会展场馆公共关系的经营与管理

关于公共关系不同角度的理解和阐述有很多种。综合归纳给公共关系下一个定义：公共关系是一个社会组织用传播手段使自己与公众之间形成双向交流，使双方达到相互了解和相互适应的管理活动。这个定义反映了公共关系是一种传播活动，也是一种管理职能。

公共关系，简称“公关”，是现代西方市场营销技术发挥中形成的一种管理职能。

会展活动是一项复杂的系统工程，组织者在实施总体战略过程中，需要协调与政府、合办单位、新闻媒体、参展商、社会公众、内部员工等多方面的关系，以达到良好的产业效应、经济效应和形象效应。因此，在会展工作的整体运作中如何成功地实施公关战略，协调和维系与社会各界的多种错综复杂的关系，赢得各界公众好评，取得良好的社会效果与展览效益，成为参与会展活动各方研究的重要议题。

会展场馆的公共关系是为办会办展单位、参展单位、参会人员、观众服务，并维持与社会大众之间相互有利的关系。公关活动可分为两类：日常公关和专门性公关。日常营运工作中的谦虚、礼貌、诚恳待人都是公关手段。因此，文明服务、礼貌待客是企、事业单位内所有人每天公关工作之一，而专门性的公关工作，则由公关和经营部门的专业人员负责。公关要以“真诚、友谊、互利、理解、合作、进步”为指导思想，正确处理各种关系，特别要处理好“义”(职工道德)、“利”(相互利益)、“信”(企业信誉)的关系。公关目标有积极性和消极性两个方面。要用积极性和建设性的方法与公众保持良好的关系，这是它的主要目标。它的另一个重要目标，是对公关中出现的偏差采取及时的纠正措施，促进关系正常化。这是建设性和纠正性的两种公关活动。在建设性活动中要防止出现意外事情，在纠正性活动中，对于已发生的问题，则要尽快妥善地解决，使本组织为公众所了解，从而消除隔阂，相互理解。

1)会展场馆的公关对象

①所属领导关系：要使领导(包括合资企业的股东)了解会展作用的重要性和可靠性，确信会展业的发展趋势，并予以支持和资助。

②职工关系：要使会展场馆内部所有职工明白本场馆的经营目标，同心协力做好本职工作。

③顾客关系：这是经营活动中的社会大众关系，要尽力与办会机构、参展单位、有关团体、参会人员、观众维持好种种关系。

④政府的关系：主要搞好与当地政府有关部门的关系。一个展会从立项到实施，必须接受从国家有关批准单位到工商、税务、卫生防疫、海关、公安、消防、交通，以及环保、市容监察等诸多政府管理部门的审核与约束。作为展会组织者包括会展场馆，都应该积极与这些管理部门搞好关系，在了解国家相关政策的基础上，积极为各参展商提供便利，同时做好会展流程的维护工作。许多展会属商业活动，有些具有国际性影响，具有外事工作的特点，与政府主管部门建立有效沟通与联系，在危机公关的处理过程中可以获得正确的政策指导和工作支持。

⑤传媒关系：会展活动本身具备传播功能，但会展场馆还必须与其他新闻传媒机构建立经常的协作关系，通过这些机构对在场馆举办的各种会议展览活动发布信息报道，以扩大场馆和展会的影响。一个会展项目无论成败，都不可避免地会引起新闻媒体的关注。因此，与其被动地面对这件事，不如主动积极地做好这项工作。

⑥同行关系：同行可能是竞争者，但会展场馆要与会展同行之间建立和保持友好往来及合作关系，相互学习，交流经验，共同提高会展业务水平，推动会展业的发展。(www.xing528.com)

⑦与社会化合作单位的关系：每个场馆都有许多与外单位合作的项目，如旅游、住宿、餐饮、运输、仓储、租赁、报关、通信、邮电、广告、会务服务、礼品鲜花、礼仪、演艺、印刷、保安等多种服务项目的合作伙伴。要维持与协调好相互之间的关系，构建一个精诚合作的价值链，因为他们的工作直接代表着场馆的服务质量和形象。

2)企业型会展场馆内的公关机制

①咨询建议：公关人员要向场馆领导提出有关事项的建议与忠告，对场馆的决策活动，要从公关立场上提供检讨、认可、劝告等意见，包括对本场馆知名度和信誉方面的评估和政策建议，公众心理(如消费者的心理需求、特征及其变化)的分析预测和咨询建议。

②传播沟通：要为公众提供资料服务。国外企业界十分重视自身宣传，他们认为“公关就是说服大众的技术”。通过各种传播途径(包括广告)使场馆本身及其优良的服务产品为社会公众所了解。

③搜集信息：通过社会交往活动等渠道搜集与本场馆形象和声誉有关的情报信息，作为企业经营管理决策的重要依据。

④社会交际：通过各种社会交往活动，为服务建立及维持优越地位，筹划建立自身的良好形象，提高知名度，与各个方面建立横向联系，尤其是与会展相关行业各职能部门的联系。

⑤教育引导：教育引导场馆职工重视本单位的形象和声誉，树立“顾客至上”的信念，提供优质服务，尽量使顾客满意。

⑥协调关系：包括协调场馆内管理决策部门与职工的关系，协调企业内各管理部门之间的关系和企业与外部公众之间的关系，使企业内部团结和谐，与外部环境相适应。此外，公关机能还包括编撰会展公关报刊、搜集会展资料、做好会展接待工作等。

会展场馆公关工作主要有两个目的：一是扩大场馆及会议展览活动的影响，吸引更多的单位办展办会和参展参会；二是建立关系，与办展办会单位和参展参会企业建立和发展关系。会展公关工作还包括：庆典、开幕式、招待会、联谊、赞助、参观、接待、拜会等。会展公关工作对象主要是办展办会单位和参展参会企业、重要贵宾、展出地的政府职能部门、工商社团、新闻媒体等。公关工作是一项系统的人际交流工作，需要周密的安排。