会展文件管理规定-会展场馆经营与管理（第3版）

为使各业务人员文件存档管理规范化，对文件存放方法和内容应做相应规定。

每份文件夹存放同一类文件，扉页要注明目录和标号以便于查阅。同一项目的文件须存放在一档内，以利综合使用。具体存放内容以会展策划部为例可分类如下。

1)会展策划部经理

展会项目文件夹：全年会展项目方案、进度表、预算表、邀请函样本、招展函样本、专业观众请柬、样本等。

客户档案夹：商务接待表、重要客户文字档案等。

项目计划夹：会展计划表，主办、协办单位确认函等。

合同夹：办会合作协议、招展合作协议、服务商协议、其他合作协议。

2)项目经理

展会项目文件夹：会展项目方案、招展文件、进度表、预算表、会议请柬、招展函、观展函、合作协议。

参展商回执函夹：参展商回执函、参展商预订展位函、参展商名录。

贸易商登录类：贸易商邀请函、买家回执、专业观众登录表。(www.xing528.com)

传真文件夹：已发传真原稿并表明是否收知，接收人，接收时间，落实情况。

工作手册文件夹：岗位责任说明，招展程序表，展览会通则，场馆服务项目，报价单，客户档案，商务接待表，参展商须知，展位图，场馆内外重要部门联系人和电话，场馆服务功能表。

3)信息员

展会信息资料夹：展会统计表、展会通报、展会总结等。

市场信息资料夹；展会信息、剪报信息、经济情报等。

收传真夹：所有接收传真存根，注明处理结果。

发传真夹：所有已发传真存根，注明是否处理及结果。

商务接待夹：所有来访客人登记表存档。

重要文件夹：场馆下发文件及外部门转发文件。