办理公证的程序及相关规定

公证程序是指公证机构和公证当事人在进行公证活动时应当遵守的基本步骤和规则。严格按照公证程序进行公证活动，可以从程序上保证公证的质量，确保公证文书的真实性与合法性。公证程序包括公证的一般程序、特别程序和复议程序。

（一）一般程序

办理公证的一般程序包括申请与受理、审查、出具公证书三个基本的阶段，以及不予办理公证和终止公证的程序规则。

1.申请与受理。申请是指公证当事人向公证机构提出办理公证的请求。任何公证事项，无论是法律、法规规定必须办理公证的，还是当事人主动要求办理公证的，都必须由当事人向公证处提出办理公证的申请。

我国《公证法》第25条规定：“自然人、法人或者其他组织申请办理公证，可以向住所地、经常居住地、行为地或者事实发生地的公证机构提出。申请办理涉及不动产的公证，应当向不动产所在地的公证机构提出；申请办理涉及不动产的委托、声明、赠与、遗嘱的公证，可以适用前款规定。”《公证程序规则》第15条规定：“二个以上当事人共同申办同一公证事项的，可以共同到行为地、事实发生地或者其中一名当事人住所地、经常居住地的公证机构申办。”第16条规定：“当事人向二个以上可以受理该公证事项的公证机构提出申请的，由最先受理申请的公证机构办理。”

根据《公证程序规则》第17条的规定，自然人、法人或其他组织向公证机构申请办理公证，应当填写公证申请表。公证申请表应当载明下列内容：①申请人及代理人的基本情况；②申请公证的事项及公证书的用途；③申请公证的文书的名称；④提交证明材料的名称、份数及有关证人的姓名、住址、联系方式；⑤申请的日期；⑥其他需要说明的情况。申请人应当在申请表上签名或盖章，不能签名、盖章的由本人捺指印。

根据《公证程序规则》第18条的规定，自然人、法人或者其他组织申请办理公证，应当提交下列材料：①自然人的身份证明，法人的资格证明及其法定代表人的身份证明，其他组织的资格证明及其负责人的身份证明；②委托他人代为申请的，代理人须提交当事人的授权委托书，法定代理人或者其他代理人须提交代理权的证明；③申请公证的文书；④申请公证的事项的证明材料，涉及财产关系的须提交有关财产权利证明；⑤与申请公证的事项有关的其他材料。

当事人应当向公证机构如实说明申请公证的事项的有关情况，提交的证明材料应当真实、合法、充分。

对于符合前述条件的申请，根据《公证程序规则》第19条的规定，还要满足以下条件，公证机构才可受理：①申请人与申请公证的事项有利害关系；②申请人之间对申请公证的事项无争议；③申请公证的事项符合《公证法》第11条规定的范围；④申请公证的事项符合《公证法》第25条的规定和该公证机构在其执业区域内可以受理公证业务的范围。需要强调的是，对于法律、行政法规规定应当公证的事项，则只需要符合前面四项中的第1、2、4项条件即可。对不符合第1、2条件的申请，公证机构不予受理，并应通知申请人。对因不符合第4项条件不予受理的，应当告知申请人向可以受理该公证事项的公证机构申请。

公证机构在受理公证申请后，应当向申请人发送受理通知单。申请人或其代理人应当在回执上签收。并应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，告知其在办理公证过程中享有的权利、承担的义务。告知内容、告知方式和时间，应当记录归档。此外，公证机构受理公证申请后，还应当按照规定向当事人收取公证费。公证办结后，经核定的公证费与预收数额不一致的，应当办理退还或者补收手续。当然，对符合法律援助条件的当事人，公证机构应当按照规定减收或者免收公证费。

2.审查。审查是指公证处在接受公证申请，决定受理后，对当事人申办的公证事项和提供的证明材料进行调查、核实的活动。审查是全部公证程序中最重要的环节，是决定公证行为正确与否的关键性因素。

根据《公证程序规则》的相关规定，公证机构受理公证申请后，应当根据不同公证事项的办证规则，分别审查下列事项：①当事人的人数、身份、申请办理该项公证的资格及相应的权利；②当事人的意思表示是否真实；③申请公证的文书的内容是否完备，含义是否清晰，签名、印鉴是否齐全；④提供的证明材料是否真实、合法、充分；⑤申请公证的事项是否真实、合法。

公证机构在审查中，对申请公证的事项的真实性、合法性有疑义的，认为当事人的情况说明或者提供的证明材料不充分、不完备或者有疑义的，可以要求当事人作出说明或者补充证明材料。认为申请公证的文书内容不完备、表达不准确的，应当指导当事人补正或者修改。当事人拒绝补正、修改的，应当在工作记录中注明。应当事人的请求，公证机构可以代为起草、修改申请公证的文书。

公证机构在审查中，对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料，按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的，应当进行核实，或者委托异地公证机构代为核实。有关单位或者个人应当依法予以协助。核实的方式包括：①通过询问当事人、公证事项的利害关系人核实；②通过询问证人核实；③向有关单位或者个人了解相关情况或者核实、收集相关书证、物证、视听资料等证明材料；④通过现场勘验核实；⑤委托专业机构或者专业人员鉴定、检验检测、翻译。

公证机构进行核实，应当遵守有关法律、法规和有关办证规则的规定，并遵循如下规则：

（1）派员外出核实的，除核实、收集书证外，应当由2人进行，特殊情况下只有1人外出核实的，应当有1名见证人在场。

（2）采用询问方式向当事人、公证事项的利害关系人或者有关证人了解、核实公证事项的有关情况以及证明材料的，应当告知被询问人享有的权利、承担的义务及其法律责任。询问的内容应当制作笔录。询问笔录应当载明：询问日期、地点、询问人、记录人，询问事由，被询问人的基本情况，告知内容、询问谈话内容等。询问笔录应当交由被询问人核对后签名或者盖章、捺指印。在笔录中，若有修改的地方，应当由被询问人盖章或者捺指印认可。

（3）在向当事人、公证事项的利害关系人、证人或者有关单位、个人核实或者收集有关公证事项的证明材料时，需要摘抄、复印（复制）有关资料、证明原件、档案材料或者对实物证据照相并作文字描述记载的，摘抄、复印（复制）的材料或者物证照片及文字描述记载应当与原件或者物证相符，并由资料、原件、物证所有人或者档案保管人对摘抄、复印（复制）的材料或者物证照片及文字描述记载核对后签名或者盖章。

（4）采用现场勘验方式核实公证事项及其有关证明材料的，应当制作勘验笔录，由核实人员及见证人签名或者盖章。根据需要，可以采用绘图、照相、录像或者录音等方式对勘验情况或者实物证据予以记载。

（5）在核实材料时需要委托专业机构或者专业人员对申请公证的文书或者公证事项的证明材料进行鉴定、检验检测、翻译的，公证机构应当告知当事人由其委托办理，或者征得当事人的同意代为办理。鉴定意见、检验检测结论、翻译材料，应当由相关专业机构及承办鉴定、检验检测、翻译的人员盖章和签名。委托鉴定、检验检测、翻译所需的费用，由当事人支付。

（6）委托异地公证机构核实公证事项及其有关证明材料的，应当出具委托核实函，对需要核实的事项及内容提出明确的要求。受委托的公证机构收到委托函后，应当在1个月内完成核实。因故不能完成或者无法核实的，应当在上述期限内函告委托核实的公证机构。

3.出具公证书。出具公证书是指公证处对当事人申办的公证事项，经过审核调查，认为符合法律规定的公证条件，由公证员签署并出具公证书的活动。出具公证书是公证一般程序中的最终环节。

（1）出具公证书的条件。出具公证书的条件因公证对象的不同而各不相同。(www.xing528.com)

出具民事法律行为公证的公证书，应当符合下列条件：①当事人具有从事该行为的资格和相应的民事行为能力；②当事人的意思表示真实；③该行为的内容和形式合法，不违背社会公德；④《公证法》规定的其他条件。公证规则对民事法律行为的公证有特别规定的，从其规定。

出具有法律意义的事实或者文书公证的公证书，应当符合下列条件：①该事实或者文书与当事人有利害关系；②事实或者文书真实无误；③事实或者文书的内容和形式合法，不违背社会公德；④《公证法》规定的其他条件。公证规则对有法律意义的事实或者文书的公证有特别规定的，从其规定。

出具文书上的签名、印鉴、日期的公证书，其签名、印鉴、日期应当准确、属实；文书的副本、影印本等文本的公证，其文本内容应当与原本相符。

出具具有强制执行效力的债权文书公证的公证书，应当符合下列条件：①债权文书以给付货币、物品或者有价证券为内容；②债权债务关系明确，债权人和债务人对债权文书有关给付内容无疑义；③债权文书中载明当债务人不履行或者不适当履行义务时，债务人愿意接受强制执行的承诺；④《公证法》规定的其他条件。

（2）审批与公证书制作、送达、领取。公证机构的负责人或者被指定负责审批的公证员不得审批自己承办的公证事项。对于符合条件的公证事项，除了按规定不需要审批的公证事项外，承办公证员应当拟制公证书，连同被证明的文书、当事人提供的证明材料及核实情况的材料、公证审查意见，报公证机构的负责人或其指定的公证员审批。

审批公证事项及拟出具的公证书，应当审核以下内容：①申请公证的事项及其文书是否真实、合法；②公证事项的证明材料是否真实、合法、充分；③公证程序是否符合《公证法》《公证程序规则》及有关公证规则的规定；④拟出具的公证书的内容、表述和格式是否符合相关规定。其中审批重大、复杂的公证事项，应当在审批前提交公证机构集体讨论。讨论的情况和形成的意见，应当记录归档。

审批（不需审批的除外）后符合出具公证书条件的，应当按照司法部规定或相关办证规则规定的格式制作公证书。制作公证书应当使用全国通用的文字。在民族自治地方，根据当事人的要求，可以同时制作当地通用的民族文字文本。两种文字的文本，具有同等效力。发往香港、澳门、台湾地区使用的公证应当使用全国通用的文字。发往国外使用的公证书应当使用全国通用的文字。根据需要和当事人的要求，公证书可以附外文译文。

公证机构制作的公证书正本，由当事人各方收执一份，并可以根据当事人的需要制作若干份副本。公证机构留存公证书原本（审批稿、签发稿）和一份正本归档。公证书出具后，可以由当事人或其代理人到公证机构领取，也可以应当事人的要求由公证机构发送。当事人或其代理人收到公证书后应当在回执上签收。公证书需要办理领事认证的，根据有关规定或者当事人的委托，公证机构可以代为办理公证书认证，所需费用由当事人支付。

（3）公证书的生效。公证书自出具之日起生效。需要审批的公证事项，审批人的批准日期为公证书的出具日期；不需要审批的公证事项，承办公证员的签发日期为公证书的出具日期；现场监督类公证需要现场宣读公证证词的，宣读日期为公证书的出具日期。

4.不予办理公证和终止公证。不予办理公证，是指公证机构在办理公证过程中发现公证事项不真实、不合法或有违反法律的事由，而不予办理公证的行为。终止公证，是指公证机构在办理公证过程中，因法定原因致使公证事项不能继续办理或继续办理已无实际意义，而决定结束办理公证事项的程序。

根据《公证程序规则》第48、49条的规定，公证事项有下列情形之一的，公证机构应不予办理公证：①无民事行为能力人或者限制民事行为能力人没有监护人代理申请办理公证的；②当事人与申请公证的事项没有利害关系的；③申请公证的事项属专业技术鉴定、评估事项的；④当事人之间对申请公证的事项有争议的；⑤当事人虚构、隐瞒事实，或者提供虚假证明材料的；⑥当事人提供的证明材料不充分又无法补充，或者拒绝补充证明材料的；⑦申请公证的事项不真实、不合法的；⑧申请公证的事项违背社会公德的；⑨当事人拒绝按照规定支付公证费的。公证机构不予办理公证的，应当由承办公证员写出书面报告，报公证机构负责人审批。不予办理公证的决定应当书面通知当事人或其代理人，并根据不予办理的原因及责任，酌情退还部分或者全部收取的公证费。

根据《公证程序规则》第50、51条规定，公证事项有下列情形之一的，公证机构应当终止公证：①因当事人的原因致使该公证事项在6个月内不能办结的；②公证书出具前当事人撤回公证申请的；③因申请公证的自然人死亡、法人或者其他组织终止，不能继续办理公证或者继续办理公证已无意义的；④当事人阻挠、妨碍公证机构及承办公证员按规定的程序、期限办理公证的；⑤其他应当终止的情形。公证机构终止公证的，由承办公证员写出书面报告，报公证机构负责人审批。终止公证的决定应当书面通知当事人或其代理人，公证机构应当根据终止的原因及责任，酌情退还部分收取的公证费。

5.公证期限。公证期限，是指法律对公证机构办理公证事务的时间限制，即办理一件公证事项的最长期限。我国《公证程序规则》第35条规定，公证机构经审查，认为申请公证的事项符合《公证法》，本规则及有关办证规则规定的，应当自受理之日起15个工作日内向当事人出具公证书。因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况的，所需时间不计算在前款规定的期限内，并应当及时告知当事人。

（二）特别程序

公证特别程序是公证机构在办理特定公证事务时，依照法律规定所适用的公证程序。它是相对于公证的一般程序而言的一种公证程序，只适用于法律规定的特定的公证事务。根据《公证程序规则》的相关规定，公证机构在办理招标投标、拍卖、开奖、遗嘱、保全证据、执行证书，以及进行公证后的调解工作时，均适用特别程序。特别程序没有规定的，适用公证一般程序的规定。

1.招标投标、拍卖、开奖等现场监督类公证程序。公证机构办理招标投标、拍卖、开奖等现场监督类公证，应当由2人共同办理。承办公证员应当依照有关规定，通过事前审查、现场监督，对其真实性、合法性予以证明，现场宣读公证词，并在宣读后7日内将公证书发送当事人。该公证书自宣读公证证词之日起生效。

办理现场监督类公证，承办公证员发现当事人有弄虚作假、徇私舞弊、违反活动规则、违反国家法律和有关规定行为的，应当即时要求当事人改正；当事人拒不改正的，应当不予办理公证。

2.遗嘱公证程序。公证机构办理遗嘱公证，应当由2人共同办理。承办公证员应当全程亲自办理。特殊情况下只能由1名公证员办理时，应当请1名见证人在场，见证人应当在遗嘱和笔录上签名或者盖章。

3.保全证据公证程序。公证机构派员外出办理保全证据公证的，由2人共同办理，承办公证员应当亲自外出办理。办理保全证据公证，承办公证员发现当事人是采用法律、法规禁止的方式取得证据的，应当不予办理公证。

4.出具执行证书程序。根据《公证程序规则》第55条的规定，债务人不履行或者不适当履行经公证的具有强制执行效力的债权文书的，公证机构应当对履约情况进行核实后，依照有关规定出具执行证书。债务人履约、公证机构核实、当事人就债权债务达成新的协议等涉及强制执行的情况，承办公证员应当制作工作记录附卷。执行证书应当载明申请人、被申请执行人、申请执行标的和申请执行的期限。债务人已经履行的部分，应当在申请执行标的中予以扣除。因债务人不履行或者不适当履行而发生的违约金、滞纳金、利息等，可以应债权人的要求列入申请执行标的。

5.调解程序。根据《公证程序规则》第56条的规定，经公证的事项在履行过程中发生争议的，出具公证书的公证机构可以应当事人的请求进行调解。经调解后当事人达成新的协议并申请公证的，公证机构可以办理公证；调解不成的，公证机构应当告知当事人就该争议依法向人民法院提起民事诉讼或者向仲裁机构申请仲裁。需要注意的是，公证机构只能应当事人的请求进行调解，不能主动依职权调解，也不能调解当事人请求之外的纠纷；此外，公证机构的调解不具有强制效力，当事人不服的，只能依法向人民法院提起民事诉讼或者向仲裁机构申请仲裁。