会展场馆经营与管理中的采购和外包服务管理

通常会展场馆实施《采购控制程序》和《外包控制程序》来协调采购和外包工作。采购和外包过程应确保采购和外包合同符合质量/职业健康安全的要求，对供方及采购物品控制的类型和程度，应取决于采购的物品和外包服务对质量/职业健康安全的影响程度。办公室负责采购控制的归口管理，责任部门负责相关外包服务的管理。

1)供方的评价、选择

①根据采购物品或供方对随后服务实现或最终服务结果的影响程度，决定对采购物品或供方的控制方式。

②制订选择、评价和重新评价供方的标准，根据供方提供满足场馆服务要求的能力，评价和选择供方，编制《合格供方名单》，确保采购或外包服务在合格供方处进行。

2)采购或外包信息

①场馆对表述采购物品或外包服务要求的计划、合同、技术文件等信息文件予以控制。

②责任部门负责编制设备采购文件或《外包合同》。采购文件或外包合同应包括拟采购物品的信息或满足外包项目所有要求的信息，信息可包括项目内容、价格、交付要求、质量/职业健康安全要求等。

③表述采购物品或外包信息在与供方沟通前应得到总经理或其授权人批准，确保规定是充分的和适宜的。

④办公室负责采购合同的签订，合同签订时应对供方施加质量/职业健康安全方面的影响。

⑤责任部门负责外包项目合同签订，外包合同须得到总经理或其授权人的批准，确保合同内容的充分性和适宜性。

3)采购物品验证(www.xing528.com)

①物资必须经责任部门按规定进行验收，办公室组织对采购物品的验证，验证时，应考虑采购物品是否符合质量/职业健康安全等要求，合格后方可入库，投入使用；经检验不合格的物品不得投入使用，同时按《不合格控制程序》进行处理。

②在供方的现场实施验证时，在采购信息中应对验证方法做出规定并按照《采购控制程序》执行。

③采购物品的质量标准、检验、验收报告等原始资料记录凭证由办公室进行分类、查验、归档保存，做到物品或服务质量具有可追溯性。

④相关部门按《物品防护控制程序》负责采购物资的搬运、储存和保护，并分类标志。同时，应根据《危险源辨识和风险评估控制程序》识别和评价危害因素，并根据评价结果采取适当的安全措施。

⑤对供方进行持续监督，发现供方存在质量、安全问题，要及时要求其采取改进措施，若连续重复发生，则终止合作，从《合格供方名单》中删除。

⑥办公室对采购物资供应情况和安全管理情况进行统计分析，作为重新评价供方的依据，并采取适当的纠正预防措施；每年对物资供应管理情况进行总结，作为管理评审的输入信息。

4)外包过程控制

①责任部门依照场馆使用要求、《外包合同》及附件和相关法律、法规的规定，对供方进行持续监督，发现供方存在质量、安全问题，要及时要求其采取改进措施，若连续重复发生，则终止合作，从《合格供方名单》中删除。

②外包业绩的评价。责任部门对外包业绩进行评价，根据评价结果，填写《供方评价报告》，提供外包满足要求的证据，作为重新评价供方的依据，并采取适当的纠正预防措施；每年对外包管理情况进行总结，作为管理评审的重要信息。