会展场馆资料管理方法（第3版）

广义的会展场馆资料管理包括会展场馆资料管理和图书、报刊资料管理。这里主要讲会议展览资料的管理。

1)会展资料范围

①筹备会议、展览所搜集的原始资料。

②办会展中形成的筹备计划、实施方案、经费预算、陈列大纲、平面图、效果图；有关照片、前言、简介、解说词、版面词、重要展品及其说明书；上级领导对展览的指示与题字，开幕剪彩录像、录音以及展览有关的印刷物、出版物；报刊所刊登的展览广告、消息报道、对展览的评价、观众反应、邀请函、请柬、参观券、会刊、学术报告等。

③展会闭幕后的总结、统计材料等。由于展会的内容、规模和要求有区别，其资料的种类和多寡也不尽相同。

2)展会资料搜集

将分散的无系统的各类资料加以搜集整理，它是资料管理的基础。展会资料的专业性和针对性很强，搜集工作应根据本场馆具体情况制订计划，明确搜集目的，确定搜集范围。搜集方法可采用征集、收购、接受捐赠、预订、交换、复制、购买等。为保证资料的系统性、完整性和针对性，应通过多种渠道进行搜集。

①个别搜集，即向有关人员或资料编印人、保管人及有关部门直接搜集。

②社会搜集，根据征集方案提出具体要求，通过会议或信函，将征集表格寄发有关单位或个人，请其代为搜集。前者多用于专题搜集，后者用于综合搜集。

③若是场馆自办会展活动，要求策划部门提供全套资料；若是出租展厅则要求承办单位提供全套资料。

3)展会资料管理(www.xing528.com)

对已搜集的资料，必须实行规范化、标准化的科学管理，其目的在于合理地组织馆藏，为充分利用馆藏资料提供检索手段，做到查找迅速、使用方便。

其主要任务是：完整地、系统地搜集和存储文献资料，为领导决策和业务工作提供依据与参考，并积极开发文献资源，传播科学知识，在丰富馆内群众文化生活的同时努力为馆外用户提供参考资料，为两个文明建设服务。

展会资料管理的基本程序是：搜集、鉴选、查重、盖馆藏章、登记、分类、著录编目、入库上架、宣传报道和提供利用。

4)展会资料登记

可采用总括登记(以一批或一套资料为登记对象按入馆先后进行登记)，也可按类登记(以一种资料为登记对象，将同类资料登记在一起)。照片除总括登记外，还须贴样片本，逐张编号并写好简要说明，底片应装入底片袋或底片夹，底片的编号要与样片中的相应的照片号码一致，若是数码照片则以单次会展活动的素材归类刻录存盘。请柬、参观券一律按时间先后，用透明胶带张贴成册，并分别注明展会日期、规模、效益等。

5)展会资料分类

将性质相类似的、同一学科的资料归纳在一起，而将性质不同的区别开来。资料分类一般以整套资料为单位，按所属学科归类，为方便利用，分类时间可根据各场馆具体情况灵活处理，将资料归入最大用途的类，做到归类正确，反映充分，前后一致，便于检索。

6)著录编目

展会资料一般编制两套目录，即书本式目录和卡片式目录。