打造完美知识库，律师实务提升

在了解何为高效办公后，我们已经知道了高效办公的好处，那么是不是就可以迫不及待地准备规划自己的办公，打造属于自己的高效办公了呢？其实高效办公的工作方式有很多，每个人也有属于他自己的高效办公行为，只要你认为这些行为能帮助自己进行高效办公，那它就是一个高效办公的行为，可能这个行为只专属于你个人。比如以前我在准备司法考试时，曾有一位同学他在背书的时候喜欢听着轻音乐，问其原因被告知其在听音乐的同时能让自己更专注于背诵，效率更高。而有的人则认为在背书的时候四周环境一定要安静无声，不能有一丝杂音，否则无法冷静背诵。而这个音乐，就是你专属的高效行为。在本节中，我将介绍两个认为对于律师而言比较高效的行为，供大家参考。首先是打造专属你的知识数据库。

（一）知识数据库的意义

现代律师相比起以往的律师，最大的核心优势在哪里？信息透明化。法律法规上万条，再加上各地方政策，可以说你光读所有法条都要用上不少的时间。在以前，律师需要常备各种法律法规数据，用于法条查询，老律师还好，如果是新手律师，可能需要花费大量时间进行查找工作。如果碰到地方性政策或者部门红头文件之类的，甚至要想办法跑到各部门去查询，还四处碰壁，十分艰难。而现在，我们查找各类信息，只需要你动动手，网络上铺天盖地的信息就会向你涌来，分分钟就能查到你想要的资料，十分方便。但这只能称之为快捷，而不能定义为高效。高效是什么？高效是你搜索一个知识点，呈现出来的不仅仅是你搜索的内容，而是将以该内容为核心所有关联该内容的知识点都呈现在你面前，不用你再扩展搜索。要实现该目的，就目前阶段的互联网技术还无法实现，那怎么办？靠自己的数据库。这就是我们打造自己知识数据库的意义之一。

除了上面所说的作用，打造属于自己的知识数据库还具有其他好处，比如说，这个知识库是伴随你一生的，是独属于你一个人，独一无二的知识宝藏。在知识数据库中，除了法律法规，还有着其他内容，比如各类法律文书、优秀文章等等。这些内容哪里来？其实都是我们经过多年的工作后慢慢积累起来的。如果用金钱来比喻，也许有的人会说，我有能力，我不需要存钱，我可以从各个行业将钱赚回来，但即使你再有能力赚钱，那也得付出劳动、付出时间来换取同等的金钱价值。而如果你自己有一个小金库呢，你只需动动手，就可以把里面的钱取出来，试想谁更方便？更何况知识积累与金钱积累有着很大的不同，那就是知识积累是永久性的，是取之不尽的。

（二）如何打造知识数据库呢？

1.选择一款合适的软件

现代化办公已经从纸质化全面推行到电子化，我们几乎可以在一台电脑上完成所有办公，理论上甚至可以在手机上全部完成。所以我们的数据库当然也是用电子化来建立。我个人则选用一款国外的软件，在国内被翻译成“印某笔记”，将所有的知识文件上传至该软件。也许有的人喜欢用word的形式对文章进行保存存放于电脑里，那是否可以呢？那当然也是可以的。只是我们除了打造知识库外，亦同样讲究以后使用时的效率。保存在电脑里，会有两大不方便，一个是你每次需要打开多重文件进行查找，需要打开多个word进行查看内容，比较繁琐，另一个就是你无法做到电脑不在身边时进行随时随地地调用查看数据库，而软件则刚好相反，你只需要打开一个软件，通过点击预先设置好的名称就可以查看全部文档，还可以通过查找关键字等方式来调用，效率大幅度提升。同时大部分软件支持手机、平板电脑查看，实时同步，且跨平台同步，可以让你的知识库随时“跟”在你身边。

2.科学管理知识库文档

虽然我们运用软件来管理，但文档管理方式从古至今都是不变的，那就是分级分类管理。而且这个分级分类管理我们需要从刚开始建立知识库时就进行建立。否则等你文件多了再进行分类，你会发现之前的文件想进行分类几乎无从下手。我举几个常用的分类方法：(www.xing528.com)

案件管理：专门用于对诉讼、非诉案件进行文档管理，包括案件材料、相关法律法规、案件进度等。在该类下还可以细化分类，比如民事、刑事、非诉等等。

案例管理：专门用于搜集平日里查找的相关案例，对其进行标注后存放其中。同样的，你愿意的话也可以进一步细化案例类别。

法律法规管理：专门用于相关法律法规、红头文件、政策等内容的存放，你可以放一些常用的法律规定，比如物权法、合同法等等，我个人更主要的是用来放一下比较少见、运用比较少的规定。

法律总结：专门用于存放你个人对法律的一些总结性、归纳性文档。

模板管理：专门用于存放你平日里用得到的一些优秀的模板性文件。

以上只是我个人的一些分类，你也可以根据自己的喜好、见解、习惯进行文档分类管理，这没有一定的标准，只要适合你自己即可。另外提供一个小妙招，我存放在软件里的每一个文档，我都会为其设置一个甚至好几个关键字，毕竟知识库里内容一多，即使你分类再科学，也需要一定的查找时间，对于我们效率优先的工作追求还是造成了一定的阻碍。在设置了关键字后，我们只要在搜索栏里进行搜索，包含关键字的文件就会全部调取出来，省去我们不少时间。

怎么样，心动了没？让我们一起来打造属于自己的知识库吧。