会展场馆经营与管理：展览中心场馆管理

展览中心场馆管理主要包括场馆运营管理、场馆环境管理两个方面的工作。

1)场馆运营管理

应当说，目前我国已经投入运营的展览中心场馆有很多，但从实际经营效果看，普遍存在展厅使用率低的现象，许多场馆没能够实现赢利。造成这种结果的原因有很多，但场馆运营管理不成熟、不科学是主要的因素。大规模展览中心场馆的投资回报期很长，要维持生存，促进发展，必须提高场馆运营管理水平。

一般而言，商业展览活动都有较强的季节性。不同类型的展览活动，对场地使用也有特定的要求。一个展览活动由进馆到撤馆起码需要几天的时间，开展日期一般也不会跨周末或假日。这些因素导致展览中心的使用率偏低。因此，要提高经济效益，关键是要合理地增加场地的使用率，以及提高单位面积的出租金额。这就要求展览中心要不断完善配套功能和设施，提高服务的质量和水平。就我国目前展馆经营情况看，由于许多展览中心还没有完善的销售机构，展览中心经常自办展览活动以增加收入和场地使用率，这样的做法，虽然从投资回报率和资源利用率的角度看可以理解，但把展览中心作为服务提供者的角色搞模糊了，且很容易与其他专门经营展览活动的机构发生利益冲突。因此，场馆管理者需要有特别的沟通技巧和策略来处理相关的利益关系。

由于大部分的展览活动都是商业性的，因而合适的档期对展览的成功至关重要。在许多情况下，参展商们是商业竞争对手关系，同类性质或性质接近的展览项目会有争取同一档期的情况。这就要求场馆管理者有必要制定适当的策略来合理编配场地的档期，避免项目冲突的情况出现。场馆经营者不能仅仅考虑增加租金的收入而不顾场馆使用者的利益，而是要妥善地处理与客户之间的商业利益关系。

许多二三线会展城市场馆都利用淡季或展期的空档推出多种经营，为了提高场馆利用率开展各类活动，如图6-11所示。

图6-11　充分利用展览空间举办的各种活动

2)场馆环境管理

在实际操作中，场馆环境管理的很大一部分工作都是外包给专业公司的，比如清洁、绿化等工作，都是通过社会化合作方式运作的。场馆管理者与所选定的物业公司签订合同，把部分工作分出去，交由专业服务公司做，既符合专业化管理的要求，也能让场馆管理者腾出更多的时间和精力进行场馆运营管理工作。由于展览活动的季节性强，在服务资源和配合方面应考虑使用率的周期性，这种方式能够有效地控制人力和物力成本。

展览中心要搞好建筑物的维护保养工作。比如，要随时检查建筑物的外观、墙面是否完好。在布展时，应禁止任何可能破坏展馆房屋本体完整、影响展馆展览环境的施工和使用行为。这项工作一般由展览中心的物业管理部门负责。(www.xing528.com)

展览会布展期间公共区域的清洁工作由展馆负责，特装展位内的清洁工作由参展商自行解决。展出期间，参展商应保持展位内的清洁，并将垃圾倒入指定的垃圾箱内，展览中心负责清运垃圾和展馆公共区域的清洁工作。撤展期间，有特装的参展商须将其展位内的特装材料一并撤除，或向展览中心交纳相应的垃圾清运费，由展览中心派人清洁。在规定的时限内，展位内未撤除的物品将视作无主物品处理。

展览环境的安全性是展馆环境管理的主要内容。由于展览活动人员众多，安全隐患比较多，因此展览中心务必要高度重视这一工作。一般而言，展览中心物业管理部门会提供基本安全保卫工作，以保证展览活动的安全环境和良好秩序。展厅内严禁明火焊接，严禁携带和展出各种危险物品；所有展台、展品、广告牌的布置不得占用消防通道和安全疏散通道，不得影响消防设施的使用；展馆展位装修所用的材料必须进行防火阻燃处理；布展时的包装物品等可燃材料应及时清出馆外，存放在指定的安全场所；特装展位的搭建按规定不得超高；广告牌的搭建必须牢固可靠，符合安全要求；展商在展览期间要妥善保管好自己的提包、现金、手机、证件等贵重物品，不得随意丢放在展位上；若发生燃、爆等突发事件，要保持冷静，服从展览中心工作人员的统一指挥，尽快疏散到展厅外，如图6-12所示。

图6-12　展厅图例

要注意环境保护工作。展览活动并不环保，大量的物料往往在短短数日活动后便要被丢弃，除了浪费资源外，还使得处理废物的费用大大增加。展览中心应具有保持场地清洁及适当的废物处理能力，进行分类处理废物，尽量增加废物循环再使用的机会。应该制订措施，限制不环保物料在场馆内使用。另外，布展、开展、撤展期间严禁乱扔废弃物、杂物，严禁倾倒污水、污油等污染环境；严禁把垃圾、塑料袋及烟头等物投入到地面线槽、地下消火栓及厕所便坑、便池内；严禁在除指定区域外的其他地方随便吸烟；严禁践踏绿地、破坏或采折花草、树木；严禁随意停放车辆和鸣号；严禁在公共绿地、道路上随意摆放杂物等。搞好场馆的环境管理，需要强调三点：首先，需要展览中心通过严格的规章制度来落实各项管理工作；其次，展览中心要与展览主办方和各参展商通过合同的方式来明确各方在环境管理上的义务；最后，要加强宣传，争取广大观众的积极配合。

会展中心展厅技术数据如表6-1所示。

表6-1　××会展中心展厅技术数据

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