会展中心展具管理方法

展具即展览用具，加强展具及其材料管理，对保证展览服务质量，提高工作效率和经济效益起着重要作用。

1)展具管理的目标

展览馆在开展经营活动中，离不开人和物两个基本要素。正确地组织人力、物力，发挥行业优势和提供优质的服务，是展具管理工作的基本任务。随着物质条件的改善和展览经营的需要，理顺展具的分类管理是十分重要的。展具管理就是依据会展场馆在会展活动和经营过程中的具体目标，统筹整个展具流程，进行设计、组织、指挥和调节。通过展具管理，做到质量、数量、形式以及时间、地点的供求适应，保证会展业务活动的顺利进行，并充分发挥展具的效用，加速周转，降低费用，提高经济效益。

2)展览用具的料源组织

组织展具料源，是保证展具数量和质量的前提。因此，要按展览和经营计划，准确、及时地备料、制作和订购适质、适量的展具，以使展览经营业务正常开展。展具的料源组织，是根据各个不同展览会而确定的，要配备一定数量多功能的铝合金展架，以适应各种展览的需求。要根据国内外展览特殊装修的要求准备适量的装饰材料，还要根据国际展览中各国参展商的生活习惯，提供适应他们需要的办公、生活用具。国内展销会使用的展具，要考虑消费者购物和参展单位零售业务的方便。因此，要充分运用现代设计的新成果，设计制作形式新颖的各种展具。这种展具要求强度高、材质轻、多功能、装配式、搬运方便、易于折叠堆放、少占仓储面积，以适应多类型、多层次的业务需要。

图6-14　会展场馆可供租用的展具

3)展具的消耗管理

会展场馆办展类型较多，展具使用率高、流动性强、周转率快。由于展具的频繁搬移、挪动，使损耗量增加。因此，加强展具的消耗管理，是极其重要的环节。具体措施是：

①加强展具、材料的计划管理，严格操作规程，制订规范化的工作程序。在展具流转过程中，正确地运送和装卸展具及其材料，尽量减少无谓的损耗。经营部门在承接办展任务后，要及时向展具管理部门提供展具租借的时间、地点、数量及品种等信息，展具管理部门要提前做出展具供应计划，到时向租赁单位正确提供质量、数量相适应的优质展具。(www.xing528.com)

②加强展具的成本核算。对可以利用的废旧物资，要组织回收复用。在保证优质服务的前提下，尽可能利用废旧材料，做到以较小的投入获得较好的效益。

③加强展览现场的管理，提高展厅现场服务水准。在统筹展具、材料仓库管理的基础上，可在展厅内设立临时小仓库，使每个展厅合理储备一定的常用展具，以缩短搬运距离，减少展具在途损耗。

④改善运输条件，配备运输工具。在室内外场地配备合理的运输工具，室外可用铲车、电瓶车，室内可用液压车、小型电瓶车、货运电梯等，减少工人劳动强度和搬迁损耗。

4)展具仓库的管理

仓库管理工作要协调展具在经营活动中的阶段性和连续性的矛盾，把展具流转环节相互衔接起来，发挥仓储枢纽的调节作用，以保证展览工作有条不紊地进行。仓库管理要做到：

①保管好展具及其材料，保持展具应有的使用价值，确保库内财产不短少、不损坏、不变形、不差失；对财产要合理规划，分类堆放，实行科学管理。

②认真做好展具物资的入库验收。展馆展具周转较快，每次展览会后交回库内的展具、材料，仓库人员要细致、耐心地验收，除合理损耗外，超过损耗标准的要做出书面报告，并查明责任，采取明确的奖惩措施；同时对损坏的展具要及时组织力量修复。

③准确、及时地发放展览用具和材料。在发放多品种、多规格的展具时要提高工作责任心，根据筹展和经营部门的任务要求，尽力满足客户的需要，并做好发放手续。

④实行科学管理，降低储存保管费用。制订并充分运用仓库的各项措施，合理安排人力和作业组织，不断提高仓库利用率，加速资产的周转速度。