1)布展前
(1)接运提前到达展品
①综合服务部理货员根据展会情况，提前从财务部借出备用金，并做好使用情况登记表和票据存档，以便展会结束后与财务部结算。
②理货员汇总提前到达铁路、公路站场的展品情况，统筹考虑，提前填写“车辆使用申请表”，办理审批手续后，通过外包方组织运输工具接货。如确有紧急情况，可先叫车后补办手续，但必须在一个工作日内补齐手续，并只能使用与公司签有正式合同外包方的车辆，不能随意叫车。
③理货员根据货物的重量、体积、到货时间、展位号、参展单位名称、短途费用等，认真填写接货记录表并将展品入库，以便布展时及时向参展商移交和结算费用。
④布展前，理货员将汇总后的“提前到达展品记录”复印件交到各展厅，以便参展商就近到服务台查询。
⑤布展前两天，估价员根据展览的性质、货量进行估计，提出叉车、吊车使用计划，填写“车辆使用申请表”，报展厅厅长审核后组织车辆。
(2)境外展品的处理
境外展品的处理应和主办单位指定的运输外包方取得联系，积极配合，以便境外展品顺利运达展馆。
(3)展品运输
对于展品运输由展览公司承揽的，由综合服务部负责组织相关谈判，签署协议。
(4)综合服务部职责
综合服务部负责与装卸作业运输单位、短途运输单位、展品回运单位等外包合作方的谈判，签署协议。
(5)展会运输服务的准备
①综合服务部负责装卸运输单位证件的审核并报保卫部办理相关证件。
②提前准备好各展厅零星展品寄存仓库，以备展览期间使用。
③估价员根据展览的性质、货量的估计，提出叉车、吊车、搬运工人使用计划，填写“车辆使用申请表”，报展厅厅长审核后组织车辆，并准备好人工搬运所需液压车、平板车等。
④估价员提前将外包方信息制成表格，发给展厅服务台，方便展厅值班人员查阅，以便展出期间参展商可尽早提出回运要求，为参展商提供方便快捷的服务。
2)布展期间
(1)提前到达展品的领取发放
①场管部理货员负责提前到达展品的发放事宜，一般在仓库领取展品。
②服务台根据“提前到达展品记录”计算并向参展商收取费用，服务台将办妥手续的参展商引导到展品仓库，向理货员领取提前到达的展品，如图7-7所示。
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图7-7 展品搬运与仓储保管
(2)现场运输服务与管理
①运输管理员负责展品搬运的现场管理。
②根据展品的体积、重量，按照公司的价格对展品进行估价，参展商到服务台交纳费用后，运输管理员组织搬运。
③对到展厅报到的叉车、吊车车况负责检查，如车辆带病作业、驾驶员无相关证件或未到综合服务部办妥领证手续的，必须立即将车辆清除出场，并同时向展厅厅长和综合服务部分管运输的经理汇报。各种车辆均归展厅运输管理员全权指挥，发现车辆违反《展品运输指南》的，应立即纠正，并酌情予以处罚。运输管理员根据参展商展品的体积，做好零星展品的寄存工作。
④运输管理员对展品在运输过程中造成的损坏，应当保持现场证据，以备索赔。
⑤运输管理员应配合保卫部保持搬运通道的畅通，避免损坏参展商物品或展馆设施。
⑥运输管理员应正确使用升降式卸货平台，保证展品的安全运输。
(3)运输展品的管理
对于展品运输由展览公司承揽的，运输管理员应根据合同，将展品的体积、重量做好记录，以便展会结束后进行结算。
3)展览期间
①参展商到仓库领取零星展品，运输管理员应在现场做好登记，防止货物的丢失或者参展商拿错寄存的展品。
②运输管理员负责处理零星货物搬运。
4)撤展期间
①运输管理员安排好展品回运承接单位的就位时间及设点位置，并根据回运单位所收到货物的运费总金额收取相关管理费用。
②到卸货平台配合保卫部做好撤展时运输单位车辆的有序停放及管理。
③对展品运输由展览公司承揽的，根据布展时所做的记录，并根据合同及时收取相关的费用。
④撤展时如有快递、物流公司配合，指定其接货地点和空间管理范围。
5)展览结束后
①运输管理员根据使用情况登记表和相关票据，到财务部办理备用金结算手续。
②将叉车、吊车使用登记表报综合服务部分管运输的经理，以便进行结算。
③将本期展览总收入报财务部，以便做好费用、收入的结算。
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