会展场馆企业的职能部门划分主要是依据办会办展、参会参展人员在展会期间的活动流程，会展场馆企业所做相应安排进行的。对会展场馆所涉及的各部门、各类人员的岗位职责、权限、相互关系及沟通加以规定，就其在每个工作过程或活动中的职能、职责和权限以及各部门的衔接关系形成管理体系，有些场馆通过ISO认证，制订了质量/职业健康安全一体化管理手册，有的建立《会展场馆经营管理大纲》或《经营管理手册》，用文件形式做出规定，各种设置都必须考虑部门划分的科学性，又要兼顾会展场馆服务的质量与效率。不同场馆都有不同情况和各自的特点，一般来说，会展场馆企业的职能部门设置主要有以下多项。
1)总经理室
①贯彻执行党和国家的各项方针、政策、法律、法规及有关规定，按照国家及当地政府所规定的管理权限对会展场馆进行全面的经营管理。
②全面负责本场馆工作，含物业资产管理和物业运行管理，协调各项目管理之间的关系，确保资产的保值和增值。
③对服务过程的质量及职业健康安全负全面责任；以提高客户满意度和符合相关职业健康安全法律、法规为目标，主持制定管理方针和管理目标；确保客户的要求得到满足，确保职业健康安全目标的实现。
④审定各项管理规划、手册、价格、制度、经营模式、岗位设置、人事任免等。
⑤确保本公司内部的职责、权限及相互关系得到规定和沟通；审定公司长短期计划和各部门指标，并监督贯彻执行。
⑥主持管理评审，确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性，依据评审结果做出规定，实施持续改进。
⑦为管理体系的建立、实施和保持提供资源，其中包括人力资源和财务保障。
2)办公室
①协助总经理做好与各部门的协调、传达、反馈等工作；负责内部、客户以及对外相关部门各项事务的上传下达与沟通管理。
②负责公司重要文件、规章制度起草拟订，公司形象策划、公共关系(若设有公关部，则此项工作由公关部负责)及企业文化建设。
③场馆引导标志的管理。
④行政、后勤物资材料采购的管理，搜集采购信息，组织对采购物品的验证和员工食堂餐饮卫生质量/安全的控制。
⑤合同评审的管理，法律法规的识别和获取。
⑥办公用品的发放、保存，车辆的管理，后勤保障和各种证照的年检。
⑦公司图书馆、杂志、培训资料的购入、保管及借阅。
⑧负责公司文件、历史资料、人事、工程等各类档案的管理，实现档案资源的动态化管理。
⑨负责与已加入的有关机构、协会保持联系，与顾问团保持联系。
3)质量检查部
①协助组织召开管理评审，提供所需要的信息和改进建议，协助做好管理评审记录、评审报告的编制及跟踪检查。
②检查、评定、分析和改进过程控制的管理。
③对服务质量的监督及不合格的控制。
④持续改进策划，制订纠正措施和预防措施。
⑤协助管理体系的内部审核工作，做好评审记录、评审报告的编制及跟踪检查工作。
4)党工部(根据场馆的经营体制确定是否设立，未设立的则该项工作由办公室等负责)
②与上级主管部门的信息交流，及内部员工有关职业健康安全方面建设和问题收集、处理、反馈工作。
③参与公司管理方针的程序制订和评审；充分发挥员工在职业健康安全工作中的积极作用，加强对安全工作的监督，对任何单位和个人违反职业健康安全法律、法规行为，有权检举和制止。
④组织职工开展遵章守纪和预防事故的群众性活动，并参加企业有关职业健康安全规章制度和劳动保护条例的制订。
⑤关心职工职业健康安全条件的改善，并协助做好伤亡事故的善后处理工作。
⑥做好女职工保护的日常工作和公司员工的计划生育工作。
5)人力资源部
①贯彻执行劳动人事、工资政策和奖惩制度，合理组合劳动要素，归口组织机构编制、劳动定员、员工聘用、转正、定级、职称评定、套级、晋级的考核与登记工作，工资奖金、加班补贴、员工教育培训和社会保险的管理。
②合理确定和配置人力资源，保证从事影响质量活动，可能对职业健康安全产生重大影响的所有人员素质达到规定的要求，以满足实现本公司管理目标和管理体系持续改进的需要。
③根据公司发展需要及公司领导层的决策提出具体的定岗定员方案、部门员工双向选择方案、劳动合同管理方案、薪资福利政策调整方案、年终考核考评方案，并具体执行。
④根据劳动法规和公司制度妥善处理劳动争议；负责员工的录用、调配、待岗、辞职、辞退、退休等，提出具体拟办方案并提交总经理办公会决定。
⑤员工人事档案的收集、管理，做好各类人力资源状况的统计、分析、调整及查询等工作。
⑥人员的出入境管理；接待外调、政审人员，处理函件回复事宜；招募、安排、管理实习人员和志愿者的有关工作。
⑦办理员工的离退休手续。
⑧员工考核制度的编写；考核指标及考核办法的制订。
6)财务部
①贯彻执行国家有关财政制度、财经纪律，严格财务管理，并做好宣传辅导工作。按有关规定，归集原始资料，处理原始凭证、登记账簿并及时准确完整地报送财务报表，办理其他会计事务，组织经营业务的统计工作，进行成本分析，为公司的经营决策提供有力依据。
②参与制订公司的资金安排计划，保持经营资金的正常运转。编制财务计划，做好预决算工作，监督检查公司的财务收支情况，监督资金和资产的安全运行。对总经理负责，定期向总经理汇报财务收支情况。
③参与各项经济合同、协议的会审，监督执行情况及结算工作，使之规范化、程序化。
④控制和协调公司内部财务工作，对各部门的财务收支、成本核算、资金使用和财产管理等进行监督检查。
⑤审查公司经营管理和投资方案的效益；对经济方案中财务方面的可行性和风险度进行评价，提供有关财务分析资料，为公司领导及有关部门做好参谋。
⑥定期检查固定资产和流动资金，协助做好物资盘点工作，负责经济核算、现金管理和有价证券管理。
⑦筹集并管好各项资金，提高资金利用率；按照国家有关规定计算缴交税费及其他各类应上缴的款项。
7)会展策划部(具备自办会展活动职能的场馆)
①搜集市场信息，分析整理数据，进行可行性调研及自办会展活动项目的策划，拓展公司会展业务。
②组织和具体执行公司的自办会展活动项目，实施和完成一切与参会邀请、招商和招展相关的工作，提供一切与场馆业务有关的联络沟通和所涉及的各项服务。
8)会场部
①为客户提供会议的接待和现场管理等服务工作。
②负责会议室的花草养护和日常保洁工作。
③负责部门管辖会议空间、仓库、器材、物品的管理工作，做好租赁器材日常检查、维护、保养、报修工作。
④对会议空间及配套的器材、物品进行日常检查及报修工作。
⑤协助保卫部，做好会议空间的安全、保卫、消防检查工作。
⑥确保会议消耗品的提供和合理采购。
9)会展业务部
①进行会议展览市场信息的搜集、整理和调研，了解客户业务量及对空间的需求，建立会展业务信息网络和客户档案，掌握行业动态，有计划地和相关的会展机构建立长期的业务关系，寻求合作机会；提出承揽会展活动计划及可行性报告，推动公司经营的发展。
②对外承接会议展览及相关业务，对所承揽的项目进行洽谈、签约，依据合同的要求，协调场馆各部门提供现场服务，并负责费用结算。
③在不影响会展客户使用的前提下，尽可能发挥空间及设备的使用效率，盘活资产，增加收入，力求企业的经济效益与社会效益达到高度统一。
④依照公司下达的任务，制订实施方案，合理安排人员和工作，明确项目负责人和量化指标，从业务上给予指导、协助，并负责对会展项目全程进行监督、检查；搜集客户对本公司营销和服务过程的意见并转化为要求，不断提高客户的满意度。(www.xing528.com)
⑤强化内部管理，增强成本意识，依据公司的各项规章制度，制订与会展工作配套的管理措施和考核办法，完善项目经理责任制。
⑥协助、配合组委会或主办单位做好会展活动的立项、报批、总体策划、预算、编制展厅摊位图、招展、招商、组织、联络、翻译、公关等协调工作。
⑦承接或协调与展览会相关的配套项目，包括新闻发布会、开幕式、酒会、技术讲座、联谊活动、旅游、会务、礼品、广告等业务。
10)场地管理部
①负责场馆及广场的绿化、保洁、除四害工作，是场馆工作环境的归口管理部门。
②对道路、标志、排水设施、公共空间进行日常检查及报修工作，配合进行场馆建筑改造工程。
③制订展厅、会议室现场管理规定，并监督执行。
④负责会议厅(展厅、公共空间)平时及会期(展期)布置、撤馆的现场管理。
⑤负责管辖仓库、器材、物品的检查修理、分类整理等管理工作。
⑥负责对保洁、绿化等社会化用工的对外联系和监督管理。
⑦协助安全保卫部门，做好场馆的安全、消防检查工作。
11)综合服务部
①仓库的管理(包括展品仓库、保税品仓库、展具仓库、器材仓库、露天仓库)，搬运设施的调度、使用及搬运人员的安排。
②展品代办运输以及现场服务、保管、进出库、包装物寄存等。
③代理展品通关业务、保税仓库管理、展品留购及回运等。
④商务代理：含机车船票、宾馆、旅游代办；花卉出租；电话、传真、打字、复印、名片、速印、电脑商情、电子邮件、信息服务；广播、急救、租车等。
⑤搜集商务信息数据资料，编写商务服务手册。
⑥协调海关、商检、工商、税务、邮电、保险、银行等部门，做好在会展场馆举办有关活动的配套服务工作。
⑦宴会、快餐、饮料、咖啡厅、小卖部、礼品点的设置经营，以及与相关社会化合作单位的外包签约和监督管理。
⑧会议、展览器材的出租、安装、维护、保管。
⑨负责展会所需摊位搭建、改装、拆除，器材配备和展具的外租业务。
⑩编制展厅、会议厅、展具展架、会议器材等出租价格表。
[11]负责对叉车、电瓶车、液压车、平板车等的日常检查、维护、维修及年审工作。
[12]协助保卫部，做好综合服务流程中的安全、消防检查工作。
12)工程部
①可能的情况下在建设期尽量提前进入工程，了解设计、施工和隐蔽工程项目；参与设备安装和系统的调试接管，为经营期各系统设备的管理、运行、维护奠定基础。
②计算机辅助管理所有机电设备(如设备台账、设备故障统计、设备的维修记录统计、配件消耗情况等)运行情况原始数据的完整统计分析、决策。
③负责保修期内与厂商售后服务的联络及设备的外协加工、维保、承修的联系工作。联系有关部门(劳动保障、供电、消防、技防等)对规定的设备或系统定期检查(如电梯、锅炉、变压器、开关柜、消防报警系统、安保系统等)。
④负责机电设备的固定资产管理，组织固定资产分类编号，保证设备从验收、管理、使用到报废全过程手续齐全。
⑤执行政府各职能部门颁发的有关政策、法规条例、规程和标准等强制性文件；负责所管辖设备(设施)基础资料的管理，原始档案和技术资料汇总、归档；设备管理规章制度的制订、执行。
⑥制订机电设备安全操作规程并搞好运行管理；对执行情况定期考核评定；各类操作维修人员严格按规定持证上岗；加强设备的故障预防管理工作，定期校验安全附件，及时消除各种隐患，以保证设备安全运行。
⑦负责机电设备的经济运行管理，加强初期投资费用管理；加强能源消耗的经济核算，制订节能措施，合理配置人员，努力降低设备的运行、维修成本。
⑧制订和落实设备检查、维护、维修计划，对设备进行定期维护保养和大、中修，同时监督设备供方的服务质量。
⑨负责备品备件的技术和资料管理工作。
⑩所管辖设备(设施)的更新改造管理。
[11]场馆建筑物及附属设施的检查、维护、维修工作。
[12]为用户提供电力、照明、暖通空调、给排水、电梯运输、压缩空气和消防安全等配套设备(设施)的功能及展览、会议期间所需的现场服务。
13)网络信息部
①负责计算机管理信息系统开发建设，运行维护，软、硬件平台的升级改造，软件应用、维护、安全等管理工作。
②对场馆内外以电子媒体形式出现的文字、图像和视频的管理与控制工作。
③为用户提供通信网络、音视频等配套设备的功能及展览、会议期间所需的相应管理和服务。
④场馆通信、网络、公共广播、有线电视、电子显示屏、BMS、会议设备系统、楼控、安保、消防报警、气体灭火报警、电力监控等设备系统的维护、维修工作。
⑤场馆Internet站点的建设、维护、更新及提供与展会相配套的各种网上支持。
⑥门口机系统的管理、维护，各类会展活动的制卡工作。
⑦VOD的节目编排、制作，保障系统的正常使用。
⑧场馆内触摸屏内容的制作、更新及设备保障。
14)保卫部
①负责场馆安全保卫、消防设备系统的运行、日常维护、联动检查等工作，治安与消防管理工作；拟订场馆治安与消防工作制度并进行宣传、监督，检查落实情况，及时发现安全隐患并指导进行整改。
②组织会议展览活动及重要接待活动期间的警卫、消防、安全、车辆进出馆区及停车管理等工作；监督会展活动过程中的人员和设备的安全，场馆职业健康安全管理工作，检查和评定职业健康安全管理绩效。
③组织场馆管理体系中各层次过程的危险源辨识和控制工作。
④编制各类紧急情况应急预案；根据实际工作需要，对全员进行应急准备和事故处理的模拟训练；负责场馆重大事故的现场及善后处理工作。
⑤负责进出场馆人员、物资的管理和停车场的收费管理。
⑥与公安、消防、安全监督等部门保持密切联系，并接受其业务检查和指导；协助公安机关侦破重大治安刑事案件和对火灾事故进行调查。
15)广告部
①负责场馆广告资源的开发、管理和服务工作，监督广告发布符合相关法规及场馆的安全管理规定。
②负责有关会展活动特装业务、美工服务、开幕式服务和管理。
③负责广告牌、特装展具、广告展示器材的管理及维护。
④负责场馆内外广告位置的设立与招租，会议展览活动的广告宣传、印刷品的设计。
⑤配合进行场馆的“企业形象规范体系”的规划，特别是VI(视觉识别系统)所涉及的基本要素和应用系统，将企业的宗旨和场馆服务所包含的文化内涵传达给公众。
另外，有附属酒店的会展场馆还要设置通常酒店应有的相关部门。
以上部门分工是依据一般会展场馆经营活动中所涉及的工作内容来设立的，在具体组织结构设计中各会展场馆还应根据各自的情况和特点，对部门名称、数量、分工和职责等方面灵活处理，可分可合，只要有利管理，方便运作，并经一段时间的试运行后确定。
会展场馆各部门内部岗位职责由部门自行制订，并与公司管理目标相一致，经分管领导审核，人力资源部汇总编成《场馆人员岗位职责》，经总经理批准实施。
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