料又区分为若干子类，成为有条理的系统。做好干部人事档案材料分类工作，是保证干部人事档案系统化、条理化的中心环节，也是整理工作的“第一道关口”。

1.分类的标准

根据我国干部人事档案整理工作的实践来看，干部人事档案实体分类的可以参考如下标准：

第一，相对人标准。干部人事档案材料的分类，首先选择以“相对人”为分类标准。因为干部人事档案是以干部“个人”为单位建立的、集中反映干部个人经历和德、能、勤、绩、廉等情况的专门案卷。要求在整理工作中做到“同一个人的档案材料不能分散，不同人的档案材料不能混淆”。

第二，内容标准。它是指依据干部人事档案材料内容所涉及的问题属性（即主题）来进行档案分类。干部人事档案材料来源广泛而且材料之间具有密切的联系，按内容划分，能够揭示干部人事档案材料记述的具体事件的属性，反映出相互之间的内在关系，而且在档案利用过程中，人们也习惯借助档案内容来解决自己所遇到的实际问题。因此，内容标准是继相对人标准之后的主要分类标准。

第三，形式标准。它是指依据干部人事档案材料的名称、载体类型、记录方式、规格形状等形式特征进行的分类。当干部人事档案材料不适于以内容分类或有其他必要时，利用形式标准分类能够起到一定的作用和达到特定的目的，这是干部人事档案的辅助分类标准。

第四，价值标准。它主要指干部人事档案的保存价值标准，具体包括两方面的内容，一是不同级别的干部人事档案的保存价值是不同的；二是随着时间推移和社会发展，同一个干部的档案材料其保存价值也是有差别的。价值标准要求对干部人事档案实行集中统一和分级、分类管理，个别丧失继续保存价值的档案材料，可以按照相关规定将此类材料剔除出去或者直接进行销毁，确保整个干部人事档案的简洁实用。

2.分类与归类

归类，就是根据干部人事档案材料内容的各自特点，按照一定的标准，把每份材料归入最恰当的类。依据《干部人事档案工作条例》，中央组织部确定干部人事档案材料的具体内容和分类标准，运用干部人事档案分类标准，结合干部人事档案材料的内容性质，把每份档案材料归入最恰当类，则是一项具体的实际工作。现将干部人事档案的归类列举如下：

第一类：履历类材料。

这类材料包括本人历年填写的反映干部基本情况和个人经历，并经过组织审查盖章的各类表格材料。归入本类的材料主要有：干部履历表、干部简历等材料。

归类注意事项：带有自传的履历表，归入第二种类别；涉及政治问题审查情况的登记表和材料等归入第五种类别；介绍党员或团员的登记表或者简历表放入第一种类别，重新登记的党员和团员登记表则归入第六种类别；反映对象任免情况的材料归入第九种类别。

第二类：自传和思想类材料。

这类材料主要是本人自己撰写的材料，反映自己的主要经历，例如学习工作经历等情况。此类文件和材料主要包括：自传及相关材料，重要思想汇报，参加党的重大教育活动情况和重要党性分析等文件。^[17]

第三类：考核鉴定类材料。

这类材料主要指组织上对干部个人的一贯表现和考察了解以及正确评价其德、能、勤、绩、廉等方面的综合评价材料。归入本类的材料主要有：除归入四类、六类、九类以外的考察（鉴定）材料、表现材料；平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核；工作鉴定；重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现；后备干部登记表（提拔使用后归档）；干部人才参加援派、挂职、扶贫和博士服务团等工作中形成的考核鉴定；党组织书记对于基层党的建设工作的评价等。

第四类：学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。

这类材料是反映干部个人学习经历、知识水平、专业技术水平、教育培训等方面的材料。此类材料又可以细分为四个子类。

学历学位材料。归入本类的材料主要有：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；学历学位认证材料等。

专业技术职称（职务）材料。归入本类的材料主要有：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料；专业技术职务任职资格评审表；聘任专业技术职务审批表等材料。^[18]

学术评鉴材料。归入本类的材料主要有：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；专业拔尖人才材料；业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录；中央组织部代中央联系专家入选证明材料、国家“千人计划”“万人计划”专家入选证明材料、“西部之光”访问学者审批登记材料；省部级高层次人才登记材料等。

教育培训材料。归入本类的材料主要有：两个月以上的学员培训登记表、考核登记表、结业登记表等材料；组织人事部门记录的干部参加脱产培训情况和培训期间主要表现材料、考核结果等。

第五类：政审、审计和审核类材料。

这类材料是对有干部既往政治历史审查时所形成的材料。归入本类的材料主要有：政治历史情况的上级批复、审查结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人意见、检查交代或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表；姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间的个人申请、上级批复等材料；计算连续工龄审批材料等；领导干部经济责任审计、自然资源资产离任审计的审计结果和整改情况材料等审计材料；纪检监察机关出具的关于干部经查确有问题不宜使用、不适合担任现职等情况的意见，国有企业领导人员廉洁从业结论性评价等廉洁情况材料；干部人事档案专项审核和任前审核等工作中形成的相关材料；干部申诉复核决定、申诉处理决定书、再申诉处理决定书等申诉材料，（其中涉纪涉法的，与处理处分材料一并归入档案第八类）。

第六类：党、团类材料。

归入本类的材料主要有：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出民主党派的材料等。

第七类：表彰奖励类材料。

归入本类的材料主要有：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

第八类：违规违纪违法处理处分类材料。

这类材料主要指公安、检察院、法院、纪检、监察等有关部门，依照法律法规及有关规定和程序，对干部个人违反党纪、政纪、国法的行为做出处分、处罚或惩戒决定所形成的涉纪涉法和处理处分材料。归入本类的材料主要有：处分决定、免予处分的意见、上级批复、核实报告及证明材料、本人意见材料；解除处分的材料；不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等；经调查属实的涉及干部个人问题信访举报的处理结果材料；经查核确实存在问题的函询通知书、本人回复及处理材料；谈话诫勉记录材料、诫勉书；领导干部被问责的决定和检讨检查材料；领导干部插手干预干部选拔任用、工程建设、执纪执法、司法活动等重大事项的记录材料；纪检监察机关履行监督执纪问责，对干部形成的纪律处分、立案审查等有关结论性材料；公务员考试录用、公开遴选、公开选调中违规违纪行为的处理处分材料等；监管部门针对干部方方面面情况形成的诚信记录材料，人民法院认定的失信信息、删除失信信息及删除原因等个人诚信材料。

第九类：工资、任免、出国和会议代表类材料。

这类材料是反映干部录用聘用、工资待遇审批、经历变更、职级变化、退（离）休退职、出国出境、参加各种代表会议代表资格的审批材料。此类材料又可以细分为四个子类。

工资材料。归入本类的材料主要有：新增人员工资审批表；转正定级审批表；工资变动（套改）表；提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表；工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料等。

任免材料。归入本类的材料主要有：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；在企事业单位签订、解除或终止的劳动合同、聘用合同有关内容的复印件，颁发的聘任通知、聘任书等；干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表及相应考核（察）材料；公务员登记表，参公人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；法官、检察官、司法警察等职务套改审批材料；公务员实行职务与职级并行制度中晋升职级的相关材料；退（离）休审批表；自愿或引咎辞职的个人申请，同意或责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料等。

出国（境）审批材料。归入本类的材料主要有：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件，干部个人的因私出国（境）材料归入第十类。

会议代表材料。归入本类的材料主要有：党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料；委员当选材料；代表登记表等。

第十类：其他可供组织参考的材料。

这类材料是指不属于前九类，但对选人用人具有参考价值、查考利用价值和保存价值的材料。归入本类的材料主要有：健康检查和处理工伤事故材料；录用体检表；工伤致残诊断书；非正常死亡调查报告；毕业生就业报到证；再生育子女申请审批表；干部个人的国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件等因私出国（境）材料；干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等可供组织参考有保存价值的材料。

3.分类应注意的问题

（1）内容分类标准使用广泛，是主要的分类标准，可以避免因材料名称与内容不相符导致分错类别。遇到档案材料内容与名称不相一致或没有档案材料名称时，适宜按照材料记述的内容进行分类。

（2）内容交叉材料的分类。有时候个别档案情况较为复杂，内容涉及多个方面，所以可以根据材料的内容来进行分类。带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类；凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。^[19]

（3）名称分类是分类的辅助方法。名称分类有明确的适用前提，当干部人事档案材料的内容与名称相符、材料有确定的名称时，按照名称分类具有简便、迅速的特点。例如，材料名称是“干部履历表”，此材料应归入第一类；材料名称是“干部任免审批表”，此材料应归入第九类。

（4）无论是内容分类还是名称分类，凡是属于同一问题的材料，都必须归入同一类，不能将其分而治之，要保持干部人事档案材料之间的内在联系。例如，不同历史时期产生的针对同一问题的处分材料，分类时应将它们集中归入同一类。

（二）排序

1.排序的基本要求

排序是指在整理干部人事档案时，对同一类中的文件材料进行系统排序和编号的活动。每类干部人事档案材料，都需要按类内文件的特征、材料相互关系和形成时间进行排列，在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在每份材料的右下角编写页数。

干部人事档案材料共分为十大类，各类材料都有其特点，要求从实际出发，“因类制宜、编排有序、方便利用”地做好排序工作。每一类内的排列应符合以下要求：一是要遵循干部人事档案材料形成规律，维持材料之间的历史联系；二是类内材料的排序既要固定材料的次序，还要便于保管和利用；第三是类内材料的排列应适应干部人事档案“动态性”特征，方便类内新材料的补充调整。

2.排序的基本方法

干部人事档案材料排序的基本方法有三种：时序法、系统法、混合法。

（1）时序法。时序法是按照材料形成时间的先后进行排序，由远及近，依次排列。按照时间顺序排列具有连续性、规律性、稳定性的特点，能够较好地体现客观原则和历史原则，可以较详细地了解干部的成长经历、发展变化和来龙去脉，也有利于新形成材料的补充完善。时序法简便易行，可以单独适用，也可以与其他排序法结合使用。时序法主要适用于第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。以第三类材料排列为例，如表2-1。

表2-1　第三类鉴定考核材料的排列顺序表

（2）系统法。系统法也称主次排序法，是按照干部人事档案材料的主次关系、重要程度进行排列，做到主次分明。系统法主要使用于第五类、第六类、第八类。

第五类和第八类的排列方法基本一致，依次按照“上级批复→结论或处分决定→本人对结论（处分决定）的意见→调查报告→证明材料→本人检讨或交代材料等”顺序排列。

针对第五类政治历史情况审查材料分为一次性审查和多次审查，多次审查中又分为同一问题的和非同一问题的审查情况。如果干部人事档案已经整理过，就按每次审查的整套材料顺延排序；如果重新整理档案，就把新形成的整套材料放在最前面。现将一次性审查、同一问题的多次审查、非同一问题的多次审查形成材料的排列逐一列表，详见表2-2，表2-3，表2-4。

第六类材料在排列时要遵循以下要求：入团材料“先于”入党材料，入团志愿书“先于”其他入团材料，入党志愿书“先于”其他入党材料。具体的排列顺序详见表2-5。

表2-2　第五类政治历史情况一次性审查材料的排列顺序表

表2-3　第五类政治历史情况多次性审查材料的排序顺序表

续　表

备注：①“一次”或“多次”审查，以做了组织审查结论计算。②类号的编制方法，也可以采用5-1，5-2，5-3……的方法依次编号，减少一层号码。本表这样编制是为了更清楚、更条理地表达含义。③证明材料结合其反映主要问题，按照时间顺序排列。④同一问题多次审查材料，若重新整理时，则可将最后一次审查（复查）材料排在最前面。

表2-4　第八类处分与撤销处分材料的排列顺序表

续　表

备注：①类号的编制方法，也可以采用8-1，8-2，8-3……的方法依次编号，减少一层号码。本表这样编制是为了更清楚、更条理地表达含义。②同一问题处分与撤销处分材料的排序，若重新整理时，则可将“撤销处分及复查改正材料”排在“处分材料” 最前面。

表2-5　第六类党、团类材料的排列顺序表

（3）混合法。混合法是按问题结合时间先后进行排列。混合法适用于第四类、第九类材料，即根据第四类、第九类材料的性质，将材料进行二级分类，各自细分为四个子类，每一个子类的材料按材料的形成时间先后进行依次排列。因第四类、第九类材料比较多，采用二级分类的方法，显得层次清楚，也便于查找利用。具体排序详见表2-6。

表2-6　第四类、第九类材料的排列顺序表

续　表(www.xing528.com)

备注：二级子类号的编制方法，也可以采用4-1，4-2，4-3，4-4和9-1，9-2，9-2，9-4的方法依次编号。

（三）编目

1.编目的基本要求

编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程，包括填写干部人事档案案卷封面、填写案卷内档案目录和页码等信息，每一份干部人事档案都不可缺少所包含文件的具体目录。《干部档案整理细则》明确了编目的具体要求：

（1）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。^[20]

（2）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。

（3）“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。

（4）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应加数填写。

（5）书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误。

（6）书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

2.编码

编码包括编写干部人事档案材料的类号和顺序号、编写页码。通过编码，可以固定材料的位置，方便检索和利用。

（1）编写类号和顺序号。即将所有干部人事档案材料按照顺利排列好之后，在每份干部人事档案材料的右上角用铅笔写上类号和顺序号。具体写法是“类号-顺序号”，类号在前，顺序号在后，中间用一横线连接。例如“5-1”，表示这份材料是第五类中的第一份材料，其他以此类推。再如“9-2-1”，表示这份材料是第九类中第二个问题“任免材料”中的第一份材料，其他以此类推。

（2）编写页码。即编写每一份干部人事档案材料的页码。具体做法是：以每一份完整的干部人事档案材料为单元进行编页，按照图书编页法（单面为一页），在每份材料的右下角（反面为左下角）编上页码。材料本身有页码的则按照原有的页码，如果材料中还包含插页，将插页顺着上页编上号码，之后的页码顺编。

3.目录登记

干部人事档案材料完成分类、排序和编写页码工作之后，再按照相关的目录格式，进行目录登记，详细记载档案中每一份材料的情况。档案目录具有这样几个作用：一是具有定位功能，目录能固定干部人事档案案卷内各类档案的分类体系，保持各类内每份材料的排序顺序及其位置；二是具有工具功能，目录能够揭示每份干部人事档案材料的名称、内容、形成时间，是查阅档案内容的索引，能够帮助利用者及时准确地查到所需要的材料；三是具有统计功能，目录是干部人事档案材料登记和统计的基本形式，能检验已归档的材料有无遗失、分类归类及排列顺序有无差错，发现错误后及时予以纠正。因此，要认真编写干部人事档案目录。

目录登记应该放在干部人事档案卷首，正、副本都需要有各自的目录，目录登记要清晰、准确、精炼。干部人事档案卷内目录要按照制定的格式逐栏进行登记，卷内目录一般设置序号、材料名称、材料形成时间、页数、备注等著录项目，具体登记方法如下：

（1）序号，即每份干部人事档案材料所对应的类号和顺序号。类号用汉字数字的“一”至“十”填写；顺序号用阿拉伯数字（1、2、3……）依次填写；第四类、第九类材料中的二级子类号用（一）至（四）填写，单独占一行。需要注意的是，受干部人事档案动态性特征的影响，类与类之间都要留出适当的空格，以备新补充材料的填写。

（2）材料名称，即文件题名，它是干部人事档案材料的内容与形式特征的直接表达和高度概括，是目录登记的核心内容。登记干部人事档案材料名称，应坚持客观记录的原则，做到名副其实、文体相符。在实际目录登记过程中，应注意以下问题：

第一，坚持客观记录的原则，即按照干部人事档案材料的原标题照录，一般不得省略。

第二，对于标题过于冗长的材料，可以适当简化，采用缩写的办法来解决。例如“×××组织关于×××同志更改（认定）参加工作时间的批复” 可以简化为“关于更改（认定）参加工作时间的批复”。

第三，对于没有标题的材料应根据材料的主要内容自行拟定题目，要求自拟的材料名称用语准确、规范精炼，不能太笼统，否则就失去目录登记的意义。自拟的材料名称用“［］”号括住，表示该题目是登记者所加，不是原来的文件题名。

第四，对于标题含义不清、标题与内容不相符的材料，也要照录原材料的题名，并根据材料内容自行另拟题名附后并加“［］”号。

（3）材料形成时间，一般采用干部人事档案材料落款注明的最后时间。^[21]登记材料时间包括年、月、日，一律使用阿拉伯数字、八位数表示，不允许简写。例如2015年5月27日应登记成20150527。在实际工作中，常见的干部人事档案形成时间的确认登记方法如下：

第一，本人直接形成的干部人事档案材料形成的材料，如：个人自传、入党申请书等，以本人书写材料的落款时间为准进行登记。

第二，本人填写并经自传审核盖章或签署意见的材料，如：干部履历表、党员登记表等，以组织最后审核盖章或签署意见的时间进行登记。

第三，证明材料的确认，凡是由单位出具的，以单位签署的时间进行登记；个人出具的证明，以证明人所在单位组织注明意见的时间进行登记。

第四，直接有组织形成的材料，具有审批行政的材料，应以审批单位签署时间进行登记。

第五，复制件以原材料形成时间进行登记，并在目录备注栏上注明是复制件。

第六，对于没有签署时间的材料，应进行进一步的核查，如果能查出，在材料上登记实际情况；确实无可靠依据的，一般不再注明。

（4）页数，仅指每份干部人事档案材料所包含的页数，用铅笔在每份材料的右下角（反面为左下角）编上页码，按总页数填写登记。具体做法是：

第一，对于本身有铅字页码的材料不需要再次编码。

第二，对于本身有铅字页码且材料中含有插页，应按材料的实际内容重新编写页码。

第三，对于无铅字页码的材料，按照图书编页法进行页码的编写，没有内容的页面不需要编码，封面和封底等页面不进行编码。

（5）备注，备注栏填写干部人事档案材料需要解释和说明的情况。例如：以复制件归档的材料，应该在备注栏上注明是复制件。备注应从实际情况出发，坚持“有则注明、无则免之”的原则，做到简洁精炼备注，避免冗长杂乱。

（6）目录登记方式，既可以手写也可以采用计算机进行打印，无论采取哪种目录制作方式，首要前提就是干净整洁，不能使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录，避免错登、漏登或重复等。采用计算机管理的单位，可以将登记好的干部人事档案目录打印出来，也可以把干部人事档案目录信息输入计算机，并建立干部人事档案目录数据库，提高管理水平和服务效能。无论采取哪种登记方式，都要进行认真检查核对，确保目录登记事项与案卷内容、排列相一致。

（四）复制与技术加工

1.复制

复制，是指干部人事档案工作机构结合实际情况，按照原有干部人事档案的实际情况重新制作一份或数份的工作。干部人事档案材料的复制是保护档案原件的一个重要手段，复制能够延长档案材料的寿命，恢复档案材料的原貌；另一方面也是干部人事档案提供利用的一项重要措施，复制为建立副本提供了所需的材料，更能满足利用者的需求。

（1）复制的要求。一是忠实于原件。干部人事档案材料复制件与原件应该在内容上完全一致，外貌形状也完全相似。不允许对干部人事档案原件内容进行综合、增删、修改或手描，也不宜变动原件的外貌。二是复制件不得模模糊糊，必须字迹清楚。三是复制所使用的材料必须经久耐用，有利于长远保存。四是复制件要手续完备。复制件必须注明出处、复制时间，并加盖复制单位公章。这也是复制件归档的基本要求。

（2）复制的范围。干部人事档案材料的复制应严格控制复制的范围，不能随意扩大或缩小，严防因复制工作造成人力财力浪费和泄密失密事件的发生。

第一，建立干部人事档案副本需要复制。干部人事档案副本由正本中主要材料的复制件（或重复件）构成，在实际工作中，正本中的绝大多数材料都是孤本，重份材料很少。因此，复制件是建立干部人事档案副本的主要来源，当建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复制。

第二，抢救干部人事档案需要复制。当档案材料载体变质或字迹褪色不清时，会影响材料的使用价值，就需要及时抢救这些材料，使其“起死回生”。

第三，长期保存干部人事档案所需。因历史和其他方面的原因，档案中存在一些用铅笔、圆珠笔、复印纸等书写的不合格材料，为使这些材料长期保存，就必须对其进行复制。

第四，利用干部人事档案需要复制。复制相关材料是干部人事档案利用工作的重要方式。

（3）复制的方法。复制一般可采用复印、摄影、缩微、抄写、打印、临摹、录音等方式。结合实际工作，以下介绍几种常见的复制方法。

静电复印，它是采用静电复印机复制干部人事档案材料的方法，可以完整准确地保持档案内容和外形的原貌，操作简便快捷，复制效果清晰，是干部人事档案工作机构常用的一种复制方法。凡是原字迹清楚的干部人事档案材料，都可以通过静电复印的方法进行复制。值得注意的是，应尽量减少复印次数，避免档案材料因频繁复印而受到强光和机械性损失；对于复印过程产生的废页，应按规定予以销毁，严防失密。

摄影复制，即照相复制，是采用照相机对原摄影制版，再印刷成复制件的方法，摄影复制能保存档案材料的原貌，规格可大可小，但成本高、效率低、不便装订。摄影复制一般不作为大量档案材料的复制手段，只适用于一些珍贵档案为展览、陈列等目的制作复制。

缩微摄影复制，它是采用缩微摄影机将干部人事档案材料的影像缩小的方式记录在感光胶片上，经过加工制成小型化、规格化的缩微品的方法。缩微摄影复制对干部人事档案原件的长久保存、安全保护和提供利用都有极大功效。缩微摄影还可以与计算机技术、通信技术等相结合，实现档案信息存取、检索和利用的信息化。

抄写打印，它是指用手工抄写或打印将原件内容复制下来的方法，是在没有静电复印机或其他装备条件下，采用的一种简便易行的措施，在过去为抢救档案材料、建立档案副本发挥了重要作用。抄写打印不能保存档案原件的面貌，抄写打印过程中也容易发生差错，降低了档案材料的可信度，现在技术条件下，不适宜采用此种方法。

2.技术加工

技术加工，是指在保持档案历史原貌和不损害干部人事档案材料文字内容的基础上，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工，使档案材料的寿命得以延长，为干部人事档案材料的装订、保管和利用提供便利。《干部档案整理细则》规定了技术加工的主要方法，为技术加工提供了行动指南。技术加工的方法主要有：档案修裱、档案修复、加边、折叠与剪裁。

（1）档案修裱，它是以糨糊做胶黏剂，运用修补和托裱的方法，把选定的纸张补或托在档案文件上，以恢复或增加强度、提高耐久性的一项档案修复技术。实际工作中，干部人事档案修裱的主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、胶纸粘贴等。^[22]

（2）档案修复技术，它是对已经损坏或不利于永久保存的档案材料进行处理，以恢复原来的面貌，提高耐久性。包括去污、去酸、加固、字迹显示与恢复。

（3）加边，它是在不得压字和损伤材料内容的前提下，对周边空白处过少或者纸张破损且没有合适装订位置的档案材料，在装订线旁另外加一张白纸，或者在另一边对纸张进行包边保护，保证材料在打眼装订的时候，不会导致材料里面的内容受到损害。按照相关规定，干部人事档案材料采用国际标准A4纸型，档案材料左边应留有25 mm的装订边。凡是装订边过窄、纸张不结实或者没有留规范的装订距离的材料都需要另外进行加边，以更好地保护档案。这种方式主要分为粘贴加边和缝纫加边两种类型，粘贴加边的方法与裱糊方法相同，缝纫加边是用缝纫机把加边纸和材料缝合起来，一般一份材料单独进行缝合，不能同时将几份材料缝合在一起，防止需要补充材料时不易拆开。^[23]

（4）折叠与剪裁，折叠，是对纸面积过大，但是裁剪起来不方便的材料采取的技术处理。凡是超出A4纸张的大小且不适合进行裁剪的材料，只能采取折叠的方式。在具体折叠过程中，要根据实际材料的特点，选择合适的折叠方法，例如横折叠、竖折叠、横竖交叉等方式。在折叠时，尤其要注意不能遮挡了材料上的文字和内容，在折叠完成之后，整个纸张要平整，案卷要整洁，其中的内容和照片不能影响阅读。多页折叠时，要错开每张页面的折叠线，避免整个案卷不平整，某个部分过于突出。裁剪，是在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，对超出A4纸型规格的档案材料酌情进行剪裁的一种技术方法，目的是让材料整齐和美观。实际工作中，裁剪工作耗时、低效且容易使档案材料受到损伤，应尽量少采用。

（5）拆除金属物，在档案整理过程中，应该将档案材料上的大头针等金属品拆除，防止档案长时间保管之后，金属氧化、锈化对材料造成伤害。

技术加工是不得已而为之的一种辅助手段，目的是延长档案的寿命、便于保管利用。在技术加工过程中，一要坚持切实维护干部人事档案的历史原貌不受侵害的原则；二要尊重和维护干部人事档案材料的原始记录性，切勿舍本逐末，切忌为了追求整齐美观而对档案内容和外观造成损坏。

（五）装订验收

1.装订

装订，是指为了巩固干部人事档案分类、排序、技术加工、编目的成果，将零散的干部人事档案材料加工成卷（册）的工作，它是干部人事档案整理的一道重要工序，对干部人事档案的保护和利用大有帮助。每个干部的人事档案都需要单独整理成卷，正本、副本应分别装订。装订后的干部人事档案，目录放置在卷首、材料排列顺序与目录相符、卷面整洁、全卷整齐平坦、装订结实实用。

（1）将目录与材料一一对应起来进行核对，保证页码正确，避免页面缺失或者位置摆放不正确。

（2）根据干部人事档案材料的具体内容，选择合适大小的档案盒进行放置，一般档案盒为A4纸型，分为310×225×25 mm、310×225×35 mm和310×225×45 mm三种。^[24]正本材料过多的，超过选用的干部人事档案卷盒规格的，可以分卷装订，形成正本分册。分卷装订可以采用“延续法”和“提取法”两种形式，并注明正本（一）、正本（二）……正本（一）中要登记总目录，并且在相应的类别栏内注明第几类材料在第几分册，方便查找利用。无论采取哪种形式，都要保持干部人事档案内容的有机联系，同一类的材料必须在同一卷内，不得分离。

（3）把全卷材料理齐，材料条件好的应做到四面整齐进行装订，条件较差的以装订线一边和下边两面为齐进行装订。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔。

（4）一律使用A4纸型规格的干部人事档案卷盒和档案袋，档案卷盒上须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。书写或打印好干部人事档案标签后，按要求粘贴在档案卷盒的脊背上。

2.验收

验收，是对装订后的干部人事档案进行全面系统地复查和审核，验收合格后方能入库。验收是整理工作的最后一道工序，一般由主管领导和熟悉业务、责任心强的同志来做，是保证干部人事档案质量的最后一次把关。验收方法可以采取自我检查和互相检查相结合的方法，最后由验收人员进行最终审核，在检查时主要参考这样几个标准：

（1）核对卷内的档案材料是否属于干部本人；归入的材料是否符合有关要求，有无该剔出而未剔出的材料。

（2）核对材料分类、排序是否准确，内容交叉的材料前后归类是否一致，类内材料的排序是否准确有序。

（3）检查正、副本分工是否准确及正本分册是否合乎要求。

（4）检查需要复制的材料有无遗漏掉，复制件是否符合要求。

（5）目录登记与实际材料是否相符、字迹是否工整清楚，类号、材料名称、形成时间、页数登记是否准确一致。

（6）检验金属物是否拆除及材料的技术加工是否符合标准。

（7）检查装订是否整齐美观、结实耐用，有无损字压字、掉页现象，卷盒书写是否规范整洁。