会展场馆计划编制-会展场馆经营与管理（第3版）

管理的基本职能是计划、组织、指挥、调节和控制。会展场馆的任何一项管理制度和管理活动，实质上都是执行上述五种职能，并通过这五种职能来实现场馆的工作目标，达到提高场馆两个效益的目的。以下就会展场馆的计划管理进行介绍。

计划是对未来活动方案的一种说明，它说明未来活动的目标以及达到目标的措施、方法和时间。计划管理在整个管理职能中处于首要的地位，它是各项管理工作的前提，是管理者对各项工作进行指挥、实行控制的依据和基础。会展场馆的管理同样也要把计划管理放在第一位，其他各项管理都要围绕场馆计划的实现来开展。

在会展场馆实际计划管理过程中，最常使用和制订的计划为：长期计划、年度综合计划和会展活动项目计划，这些计划组成会展场馆的计划体系。

1)长期计划

长期计划，是会展场馆在较长时间如3年、5年、7年内，在发展方向、规模、设备、人员、经济、技术等方面建设发展的长远性、纲领性计划。会展场馆长远计划是一种战略性计划，它规定会展场馆的发展方向和所应达到的目标。会展场馆制订长期计划是一个决策过程。会展场馆通过对会展市场的调查研究，在掌握了可靠的数据和对国内外会展业的发展水平有了正确估计的情况下，把场馆在这段时间内的经营决策具体化为长期计划。长期计划的核心是会展场馆的发展目标，由于这些目标不是在短时间内能达到的，因此，长期计划不仅要指出目标，而且要指出达到目标的途径。会展场馆长期计划的内容主要有以下几点。

①场馆目标：从总体上确定整个会展场馆的未来目标，其中包括所要达到的各项主要指标，对场馆品牌、水平、标准、规模、经营方向、经营内容等的描述，场馆对市场的预测和市场占有情况，场馆各项经济效益指标增长情况等。

②场馆建设与投资：场馆在计划期内对固定资产投资的总体规划。场馆要确定各种固定资产建设的目标和方向，场馆扩建改建项目，确定对现有固定资产的更新改造、新设备的设置、职工福利设施建设等。场馆要计划所有这些项目的投资额、资金来源、投资安排(投资总额的分配、分期投资额)、投资效益测算、跨年度工程进度安排等。

③场馆经营管理：场馆在计划期内经营管理要达到的水平，如管理体制改革，组织的调整和新模式，管理人员的配备和业务文化素质的培养，管理手段的更新方向，中外方管理的更替和交接等；从体制上考虑，或发展集团经营，或单独经营等都需要规划。

④场馆规模：规划场馆发展的规模和接待能力，如果要扩大场馆接待能力，就要相应地扩建、征地、增加设施等。

⑤职工培训计划：是对场馆管理人员和职工的来源、要求的规划，提高人员素质所要达到的标准，以及为达此标准所需要的培训层次、培训方式、时间安排。

长期计划规划期较长，存在着许多不可预见的影响因素。因而在制订长期计划时，既要使规划指标明确、规划具体，同时各项指标要留有充分的余地。在制订长期计划的基础上再制订场馆年度综合计划。

2)年度综合计划

场馆年度综合计划是具体规定计划期全年度和年度内各时期场馆各个方面的工作目标和任务的计划。年度综合计划是场馆在计划期内行动的纲领和依据，是场馆中最重要的计划。从时间上说，年度综合计划要统御全年度。从内容上说，年度综合计划要包括全场馆及各部门各种业务的目标、任务、经营方式等。

年度综合计划可分为两个部分。

第一部分是场馆综合部分，包括场馆的目标和任务，确定场馆所有计划指标和附加指标，并对指标分解做综括的说明，这一部分由于它的综合性，称为场馆经营业务总计划。

第二部分是部门分类计划，包括各业务和职能部门为达到场馆目标，各自所应执行的目标和任务。部门分类计划有以下几个方面。

①市场推销计划。市场推销计划从市场实际出发，规划会展场馆可以承接展览的类别、期数和面积，可以承接各类会议场次、接待人数和客户结构，确定客户及市场占有率；规划与客户单位的联络方式及确立合同关系，提出对客户单位的推销联系方式、市场营销的主攻方向、市场营销策略。

②场地管理计划。根据经营业务总计划，具体核定场馆的承接能力、接待人数，及这些指标在时间上的分段分配和各单元的分配。为达到场馆计划指标，完成营业收入和利润指标，制订场馆的经营决策，如在可利用的空间新增服务项目，设备设施的添置和更新改造，空间种类结构变化，出租项目、空间管理用品及员工服务用品配置等。计划要规定场馆的劳动组织形式，人员安排和编制定员，各岗位的劳动定额、业务组织形式、人员培训等。对场馆所属部分的各功能用房及其他空间也均要制订相关计划。还要在计划中提出服务质量计划、物资消耗计划、设备设施维护保养计划。(www.xing528.com)

③餐饮计划。餐饮计划包括餐饮收入计划及为达到此目标的经营决策计划。根据经营业务总计划，确定餐饮方面的营业收入、营业收入构成(如宴会、快餐、团会、酒吧、风味、饮料间、咖啡室等部分的收入在营业额中所占的比例)。为达到计划目标，要确定经营决策，如菜单的制订，投料单及菜食价格的确定，各类菜食毛利率，餐饮设施决策。在计划中要确定餐饮部流动资金占用及来源，饮食品及原料的存储和采购量，厨师技术力量的配备和培训计划，服务形式的基本设计，服务质量计划，餐饮设备设施的配置与更新，物料能耗测算和成本控制计划。

④商品销售计划(有设立商场的会展场馆)。根据经营业务总计划，确定营业收入、毛利率；确定商品经营的内容，经营方式，各类商品和各柜组的经营方针和经营策略；核定流动资金的占有和周转，各柜组流动资金分配及效益指标；确定商品采购形式、采购计划；确定优质服务、售后服务等方式和控制办法。

⑤劳动工资计划。主要对会展场馆的人员及劳动报酬制订目标，做出决策。劳动计划要确定场馆正常运转所需人数，场馆职工人数，职工分类，职工构成比例，招用临时工和志愿者计划，职工人数的部门核定，招聘技术工种或特殊工种人数，需增加或裁减人员数；计划要确定人员素质标准，劳动组织的基本形式，计划确定的招收、培训、学习、上岗等具体人数和时间；核定场馆全员劳动生产率、创利率和创汇率。

工资计划要确定场馆工资总额和平均工资额，职工工资的构成和分配形式。工资计划要核定场馆奖金、津贴和工资的支付额度。同时，要分析计划期内场馆的工资变动状况。

⑥设备建设和维修计划。设备建设和维修计划是对场馆设备进行投资建设、保养维修的计划。该计划要制订设备的需用量，需添置设备的种类、数量、资金来源，制订设备更新改造和报废计划。

该计划对场馆设备的现状要做出分析和评估，对设备实行归口保养，设备部门要对设备保养的控制做出规定，确定日常修理的方式和工作量，计划修理的方法和工作安排，并根据不同类型的设备确定修理的时间和方法，及在计划修理期间设备使用的替代方案、经费预算、力量安排等。

⑦物资计划。物资计划是为会展场馆各部门完成接待和供应任务而提供各种物资保障的计划。物资供应计划要确定各部门所需各种主要物资的种类及基本要求(如规格、质量、使用特性等)，计划期内物资的需用量、物资储备量、物资进货渠道、物资的采购批量。该计划还要确定物资保管的体制和方法，仓库管理方法，资金占用量和来源，物资供应方法，计划各部门各类物资的消耗量或消耗比例。物资计划应由财务部会同各使用物资的部门进行测算核定后再行制订。

⑧财务计划。财务计划是根据各部门和整个会展场馆的决策和预算，为保证这些决策的实施而在财务上做出的相应规划。财务计划主要包括固定资产计划、流动资金计划、利税计划、专用基金计划、财务收支计划、成本费用计划。财务计划要规定场馆资金的一些主要方面，如固定资产折旧费、大修理费、流动资金需用量、流动资金周转速度、流动资金部门分配、利润总额、收入总额、收入和利润构成、利润率、各种专用基金的收入与支出、成本及费用的计划量等。

会展场馆的财务计划应与场馆的经济责任制、场馆经济指标测算与分析等内容结合在一起。

⑨基建及改造计划。其主要是针对有土建或较大规模的会展场馆建筑施工或装修计划而言的。基建计划有两部分内容：一是基建或改造的内容，如项目、规模、投资，委托的土建和设计单位；二是基建或改造的进度安排，基建或改造要与其他部门配合的范围和要求等。会展场馆年度综合计划主要由上述这些部分组成。场馆年度综合计划由于内容复杂具体，时间上纵贯全年，因而该计划具有全面性，对场馆实际业务活动的开展起到协调制约作用。年度综合计划是场馆在计划年度内的决策，根据这一决策而产生各部门的决策，因而该计划带有权威性和严肃性。它对会展场馆经营业务活动的开展有指导和目标的意义，因此，计划制订要慎重，一经制订，就要抓紧落实，进行控制，以保证计划的顺利完成。

3)会展活动项目计划

会展场馆年度综合计划规定了场馆在计划年度内的目标和任务，这些目标和任务是在年度内由各部门分阶段逐步完成的。为了保证年度综合计划的完成，作为年度综合计划的补充，一般会展场馆还需制订会展活动项目计划。会展活动项目计划分为两类。

①月计划。月计划是以时间单位月为范围，依该月的时序而制订的会展活动项目计划。这个计划根据年度综合计划和各月预报预订会展项目的实际情况，具体规定每个月的计划指标和各部门的日常业务工作，它是年度综合计划在各个月的具体化，围绕会展活动项目，各部门都要制订相应的业务计划。如场地管理计划、物资采购供应计划、劳动工资计划、财务收支计划、工程设备和维修计划、工程后勤供应计划等。

由于会展场馆承接的会议展览项目有各种类型的淡、旺季，每个月的业务量、业务内容、客户、经济状况都会有所不同，因此，各个月计划也是不完全相同的。月计划要求逐月制订并详细具体。

②会展活动项目计划。会展活动项目计划是指会展场馆针对某一项会议或展览任务而专门制订的计划。会展业以会议和展览为中心开展各项工作，由于会议与展览的时效性和系统性，要求会展场馆的管理者在有限的时间内做好各项组织协调和管理工作，在这一过程中以项目的概念来实现时间、技术、人力的有效利用，服务好办会、办展、参会、参观的客人，最大限度实现会展目的。这一计划主要是根据会展项目的性质、规格、规模、重要性和特点，对接待的标准和具体内容做出决定。其特点是时效短、重点突出。

会展活动项目计划要对已确定的目标拟订会议(会前、会中、会后)、展览(展前、展中、展后)的时间、工作内容、规格标准要求等方案，分配各部门的具体任务，确定项目进行中的各个重要细节。该计划还要设计时间表，如接受项目时间、准备时间、进馆布置时间、开会时间、开幕时间、撤馆时间等。对各种任务和具体事项要落实到部门，有的则要落实到人，重要会展项目还要有倒计时的提示。

会展场馆的长期计划、年度综合计划和会展活动项目计划组成了会展场馆的计划体系，这些计划在或长或短的时间里，从各种业务方面指导和控制着会展场馆的发展和场馆业务的进行。因此，要制订好会展场馆的各项计划，必须运用科学的计划编制方法，建立科学的计划编制制度和编制程序。根据自身条件和客观需要，把会展场馆的长期发展规划与现实发展计划，宏观战略规划与微观的作业计划结合起来，制订出有科学价值和指导意义的完整计划。