会议场馆设施设备管理

1)会议室照明

会议室照明对于会议效果和气氛有很大的作用。会议室基本照明设备的种类有射光灯、泛光灯及特殊效果灯，有时还会有舞台灯和聚光灯来突出讲台上的演讲人。室内灯光的调光器是会议室内必要的装置，可调节光线装置显然要比简单的开关控制键更适合会议活动的需要。当人们演讲时，通过调光器提供局部照明可以提高屏幕上的画面清晰度。也可以设置头顶暗光灯开关，以便使观众在看清屏幕上投影的同时，能够记笔记。每个会议活动开始前一定要做好灯光调试工作。

此外，设计规划时要考虑会议室的空气流通问题。会议室的高度会制约屏幕的高度，影响放映机的距离和座位安排，在确定天花板的高度时不但要考虑其本身的形状，还要考虑吊灯、装饰物灯等。会议室的墙壁隔音效果要好，在木质、瓷砖的地面上走动会发出声音造成干扰，因此会议室需要铺地毯。柱子严重影响座位数量和视听设备的设置，如果会议室有柱子，要合理安排座位布局，使它们不至于遮住与会者的视线。

2)会议场馆的视听设备管理

会议离不开视听设备，尤其是国际会议，对视听设备的要求更是严格。经验丰富的会议组织者清楚地知道一个会议需要什么样的设备，以及所需设备的特点，而对视听设备不太了解的会议组织者则可能需要会议中心的服务人员提供帮助。因此，每一个会议服务人员至少应该熟悉最基本的视听设备系统。会议厅实况如图6-13所示。

图6-13　会议厅实况

(1)音响设备

音响设备是大多数会议室都必须配备的。会议中心必须拥有高质量的音响设备，这对于会议成功是至关重要的。音响系统必须保证演讲者在使用时不出现尖鸣或声音失真等现象，还要使所有与会者都能听得清楚。

麦克风是会议活动中使用最频繁、最重要的音响设备。麦克风种类繁多，特性也不同，因此，了解各种麦克风的特性及正确使用方法，将会使会议进行得更顺利，并节省不必要的器材租用费。麦克风主要有微型麦克风、手持麦克风、固定桌面麦克风、落地麦克风、漫游式麦克风等，会议主办者可根据自己的需要进行选择。在使用各种麦克风时，要确保只从说话人一个方向采集声音，排除其他方向和麦克风后面的背景噪声。可以使用多孔材料的挡风罩，以降低出现吹气声、砰砰声等杂音的可能性。使用无线麦克风最容易受到信号的干扰，因而应该在移动到的每个部位都做一下试验，以免信号通过临时的扩音器传出。

扬声器在会议活动中也是十分重要的视听设备，它应该被合理地分配到合适的位置，以保证整个会场中没有声音“死点”。当它与投影设备共同使用时，应该与屏幕放置在一处。研究表明，当声音和图像来源于同一方向时，人们的理解力较好。

如果在一场会议中考虑到录音，就必须要在演讲区增加麦克风或者从会场的音响设备中收音，也可以自己准备微型录音机进行录音。当会议需要使用多个麦克风时，应设专人控制调音台。调音台能够随时提高或降低每个输入声音的音量，最好把它放置在观众席中，以便调音师能够准确地和观众听到相同的声音。

(2)放映设备

放映设备是指在会议室内演讲时所需要的辅助器材，如幻灯机、投影仪等。

①幻灯机。在会议中，35 mm的幻灯机最常被用于幻灯片的投影。镜头将幻灯片影像放大投射到银幕，镜头大小取决于投射距离和银幕大小。一般视听公司提供10～15 mm变焦镜头幻灯机的出租。如果需要长距离或短距离的镜头，视听租赁公司则会收取额外的费用。如今的幻灯机已大大改进了，通过使用装片系统，倒置或者翻转幻灯片已经基本被取代了。现代的幻灯机可以使用无线遥控装置操作，可以与同步录音带相连，可以用电脑编程制作多影像产品，还可以与分解器同用。

②屏幕。会议中心的屏幕有多种类型，比较常见的有尺寸较大的速折式屏幕，其可以使用的时间较长，而且相对投资较低；还有墙式或天花板式屏幕，可以用挂钩或绳子安装在墙壁或天花板上，价格不贵，并且带有金属套管，便于储藏；三脚架屏幕可以永久性地装到可以折叠的三脚架上，因而可以被放置在任何地方，具有轻便、用途广泛以及价格低等特点，特别适合于小型会议；白色玻璃屏幕宽度很大，可以提供更大角度的稳定亮度，在座位与屏幕形成大角度的小厅室很适用。屏幕的选择要考虑镜头的焦距、放映机的距离等，其大小取决于房间的高度，安放位置、角度都要合适，才能保证良好的视觉效果。屏幕摆放有两条原则：从屏幕低端到天花板的最小距离不得少于3.048 m，人的座位距离屏幕最近不少于屏幕宽度的一倍，最远不能超过屏幕宽度的6倍。(www.xing528.com)

③背射式投影。这种投影设备的主要优点是观众看不到任何投影设备，不再需要设置过道，使得演讲者能够有更多的活动自由。图像看上去好像不来自任何地方，因此使演示显得更加戏剧化，效果比较好。其缺点是需要在屏幕后有一个几乎是全黑的投影区，如果屏幕后空间有限，则需要一个更昂贵的广角镜头。

④电影放映机。这种设备具有全动感能力，以及优秀的颜色演示效果，可用于投影大的、高质量的影像。但是其内置音响效果通常不太好，在较大的会议室中，需要与原有的音响系统或一个独立的、辅助性的音响效果连接起来，以获得更清晰的声音效果。尽管有些电影放映机有自动装片系统，但还是要配备专业操作人员将胶片放入机器。

⑤高射投影仪。在会议室中，高射投影仪的需求量一般比较大，其相对价格较低，很少出现故障，而且可以在亮的房间里使用。其使用的透明胶片可以在复印机上迅速复印，使用简便。使用高射投影仪时，演讲者无须看屏幕上被投影的影像。他可以看着投影上的胶片，这与观众看到的一样。这样他就能面对观众并保持目光交流，以便能激发观众的反应。在演示过程中，演讲者可以通过在透明胶片上做标记来控制演示。

⑥录像投影仪。会议活动常常要看录像，而看录像都必须使用录像投影仪。录像投影仪的优点是有立即重播的能力，拥有全动感和色彩，可以用录像展示电脑上的信息，但是设备比较昂贵。录像设备要特别注意兼容问题，尤其是在国际会议场合，很多演讲者来自国外，而各国的录像标准常常不同。

⑦VCD/LCD/DVD机。用于放映光盘，其功能可以取代录像机。这些设备自身体积小，操作方便，使用的光盘体积小，但却可以压缩进大量的图文、声像信息，而且清晰逼真，价格也不贵。

⑧计算机。许多会议室都需要把计算机的影像及内容由投影仪投射到银幕上，或者是放映到电视屏幕上。当今，使用在会议室内的计算机机型种类繁多。当要订购计算机设备时，需要注意下列事项：a.计算机机型；b.输出及输入形式；c.产生的信号；d.彩色或单色屏幕等。

除了上述放映设备外，会议中心应配备完善的卫星及有线电视系统，能够接收到主要省市的有线台的节目及涉外卫星电视节目。每个会议室最好能配备电视，在多功能厅、会议室、大堂、门厅等处都要预留向中央控制室传输视频信号的通道。

(3)特殊视听设备

①同声传译设备。同声传译是目前国际上普遍采用的译音方式。除了红外线译音之外，有时也使用有线译音和无线译音。通常口译员在隔壁的小隔音间将演讲者所说的内容通过无线耳机翻译给与会人员。同声传译使与会人员在某个特定范围内能听到用他们的母语语言发音，并且能够在不同的语言之间来回选择。随着会议活动越来越国际化，会议中心提供同声传译是必需的。尽管同声传译在设备和人员方面成本很高，但随着国际会议的不断增加，更多的会议主办方会需要这种服务，有能力提供这种服务的会议中心会在这个利润丰厚的市场上赢得更多的市场份额。

②多媒体投影仪。这是一种可以与电脑相连，将电脑中的图像或文字资料直接投影到银幕上的仪器。其特点是：一方面，无须将电脑中的资料打印出来制作幻灯片、胶片等，节约成本，减少中间环节，使用快捷；另一方面，具有动感，需要修改或强调时直接用电脑操作，观众立即可以看见。多媒体投影仪体积小，搬运、安装、储藏都很方便，它的应用在某种程度上已经可以替代传统的幻灯机、投影仪、白板、录像机等，能够减少投资，并使服务更快捷。

(4)其他演示设备

①配套挂图和黑板。这类设备价格低廉，占据很少的座位空间，适合于“头脑风暴法”及培训会议，但其使用只能局限于很少的观众，并且常常容易变得脏乱。

②白板。与黑板相比，白板更为清洁和方便，它既可以用作即席的投影屏幕，又可以用于演示，便于随时阅读和改写。电子白板便于复制，避免了因大量记笔记而造成的注意力干扰。

③视频点播系统。其主要功能是通过局域网在会议中心各主要空间，如国际会议厅、多功能厅等举行的各种国内国际会议及集会上，提供视频资料及节目的实时点播和直播；还可以在主要公共空间摆放的触摸屏上实现视频节目的点播。

④可视电话会议。其能够提供全动感、面对面的网络工作，是较为昂贵和复杂的电话会议。它通过开发电脑、电视和电话功能并使之互相匹配来同时传输声音、数据和图像，并能够将彼此距离很远的多个会议连接起来，实现“面对面”的交谈，适合于召开各种会议和现场交流。