干部人事档案概述及重要性

（一）干部人事档案的定义

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。^[19]干部人事档案包含以下几方面内涵：

1.干部人事档案的来源

干部人事档案的来源是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在教育培养、选拔任用、监督管理干部和评鉴人才等工作中形成的干部人事档案材料。

2.干部人事档案的范围和形式

只有符合法律规定的，内容真实准确、手续齐全完备、载体使用规范的，记载干部个人德、能、勤、绩、廉等内容的文件材料才属于干部人事档案的范围。干部人事档案的形式，即干部人事档案在现实中的具体存在形式、主要的载体形式有纸质档案、照片档案、声像档案、电子档案等类型。

3.干部人事档案的价值

干部人事档案的价值是指干部人事档案对国家、社会或个人的有用性。干部人事档案是干部个人经历和德、能、勤、绩、廉等情况的历史记录，是新时代党的重要执政资源，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分。

4.干部人事档案的基本特征

干部人事档案是以个人为单位组成专卷（册）集中保存的。各级党委（党组）和组织人事等有关部门按照有关规定和要求，收集反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的干部人事档案材料，经过鉴定、审核和归档，以干部个人姓名为基本特征立卷整理，形成干部人事档案。

5.干部人事档案的本质属性

干部人事档案的本质属性是原始历史记录，是反映干部个人德、能、勤、绩、廉等情况的历史记录材料，要求干部人事档案真实可靠。真实性要求干部人事档案材料从来源、内容和形式等方面都必须真实可靠，严禁干部人事档案涂改造假。真实性是干部人事档案的生命线，事关组织人事部门对干部人才的全面了解、考察、培养和正确使用，事关干部个人价值的实现，事关干部人事档案价值的实现。

（二）干部人事档案的特点

1.现实性

现实性是指干部人事档案直接为现实的干部工作服务。干部人事档案以干部个人为单位组成专门卷（册）集中保存，由记述和反映干部个人的德、能、勤、绩、廉等内容的文件材料组成，能够反映和展现干部的各方面历史情况和现实表现，为各级党委（党组）和组织人事等部门正确选拔任用干部提供重要依据。维护干部人事档案的现实性，要求干部人事档案管理部门必须尽可能全面地收集干部多方面的人事档案材料，及时补充收集新形成的干部人事档案材料，使干部人事档案能够综合反映干部的历史面貌和现实表现，增强干部人事档案服务现实工作的效能。

2.真实性

干部人事档案是干部个人德、能、勤、绩、廉等情况的原始历史记录，应该如实反映干部个人的历史情况。真实性要求干部人事档案必须真实可靠，严禁干部人事档案涂改造假。“档如其人”“阅卷见人”是对干部人事档案内容真实性的准确反映。维护干部人事档案的真实性，要求干部人事档案管理部门收集归档的每一份干部人事档案材料来源清楚、内容准确、形式规范。档案真实是干部人事档案能否发挥作用的基础和赖以存在的前提，是干部人事档案的生命线，事关干部人事档案价值的实现。

3.完整性

完整性是指干部人事档案的内容能够反映干部的全部历史面貌和情况。完整的干部人事档案内容应包含个人履历、自传、考核考察、学历学位、职称评聘、教育培训、发明创造、政治历史、党团、奖惩、转正定级、工资晋升变动、干部任免等方面的情况。维护干部人事档案的完整性，要求干部人事档案管理及时地、经常地将反应干部变化的干部人事档案材料收集归档，不断增加新的档案内容，使干部人事档案更完整全面，能够反映干部的历史全貌和现实表现，能够为组织、人事等部门正确选拔使用干部提供更加全面的档案信息服务。

4.动态性

动态性是指干部人事档案始终处在运动变化发展的状态。动态性主要表现：一是干部人事档案内容的新增性。随着干部工作发展和干部个人情况变化，干部人事档案数量与日俱增，内容日益丰富，需要不断地收集、补充和完善新产生的干部人事档案材料。二是干部人事档案的流动性。干部人事档案会随着干部管理权限的变化而变化，随着干部的晋升、辞职、调动等原因，干部人事档案需要及时转递至干部新的管理部门，做到“档随人走”。三是干部人事档案检索信息的调适性。干部人事档案检索信息需要随着干部政策变化、干部人事档案内容的变化及干部个人情况变化而进行相应的调整更新。

5.保密性

保密性是指干部人事档案是具有秘密性质的档案，只能由组织上掌握与保存。干部人事档案的内容记载了不同级别的干部在不同历史时期的德、能、勤、绩、廉等方面的情况，涉及干部个人的工作生活经历、奖励、惩处等私密信息，处于维护党和国家安全利益、公共利益和公民个人隐私的需要，干部人事档案在一定时期和一定范围内具有机密性，只能由组织上保存和掌握，严禁私自泄露、扩散，特别是领导干部、著名的专家学者、知名人士，其干部人事档案的保密性更强。维护干部人事档案的保密性，要求牢固树立保密观念，在日常工作中建立严格的保密制度和提供利用的审批手续，确保干部人事档案在实体上和政治上的绝对安全。

6.权威性

权威性是指干部人事档案是经组织、人事部门审查认可或本人签名盖章的材料，一般都比较真实可靠，具有很强的说服力和较大的权威性。干部人事档案主要来源于各级组织人事部门的干部人事管理活动，是严格按照有关的范围和要求建立的，是记述反映当事人真实情况的第一手资料，具有较高的可信度。相比其他信息，干部人事档案材料内容具有较高的可靠性和权威性。凡属归档材料必须符合有关政策要求，必须由相关专业部门进行审核，确保其真实性和权威性，要求干部人事档案管理部门要依法从严管理干部人事档案，坚持原则标准，不为“权”“利”诱惑，坚决抵制各种篡改、造假等情况的发生。

（三）干部人事档案的形式和内容

1.干部人事档案的形式

干部人事档案的形式是指干部人事档案的外在形态和内部结构，具体指的是按照什么样的结构和方式将干部人事档案材料组合成干部人事档案。

干部人事档案的外在形态，随着干部人事档案工作的发展变化而不断调整完善，经历了一个从零散、杂乱到完整、规范的演变过程。(www.xing528.com)

（1）零散杂乱阶段。干部人事档案自抗战时期产生到中华人民共和国成立初期，基本上是以“袋”为单位、零散地杂乱堆放，材料规格不一，没有固定格式，存放没有条理；中华人民共和国成立初期的干部人事档案多以干部姓名为特征，每人一袋，按袋进行保管和利用。

（2）探索尝试阶段。1956年9月，中央组织部印发《干部档案管理工作的暂行规定》，要求干部档案要用特制的干部档案封皮、目录、隔页纸等装订成以“干部姓名”为特征的专门案卷（册），档案材料较多的专门案卷可以装订成两册或数册。随后，各地对干部人事档案进行整理，将干部人事档案装订成专门案卷；根据工作需要，地委以上管理的干部还建立干部人事档案正本和副本，正本又分为主件和附件。1964年前后，各地还建立了干部人事档案简本。粉碎“四人帮”后，各地进行了大量的拨乱反正工作，对“文化大革命”期间受迫害的干部进行复查，形成了复查卷。在一定的历史条件下，这些探索和尝试，推动了干部人事档案工作的发展，初步达成了材料集中、分类合理的要求，但干部人事档案的形式仍欠规范和科学。

（3）规范统一阶段。随着1980年《干部档案工作条例》《关于加强干部档案工作的意见》等法规文件的出台，进一步明确干部人事档案的基本形式是以现职干部个人为单位、干部姓名为特征整理装订起来的反映干部个人经历和社会实践记录的专门案卷，干部人事档案的具体形式是正本和副本，明确正本和副本的材料归档范围，取消了主件、附件、简本、复查卷；附件二《干部档案封皮、档案袋样式和规格》对干部档案封皮（封面与封底）、档案袋样式和规格做出统一规范，使干部人事档案形式做到规范统一、样式规格统一。凡新制印的，一律按照统一规格样式制作。

（4）完善提高阶段。1991年《干部档案工作条例》正式颁布，对干部人事档案正本和副本的内容及干部人事档案卷皮、档案袋的规格、样式等做了修订和完善。一是干部档案材料须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。二是附件一《干部档案卷皮、档案袋样式和规定》对干部档案卷皮、档案袋的规格、样式做出具体规定，将“封皮、封面”变更为“卷皮、卷面”，仍沿用之前规范规格。

（5）新型档案卷夹。干部人事档案卷盒是伴随干部人事档案工作实践产生的一种新型档案装具，具有外形美观、防虫防霉、不褪色、方便使用、长期保存等诸多优点，最后被广泛应用于我国人事档案存放中。1996年12月，《干部人事档案工作目标管理考评标准》将是否使用中组部推荐的新型档案卷夹列为干部人事档案工作达标升级二级标准中的一项指标。2009年7月，《干部人事档案材料收集归档规定》中对档案材料载体进行了重新设定，把公文用纸作为档案材料的一种，由此，档案材料用纸分为16开型（长260毫米，宽184毫米）和A4型（长297毫米，宽210毫米）两种。2012年6月，《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》对干部人事档案用纸、干部人事档案卷盒规格、干部人事档案袋规格和样式做了新的调整规定（详见图1-1，1-2，1-3）：一是档案名称由原来的“干部档案”改为“干部人事档案”。二是干部人事档案材料和目录的载体由之前的16开型或国际标准A4型纸型调整改为全部按照A4标准。三是档案包装盒也要严格按照A4纸的标准进行制作，档案材料的主要内容，例如：档案封面、档案目录以及自传等全部使用A4纸型，同时所有材料纸页左侧预留宽度为2.5 cm的装订区域，档案相关内容的材料、目录以及封面左侧边缘对齐使用装订机进行装订，装订孔的数量为3个，其中上中孔间间距严格控制为83 mm，下孔高度严格控制在54 mm，装订机孔的直径为5 mm。如果档案中有非A4标准的材料，则应该单独放置，不需要进行装订。按照方案材料的规格，档案盒分为310×225×25 mm、310×225×35 mm和310×225×45 mm三种，卷盒设3个装订立柱，装订立柱中心距左边内沿15mm，下装订立柱距卷盒底边54mm，中间装订立柱距上、下装订立柱（从装订立柱中心算起）83mm，装订立柱直径为4 mm。卷盒背脊标签规格相应调整为310×22mm、310×32 mm和310×42 mm三种；干部人事档案袋规格按照A4纸型相应调整为：320×235×30 mm、320×235×40 mm和320×235×50 mm三种；干部人事档案专用打孔机孔径为5 mm，不符合标准的须进行调整或更换。^[20]

图1-1　A4纸型档案材料打孔样式

图1-2　干部人事档案规格和样式

注：“干部人事档案”字样为楷体72磅，“正本”字样为小初号宋体，颜色为正红色；卷盒为浅黄色

图1-3　干部人事档案目录

干部人事档案内容比较丰富，通常由档案封装盒、档案封面、目录、自传、履历等材料组成。不管哪一种档案材料，都要经过认真审核鉴别，准确分类，逐份编写档案材料目录，最后整理装订成卷。整理好的干部人事档案，目录在卷首，干部人事档案材料排列与目录相符。

2.干部人事档案的内容

根据《干部人事档案工作条例》，干部人事档案分为正本和副本，正本和副本是干部人事档案的两种外在的具体形式。干部人事档案的内容，是指干部人事档案正本和副本所包含的内容。

（1）干部人事档案正本，是指由历史地、全面地反映干部情况的材料构成的档案。干部人事档案正本是以干部入团、录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础建立的，内容包括干部的履历类材料，自传和思想类材料，考核鉴定类材料，学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料，政审、审计和审核类材料，党、团类材料，表彰奖励类材料，违规违纪违法处理处分类材料，工资、任免、出国和会议代表类材料，以及其他可供组织参考的材料。^[21]

（2）干部人事档案副本。干部人事档案副本，是指干部人事档案正本主要材料的复印件构成的档案。干部人事档案副本由干部所在单位或者协管单位干部人事档案工作机构根据工作需要建立并且负责管理，可以建立干部人事档案副本的干部范围是副处级或者相当职务以上干部。^[22]建立干部人事档案副本不是强制性要求，干部所在单位或者协管单位根据工作需要，对副处级或者相当职务以上的干部可以建立干部人事档案副本，也可以不建立干部人事档案副本。

（四）干部人事档案的地位与作用

1.干部人事档案是党和国家的一种重要特殊财产，其所有权、使用权、收益权和处置权都属于党和国家所有

干部人事档案是新时代党的重要执政资源。坚持和加强党的全面领导，是做好干部人事档案工作的最高原则。创建于延安时期的干部人事档案，是我们党创造的独特财富，反映着干部的成长轨迹、重大事件和生平事迹，涉及政治、经济、文化等多个领域，数量巨大、内容丰富，蕴藏着大量珍贵史料，为研究党和国家人事工作、撰写史志、编写人物传记、进行革命传统教育和爱国主义教育提供珍贵的文献资料。通过对干部人事档案信息资源进行统计分析和研究，能够发现干部队伍的总体变化情况及发展规律，为建设高素质的干部队伍提供准确、有价值的信息参考。

干部人事档案是国家档案的重要组成部分。国家档案，顾名思义就是所有档案的总称，是在国家、社会以及个人活动的过程中形成的，归国家所有的，由国家集中统一管理的，具有政治、经济、文化、教育等价值的一切档案的总和。^[23]1956年4月16日，国务院公布《关于加强国家档案工作的决定》，明确规定国家档案的范畴：“国家的全部档案，包括中华人民共和国成立以来各机关、部队、团体、企业和事业单位的档案，中华人民共和国成立以前的革命历史档案和旧政权档案，都是我国社会政治生活中形成的文书材料，都是我们国家的历史财富。”^[24]干部人事档案的形成是一个长期的过程，干部人事档案是按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部工作中形成的历史记录，具备国家档案的特征，是国家档案不可或缺的重要组成部分。

干部人事档案属于党和国家所有。干部人事档案是党和国家的一种重要特殊财产，所有权不属于单位，也不属于干部个人，干部人事档案的所有权、使用权、处置权以及收益权等都属于党和国家所有，任何单位和个人都无权占有或任意处置干部人事档案。但是，党和国家可以根据有关法律规定，授权干部人事档案管理部门管理、使用和保存干部人事档案，开展干部人事档案工作。^[25]

2.干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础

干部人事档案产生于干部人事工作，同时又服务于干部人事工作。干部人事工作的根本任务是按照党的干部政策，知人善任，选贤举能，推进干部队伍革命化、年轻化、知识化、专业化建设，为新时代中国特色社会主义伟大事业提供组织保证。知人是善任的前提，必须对干部进行历史地、全面地考察了解。干部人事档案是反映干部个人经历和德、能、勤、绩、廉等情况的历史记录材料，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要依据，是干部人事档案工作赖以存在和发展的基础。《党政干部选拔任用工作条例》将查阅干部档案作为考察党政领导职务、拟任人选的必经程序，充分发挥干部档案在考察任用工作中的基础性地位，并将已经任职的党政领导职务人员的任前考察材料归入个人档案，丰富了干部人事档案内容，也为科学精准选人用人提供重要依据。

3.干部人事档案是维护干部人才合法权益的重要依据

干部人事档案记载了干部履历、自传和思想、考核鉴定、学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类，政审、审计和审核类，党、团类，表彰奖励类、违规违纪违法处理处分类，工资、任免、出国和会议代表类及其他可供组织参考的材料。^[26]不仅是组织了解考察和正确选拔使用干部的重要依据，而且与干部人才生活和切身利益密不可分，是正确解决干部人才切身利益问题、维护干部人才合法权益的重要凭证。近年来，干部人事档案越来越多地服务于干部人才个人及其利害关系人，在解决干部个人晋升职称职务、攻读学历学位、办理财产公证、解决生活待遇、落实干部政策、澄清个人问题、确定离退休待遇、进行遗产继承、撰写史记和人物传记等有关工作中，干部人事档案发挥的凭证作用越来越重要。通过利用档案可以帮助干部维护自身的合法利益。《干部人事档案工作条例》开创性地提出维护干部个人合法权益利用档案的途径和要求，明确规定：“干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。”因此，干部人事档案在维护干部人才合法权益方面具有重要的法律信证作用。

4.干部人事档案是社会信用体系的重要组成部分

社会信用体系是国家社会治理机制的重要内容，其核心价值在于弘扬诚信文化，惩戒失信。完整的社会信用体系由公共信用体系、企业信用体系和个人信用体系构成，其中个人信用体系是基础，是社会信用体系必不可少的组成部分。中共中央组织部《关于完善干部人事档案材料的通知》，将“纪检监察机关出具的关于干部经查确有问题不宜使用、不适合担任现职等情况的意见，国有企业领导人员廉洁从业结论性评价等廉洁情况材料，针对干部出现的失信以及违纪违规等行为有关部门出示的监管记录材料，对于被执行人由法院认定的失信信息、删除失信信息及删除原因等个人诚信材料”纳入干部人事档案的收集范围，进一步丰富干部人事档案内容，进一步发挥干部人事档案在社会信用体系构建中的记忆功能、揭示功能和预警功能。《干部人事档案工作条例》明确：“干部人事档案是社会信用体系的重要组成部分”，将干部人事档案与社会信用体系建设联系起来，作为干部考核、任用、奖惩和评判干部个人道德品行的重要依据，不仅关乎个人的自身形象，还关乎党和政府的形象和威信，有助于进一步完善社会信用体系。