如何承接会议：7个简单步骤

1)会前准备

会议接待涉及的事物方方面面，相当复杂，为了避免在具体安排中出现纰漏，接待人员必须要在会议召开前与会议组织者就一些细节问题进行协调和确认。这就要求会议组织者提供详细完整的资料(大会日程安排、席位安排等)，最迟应在协调会前一周从会议组织者处获取这些资料(根据会议规模及复杂程度确定时间的提前量)。

2)制订会议通知单

会议通知单是有关整个会议进程的时间表，通知单上将会议中大大小小的各项具体活动按照其先后顺序逐日、逐小时地排列出来抄送到相关部门，并让有关负责人签字认可。这样能有效地减少相关人员的疏忽和过失，同时也可以明确各自的责任。每张通知单上必须按年月日编上序号，以便控制所有会议的活动。

会议通知单如有变动，必须按会议组织者已确定的更改内容重新发出，并注明需要重新做出安排的部门。更改单须部门经理签字方可生效，相关部门按最新的更改单执行。如会议组织者取消会议安排，须重新发出一份会议取消单并由部门经理签字方可生效。

3)制订会议具体活动工作单

当会议通知单最终确定后，会议接待应关注会议的每一项具体活动。通过制订会议具体活动工作单来明确每项活动的服务安排并尽量使之细化。对细节的重视可以转化服务效率。

如前所述，会议通知单是对整个会议进程的详细介绍，使相关人员对会议计划有个完整的了解，而会议具体活动工作单涉及的是会议进程中某一具体活动项目的细节安排。例如在会场布置方面应对主席台、讲台、基本的座位布局等都有明确说明，同时还不能忽视那些细小但却不可或缺的环节，如水杯、桌签、信笺、笔、指示牌、音响系统及花木布置等，因此，会议场馆通常还要设计会前准备工作检查表，如表7-1所示。

表7-1　会前准备工作检查表

续表

备注：“√”或“×”显示检查情况

4)会中(www.xing528.com)

会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发事件能以最短的时间解决。会中服务检查如表7-2所示，会后清场检查如表7-3所示。

5)会后结算

在会议活动结束后，接待人员应在与会者离开之前结清账目。结账时，涉及两个方面的费用：一类费用是由会议组织者支付(确定签单人)；另一类则由与会者个人承担。财务人员可根据与会议组织者所签合同中的规定分别收取。

6)感谢会议组织者

作为礼节，同时也是为了进一步增进友谊，为今后的合作奠定感情基础，会议接待人员应在会议结束后感谢会议组织者给予的支持和帮助，并征求对会议接待的意见。

表7-2　会中服务检查表

备注：“√”或“×”显示检查情况

表7-3　会后清场检查表

备注：“√”或“×”显示检查情况

7)建立客史档案

建立完整的客史档案有利于接待人员开展个性化服务，对提高客人满意率和回头率、增强竞争力有着重要意义。