（一）人事档案的定义
什么是人事档案，这是研究人事档案工作的首要问题和逻辑起点，具有非常重要的基础性作用。我国最为普遍的档案种类划分，是把档案划分为文书档案、科技档案和专门档案三大类别。人事档案是专门档案的一种，是国家重要的档案资源。专门档案是指在机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业活动中，为了实现相关的职能而形成的具有比较稳定的文件格式和各自管理方法的各种门类档案的总称。[4]档案界学者在论著中对人事档案的概念进行研究，主要表述如下：
王法雄观点：“凡是记述和反映某人经历和德才表现等情况的档案，就是人事档案。”[5]
吴宝康观点：“专门档案的一种。人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。主要有干部档案、工人档案和学生档案三种。”[6]
朱玉媛观点：“人事档案是在组织人事管理活动中形成的，经组织审查或认可的，记录、反映个人经历和德能勤绩的，以个人为单位立卷归档保存的文字、音像等形式的档案。”[7]
邓绍兴观点：“人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。”[8]
虽然研究者表述不同，但对人事档案核心要素的理解和把握是一致的：一是人事档案的来源——人事档案主要来源于组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门的人事管理活动；二是人事档案的范围和形式——人事档案主要由记述和反映人员经历和德、能、勤、绩等情况的文件材料组成，载体形式主要有纸质档案、照片档案、声像档案等；三是人事档案的价值因素——人事档案是已经完成文书处理程序、手续齐全完备、具有使用价值和保存价值的文件材料；四是人事档案的基本特征——人事档案是以个人为单位组成专卷（册）集中保存的；五是人事档案的本质属性——人事档案是原始历史记录。
从以上观点看，学者们对人事档案的研究和认识在不断加深，定义日趋完善。《档案管理学（第三版）》国家级规划教材采用第四种观点，笔者通过对比分析，认为邓绍兴所阐述的观点最为准确：人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，记录和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。
（二）人事档案的分类
人事档案可以从不同的角度划分不同的类型。我国人事档案最基本、最常见的分类是根据人员职业属性的差异性将其分为干部、军人、工人以及学生四种基本类，其中干部档案和工人档案是人事档案的主体。随着经济体制与政治体制变革，特别是公务员制度实施和人才市场的建立，传统的人事档案分类模式受到冲击，人事档案类型呈现出多元化、复杂化的特点，对人事档案体系的重新构建以及对人事档案的管理改革探索实践逐步展开。人事档案可以从不同的角度和标准进行划分：
1.按照工作单位的性质，可划分为党政军机关人事档案、企业单位人事档案、事业单位人事档案、流动人员人事档案等。[9]
2.按照职责和专业，可划分为公务员档案、专业技术人员档案、职工档案以及学生档案等。
3.按照人员管理权限，可划分为中管人员档案、省部管人员档案、市厅管人员档案、县管人员档案、乡管人员档案等。
4.按照载体形式，可划分为纸质人事档案、磁质人事档案、光介质人事档案、电子版人事档案等。
（三）人事档案的特点(www.xing528.com)
人事档案是一种专门档案，既具备档案的社会性、历史性、确定性、原始记录性等共性特征，还具有自己独特的个性特征。档案界学者在论著中对人事档案的性质特点进行研究，代表性观点如下：
1.王英伟认为，“人事档案与普通管理学性档案（文书档案）相比有诸多共性特征，如原始性、记录性、回溯性、知识性和信息性，部分档案内容的机密性、凭证性和参考性、定向积累性、有机联系性。人事档案和其他专门档案一样，也具有专业性、现实性、独立性、规范性、准确性。人事档案自身独特的性质主要表现为：形成目的的特殊性、档随人走的动态性、积累内容的隐私性。”[10]
2.朱玉媛认为，“人事档案主要有集合性、认可性、专门性、现实性、独立性、真实性、机密性、权威性、现实性、动态性等属性。”[11]“现代人事档案具有以下主要特点：人事档案内容更加丰富全面；干部档案是人事档案的主体；流动人员人事档案规模逐渐增大；高校及企业人事档案中个人身份逐渐淡化；人事档案的作用范围更广。”[12]
3.邓绍兴认为，“人事档案的个性（特点）主要有：现实性、真实性、动态性、保密性、专业性和权威性。”[13]
4.李晓婷认为，“人事档案具有现实性、真实性、动态性、机密性和专门性的特点。”[14]
综合上述研究观点，我们认为人事档案的个性特征表现为：专门性、现实性、真实性、动态性、权威性和保密性。
（四）人事档案的作用
人事档案对于人事活动、人事管理等具有积极的作用，这种影响可以根据社会发展、需求变化呈现出多种形式。关于人事档案的作用，档案界学者在论著中从不同视角进行了总结，表述如下：
1.王法雄认为：“人事档案是历史地、全面地了解一个人的必要手段，是人事工作不可缺少的重要工具；是确定和澄清个人有关问题以及正常的政治审查的凭证；是研究和撰写各类历史传记的珍贵资料。”[15]
2.陈潭认为：“从公共管理的视角对传统计划经济形态下的人事档案的作用进行认定，人事档案作为一种公共管理工具，充分体现了国家安全与官吏管理的有效性，它的存在为庞杂的公共事务管理和复杂的人事任免更替找到了依据，对中国几十年来经济社会发展和国家的安全稳定起了不可言喻的作用。”[16]
3.邓绍兴认为：“人事档案是组织、人事、劳动工资不可缺少的依据；为开发人才、使用人才、进行认定预测及制定人才计划提供准确的信息；澄清问题的可靠凭证；维护个人权益和福利的法律信证；是推行和贯彻公务员制度的重要手段；是组织与干部直接联系的纽带；是组织、人事、劳动（人力资源管理）工作者记忆的工具；对人事工作有规范、检查和监督的作用；是进行科学研究，特别是编写人物传记和专业史的宝贵史料；是宣传教育的生动素材。”[17]
4.朱玉媛认为：“人事档案是考察和了解人才的重要依据；是落实人员待遇和澄清人员问题的重要凭证；是开发、使用人才及人才预测的重要手段；是推行和贯彻国家公务员制度的重要依据；是人力资源管理部门对求职者总体与初步认识的工具之一；是大中专毕业生走向社会必备的通行证之一；是维护个人权益和福利的法律信证；是研究和撰写各类史志及人物传记的重要材料。”[18]
综合上述观点，学者们对人事档案的作用表述详简不一，但内涵一致。王法雄老师的观点包括人事档案对人事工作、相对人、社会史料积累所产生的重要作用。陈潭老师从公共管理视角认定人事档案的作用，研究视角独特，为人事档案改革发展提供思路。朱玉媛老师与邓绍兴老师观点相似，总结具体全面。邓绍兴老师从十个方面对人事档案的具体作用进行归纳，比较集中和主要地表现在人事档案对行政、业务、文化、法律、教育等方面的作用，观点比较全面。随着社会实践发展和人们认识的深入，人事档案的具体作用还将不断被发现挖掘。
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