图7-2 展览现场服务管理流程分图
展馆在与展会承办单位签订合同后，至少应于展会布展前15天(根据展会规模及复杂程度确定提前量)召开对接会，掌握该次展会的接待细节。根据组委会的要求及时下达工作任务通知书，呈报领导及抄送各相关部门，其中涉及的主要服务部门有展馆管理部、展馆经营部、保卫部、场地部、工程部等。其服务运作程序细化如下：
1)布展前10～15天
展馆管理部、展馆经营部、保卫部、场地部、工程部根据展会整体情况，制订出切实可行的接待方案，并以此为依据进行筹备工作。
2)布展前7～10天
展馆管理部的现场服务组按照消防、保卫部门核准后的展位图划分展位管理责任区。美工组按照组委会提供的参展商名单制作楣板。会议接待组根据展中带会的规模、形式及要求备料，布置各岗位人员及外协人员并进行有针对性的培训。展馆经营部在此期间将相关项目准备到位。保卫部在此期间进行有针对性的培训。工程部按照图纸及工程要求进行布线、备料。场地部对展具进行清洁并准备开始搭建摊位，同时根据展会的规模备齐展馆清洁物料。
3)布展及展出
这一阶段是整个展会接待的重中之重，其服务工作是否细致入微在此期间应得到充分的体现。展场管理部设立总服务台，为展商提供租赁、咨询、解决投诉等服务；现场服务人员进入各厅就位，确保参展商的正常操作，并在第一时间了解、解决在现场出现的问题；商务中心提供打字、复印、传真等服务项目；美工室进行楣板的改动修正以及承接参展商的美工制作业务等；会议接待到位，确保会中会的顺利进行；展场经营部开始启动相关项目；保卫部及外聘保安公司人员在各出入口及展厅内进行巡视，维护会场的秩序，确保参展商及展品的安全；工程部在此期间要提前保证水、电、空调等工程设备的正常运转；场地部要确保布展、展出期间展厅内的清洁卫生。
4)撤展
展场管理部的总服务台、商务中心、美工室开始整理展会期间开出的单据及各种物品；现场服务人员协助撤展；会议接待组人员整理会议室；展场经营部进行相关工作的收尾；保安部控制出入口，凭组委会开具的出门条对参展商进行放行；工程部依旧保证水、电、空调运转，并按参展商的个别要求进行有针对性的租用水源、电源、通信网络线、压缩空气等线路管道的拆除，并对设备和器材及时进行维修；场地部拆除展架，全面清洁展具、展厅。
5)总服务台
总服务台为参展商提供的服务基本上可分为两项。其一，根据参展商要求开具工作单，将工程申请单发至工程部；布展加班申请单发至保卫部；展具租赁单发至库房；监督各项工作的完成状况。其二，对参展商提出的各类相关问题予以答复或协助解决，并对参展商对于展馆工作的投诉及时进行安抚及妥善处理。
6)商务中心(www.xing528.com)
参展商到达商务中心，提出服务要求，工作人员按要求下达工作单，由参展商交到收银处；付款后，由财务人员签字盖章再交回商务中心工作人员；工作人员完成服务任务，把单据和工作成品交还给参展商完成工作流程，如图7-3所示。
图7-3 商务中心
7)美工服务
(1)前期设计展览会的展位图
由展馆经营部项目经理提供资料，按承办单位要求设计展位图；经展馆分管领导审定并送组委会定稿；确定最终设计方案；跟踪设计改动。
(2)展前与组委会协调制作楣板
展前10～15天内由组委会提供电子或书面参展商资料；与组委会相关负责人员核对文字内容、尺寸及颜色；制作楣板；安装前根据组委会信息调整改动；开展后跟踪调整及制作新增补的楣板。
(3)布展期间对外承接制作业务
参展商提出制作要求，在美工室填报制作申请表，到展馆总服务台交费；美工根据参展商提供的尺寸等详细制作要求进行制作；按规定时间交付其制作成品并向参展商收回申请表底单。
8)仓储与搬运
接受参展单位布展前到达的展品或撤展期间待运展品的接货、仓储、运输、搬运以及开箱、包装工作。参考图7-4某会展中心办展流程。
图7-4 某会展中心办展流程
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