由于藏书的私人属性，中国古代私家藏书采取的基本上都是封闭式的管理，只是程度深浅不一而已。而天一阁往往被视为保守的封闭式管理的代表。天一阁的管理制度可以用十六个字来概括，即“以水制火，火不入阁；代不分书，书不出阁”。天一阁不仅从思想意识上、象征意义上取“以水制火”之意，在实际行动中则凿池备水，在制度上更有严格规定。虽然430多年过去了，“烟酒切忌登楼”的大字禁牌仍赫然在目。据记载，清光绪三十四年（1908），缪荃孙随其内兄宁波太守进天一阁看书，约了两次，虽获准登阁，但“约不携星火”。在天一阁的防火制度面前，人人平等，连太守也不例外。
天一阁在“代不分书，书不出阁”上也执行得十分严格，规定得十分详细。范钦在弥留之际，就表达了书不可分的意愿。据全祖望《天一阁藏书记》记载：范钦分家时，以为书不可分家产分成两份，一是一楼藏书，一是万两黄金，由大儿子范大冲和次儿媳选择（次子早范钦而去）。大冲毫不犹豫地选择了藏书，并进一步明确藏书不分，为子孙共有橱锁钥，分房掌握；禁以书下阁梯，非各房子孙齐，不开钥。并制定了严格的处罚标准：子孙无故开门入阁者，罚不与祭三次；私领亲友入阁及擅开橱门者，罚不与祭一年；擅将书借出者，罚不与祭三年。若进一步犯规，至典鬻偷卖书籍，则永行摈逐不与祭。在中国封建宗法社会中，“罚不与祭”是一种相当严厉的处罚，往往被视为奇耻大辱。若一旦被处罚，则终生难抬头。因此这一制度也得到了较好的执行。
天一阁的管理制度在道光九年（1829）时得到了进一步修正，规定得更加严密、完备（见附件）。虽然天一阁图书在清代中叶以后散佚很多，但其严密的管理制度还是在一定程度上保护了古书，使阁书不致流失殆尽。(www.xing528.com)
范氏天一阁禁牌
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