会展场馆物资管理的基本内容

会展场馆的物资管理是指对办展和经营所需要的各种原材料及用品、用具根据国家物资管理的有关规定和会展场馆的规章制度，进行有计划的订货、采购、保管、供应、分配及合理使用等组织、管理和保护工作的总称。它是会展场馆管理的重要组成部分。其主要任务是：按照办会(展)活动经营的要求，快速、高效、节约、合理地做好物资的采购、验收入库和保管、发放等工作，达到保护好、供应好、周转好、消耗低、费用省、效益高的目标，保证办展物资需要，提高经济效益。物资管理的具体内容包括以下几个方面：

1)编制物资供应计划

物资供应计划包括供应品种、规格、质量、数量、供应时间、主要用途等项目。物资供应计划是实现物资衔接平衡、挖掘物资潜力、提高经济效益的有力措施。物资供应计划的主要内容包括：确定物资需要量，初期、期末的库存量，物资的申请量和采购量等。会展场馆物资供应计划可分为年度计划和季度、月度计划。编制物资供应计划的具体措施有：

①调查研究，掌握物资动态和搜集商情资料，了解各种物资资源的产地、数量、质量、价值和运输条件等；

②凡要申请物资的科室和部门，都要向物资供应部门提出年度或季度、月份的需求计划；

③物资供应部门汇总和核实各科室提出的需求量，确定采购和储备数量；

④组织订货采购；

⑤检查供应的完成情况和各种物资的消耗与库存情况。

2)制订物资消耗定额

会展场馆物资消耗定额，是根据会展项目内容、规模和布展要求所制订的原材料、用品、用具等的消耗数量标准。一般可分：原材料消耗定额、主要材料消耗定额、辅助材料消耗定额、燃料消耗定额等。制订先进的物资消耗定额是节约和合理使用物资的必要措施。科学的物资消耗定额，是在研究物资消耗规律的基础上，采用以下三种方法确定：技术计算法——在工艺计算的基础上，吸取先进的技术经验，确定最经济、合理的物资消耗定额；统计分析法——根据过去物资消耗的统计资料，经过分析研究，并考虑到计划期内条件变化等因素制订物资消耗定额；经验估计法——根据技术人员设计制作的经验，并参考有关的技术资料和实物以及各种条件变化等因素来制订物资消耗定额。

3)确保物流畅通(www.xing528.com)

确保物流畅通就是采用现代化的流通设施和管理方法，以求得信息灵敏、渠道畅通、周转迅速、供应及时、服务周到、经济合理的综合效果。确保物流畅通的具体办法是：管理人员经常深入各业务部门和布展现场，了解物资需求情况；根据物资消耗定额及物资供应计划及时组织物资采购、运输和调配；按一定渠道，选择适当的方式，根据快速、高效、节约的原则，不断向业务部门提供各种物品。

4)搞好库存物资管理

为保证会展工作的顺利进行，要求有一定数量的物资处于储备状态，以防因材料运达误期、品种不符合要求而影响布展工作。库存物质的管理就是按照一定的规章制度进行科学保管和养护。其具体措施是：

①选择库房，要求坚固安全，温度适宜，阴凉通风；

②建立、健全规章制度，做到有章可循、明确责任，防止丢失、损坏和贪污浪费现象发生；

③物资出入库房应按照规定程序，准确、迅速地做好入库计量验收，出库过秤点数，随时登记账目；

④科学保管，根据不同的物理性质、化学成分、包装方式，进行分类分柜妥善保管，精心养护，做好防鼠、防火、防盗、防虫、防霉烂变质工作；

⑤及时做好物资发放供应，实行定额发料制度；

⑥定期盘点，确保账目相符，发现问题及时追查和处理；

⑦保管人员调离时，对其所保管的物资应及时办理移交手续。