1)合同签订后现场服务提供之前的准备工作
①根据主办单位组织机构的特点及要求，组建展馆现场服务保障机构，并在机构内明确职责与分工。
②按时间和空间的要求细化工作方案，明确各单位的工作内容，直接指出具体的工作要求。
③遇两个以上的展览会举办时间出现重叠，制订方案时应将时间重叠的项目做综合考虑，以利于各项目间提供服务的协调与衔接。如项目均由一个业务部门承接，应做成一个方案；如项目不是由同一业务部门承接，应主动与相关的业务部门协调，在无法达成一致的情况下，及时上报由场馆领导协调解决。
④工作单的内容应包括：
开幕式的时间、地点、规模、出席人员及数量(如：主席台嘉宾、台下贵宾区、组委会成员、参展团长、相关部委领导、其他国内外重要客人、军乐队区、表演区、来宾区等)；
进场安排(如：贵宾、参展单位人员、来宾、代表、记者及其他相关人员进场安排及分工责任人)；
主持人、议程(如：军乐队奏乐、司仪进行展会简介、礼仪小姐引导领导及贵宾就位、介绍主席台贵宾、开幕辞、欢迎辞、开幕式剪彩、宣布开幕式结束等)；
任务分工(如：总指挥、现场协调、各部门工作等)；
准备工作流程(主席台贵宾区名单确定、请柬制作分配及发送、各种致辞的准备、主席台和贵宾区及整个现场气氛的设计、布置；贵宾休息室的布置与服务的落实；军乐队的联系、选曲、排练、演奏；司仪的联系及工作衔接；礼仪公司的联系及工作衔接；音响准备及调控；确定领导和贵宾的参观路线；开幕式准备工作检查内容、倒计时日程安排等)。
以上内容均应得到主办单位的书面确认，若属自办展则要有场馆分管领导的书面意见。
⑤工作单连同附件制订完成后，上报公司领导，经总经理审批，并及时告知主办单位，而后下发至相关部门。
⑥跟踪检查服务进度及质量。
2)开幕式现场服务准备工作
①场地管理部根据工作单的要求事先做好开幕式场地的卫生工作，配齐必要的设施，做到地面、桌椅等会议设施、设备整洁。
②网络信息部根据工作单、参加开幕式的人数、讲话人员的身高等要求先将所需的各种用具和音响设备摆放好，并提前做好调试工作。
③工程部根据工作单的要求配合接好电源，并提前安排现场保障人员。
④保卫部依照工作单和《消防治安控制程序》，提前做好现场的安全保卫工作，按时开启出入口，疏导车辆与人员。
3)开幕式期间工作
①开幕式开始前3小时，按工作单要求，广告部负责完成各项气氛布置、背景板、指示牌等工作。
②业务部门开幕式开始2小时前，检查布置是否符合要求，指示牌是否根据客户要求，放在特定位置。
a.迎接参加开幕式的领导，贵宾室接待，引领上主席台。
b.贵宾区来宾的组织、迎接、引领。
c.其他人员的组织、引领。
d.新闻媒体组织。
e.领导和贵宾参观展会的引领。
③保卫部依照工作单和《消防治安控制程序》，做好现场的安全保卫工作。(www.xing528.com)
④工程部按照工作单和《基础设施控制程序》，做好水、电、空调、电梯等设备保障工作。
⑤网络信息部按照工作单和《基础设施控制程序》，音响师做好音响设备的保障工作。
4)开幕式结束服务工作
①开幕式结束，工作人员应仔细地检查会场，做好现场设备的管理，如有损坏，要认真做好记录。
②各职能部门组织人员做好租赁物品的回收。
③发生突发事件时，工作人员协助保卫人员依照《应急准备和响应控制程序》的有关规定处理。
5)三级检查保障制度
为保障开幕式圆满顺利地进行，开幕式服务实行三级检查保障制度。
①大型(重要)会议期间，设开幕式项目经理一职，代表总经理全面负责开幕式布置工作。
②开幕式项目经理向客户提供全过程、全方位、全天候的服务，处处体现优质服务的宗旨。
③执行开幕式检查制度：
a.一般开幕式服务人员自查，对照工作单，落实服务细节；项目经理全面检查，协调服务环节，跟踪客人的服务需求，落实服务细节；质检部、相关部门经理对会场布置、设备情况、服务程序包括服务人员进行检查。
b.重要开幕式，会场服务人员自查，对照工作单，落实服务细节；会务经理、相关部门经理、质检部全面检查，协调服务环节，跟踪客人的服务需求，落实服务细节；公司领导对会场布置、设备情况、服务程序包括服务人员进行抽查。
c.各项检查做好记录，实时传递，以便相关部门及时改进，提供高效、快速的会议服务。
d.质检部在会议期间进行检查，对检查中发现影响会议服务质量、导致客户满意率下降的问题，按《不合格控制程序》《纠正预防措施控制程序》执行。
6)开幕式结束后的工作
①服务部门协助业务部门完成展后结算工作。
②各部门针对此次开幕式展馆方面发现的问题，结合客户反馈或投诉的意见及建议，认真总结经验教训，主动与客户沟通，深入分析，持续改进，不断完善管理体系。
③对于重要开幕式活动，由质检部形成服务质量报告，提出不足，持续改进。
开幕式主席台如图7-16所示，开幕式军乐队如图7-17所示，开幕式广场文艺表演如图7-18所示。
图7-16 开幕式主席台实况
图7-17 开幕式军乐队实况
图7-18 开幕式广场文艺表演实况
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