会展场馆信息工作的重要性

信息是客观世界各种事物的变化和特征的反映。人们在获得信息之后，就能消除某种知识上的不确定性，由不知到知，或由知之不足到知之较多。因此，信息是社会共享的人类一切知识、学问，以及从客观现象提炼出来的具有新内容的消息的总和。信息是现代科学技术的三大支柱之一，与会展场馆各项工作有密切关系，是会展场馆提高效益的重要条件。会展场馆内部同外界之间的物质、能量交换必须以信息交换为基础和先导，场馆在整个经营管理活动中，贯穿着人流、物流、资金流和信息流。前三大流的畅通取决于信息流程的畅通，这表明会展场馆工作的每一个环节都是做信息处理。信息与会议、展览更是紧密联系、相互促进的。信息是会展赖以产生的基础。各类会议展览首先需通过各种信息源，有针对性地搜集各种信息(如经济信息、科技信息、产品信息、市场信息、需求信息等)，在比较鉴定、去伪存真、去粗取精的基础上，做出办会、办展的决策，使展会适应社会的需要并取得好的效果。因此，会议展览既是综合和激活各种信息的产物，又是传递信息的媒体。其特点是信息量大，而且具体、形象、直观；它的传播具有中介作用和导向作用。

1)会展场馆信息工作任务

会展场馆信息工作的主要任务是快、广、精、准地做好信息的搜集、整理和提供利用，为场馆的经营管理决策服务，为社会信息用户服务，其内容包括：

①通过各种信息源广泛搜集信息(如场馆内的各种原始资料和社会的市场需求、客户意见等)。

②筛选。

③分类编目。

④储存。

⑤检索。

⑥发布(报道)。(www.xing528.com)

⑦提供利用。

⑧信息反馈。这是一个由简单到复杂的不断创新的循环、变化过程，每一环节都会产生以感觉、知觉和知识为内容的智能或新信息。其流程如图8-1所示。

图8-1　会展场馆信息管理流程示意图

2)会展场馆信息工作的基本要求

①建立信息机构，完善管理制度，即各馆要有自己的情报信息机构。

②有一批信息工作的专业人才，他们应具有较高的政策水平，有渊博的科学知识，执着的专业热情，甘为人梯的服务精神，熟练精湛的业务技术，快、广、精、准的情报意识和资源共享的协作风格。

③加快信息现代化的步伐。重视信息工作的投入，配备传递、处理信息的必要设备(如电话、电报、电传、电脑、网络宽带、广播、电视、录像、录音等)，建立以电子计算机为主要基础的信息网络，实行内外、上下联网。