会展场馆涉外活动管理

会展场馆的涉外活动管理主要是指承办国外来展的经营管理。场馆接待外展业务，大都通过会展主办单位(对外经贸机构、贸促会)和代理商(国内外会展公司)进行，它的活动同样可分展会前、展会中、展会后三个工作阶段。

1)展会前工作

①展会场地的确定：根据对外开放和“内事服从外事”的原则，凡是国家批准的国外来华展要优先安排其使用场地。

②业务洽谈：对外洽谈要两人以上，根据外展主办单位和代理商的不同情况，分别由业务部门负责人、场馆领导参加会谈，主要向客户介绍展馆的服务内容和标准，做好会谈记录，商定客方所需的服务项目、使用场地的范围及日期。

③开拓相关业务：在洽谈中要主动介绍本馆承办会展业务的能力，承接设计和搭建展台及其他相关业务，充分发挥本馆的优势(如地理位置、展会环境、价格、优质服务等)，争取承接特殊装修业务。

④签订合同：要向客户提供有关事项的使用规定、收费标准、服务规范等，做到手续完备，计算准确，经主客双方商定后正式签约。合同一式两份，主客各执一份，同时复印几份报送有关部门和领导备案。预付金情况要及时与财务部门通气。在场地使用计划图表上标明使用部位、日期，以防疏漏和偏差。

⑤业务联系：掌握展会计划进度，加强与参展商和主办单位联系，及时处理有关来函、来电、信件，使有关事宜在展前尽早明了，对来往函件要编号立卷或电脑储存。

⑥内部协调：在展会进馆前一个月将施工图纸、资料汇总整理交施工部门(如果图纸施工难度高，准备时间应适当提前)。展览经营部门可采用任务单通知，填明施工内容、安装部位、完工日期，并严格履行承办部门的签收手续，落实施工方案。在进馆前15～20天内对有关部门进行一次全面检查和督促。会议部门要对客户的特别需求如专业器材、会议休息期间的点心等提前做好准备，展会前工作是为了展会的顺利进行，确保展会任务的圆满完成。

2)展会中工作(www.xing528.com)

①进馆交接：会同主办单位、安全保卫部门、施工部门共同查看场地，办好交馆手续，积极为主办单位进馆布置和举行开幕式创造良好条件。

②现场服务：可设立展会现场服务中心，建立客户负责人微信群，向参会参展单位提供对外服务项目。凡客商需要委托的事项，要填写委托书，做到有凭证、手续齐全，然后由服务中心及时督促各有关部门落实。商务中心(服务台)可设国内外长途电话、传真、复印、计算机网络宽带等服务。严格收费标准，采用现金、微信、支付宝收付，遵守解款制度及外汇管理制度，要求账目清楚、准确无误。

3)展会后工作

①退馆事宜：会同有关部门共同对使用部位按原交接情况办理退馆手续，如遇损坏等问题，须按规定妥善处理。同时，遵循“顾客至上、信誉第一”的原则，主动征询顾客意见；要特别重视顾客的投诉，及时向有关部门和场馆领导汇报，不断改进工作。

②展会后总结：认真填写每个展会的情况汇总表或书面总结，向有关领导报告，并将资料综合归类存档。

总之，涉外活动政策性很强，影响较大，须慎重对待，既要热情待客，又要不卑不亢。对涉外人员和相应的岗位服务人员要挑选外语口语较熟练的员工，并要求：一是进行外事教育；二是要严格外事纪律，要使外事活动有章可循，力争与国际接轨，把外来的国际展会办得更好。

另外，会展场馆接待重要外宾来访参观等，同样要规范接待工作，按照会展场馆的涉外活动类别进行管理。