通知是适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文的一种应用文。会议（或活动）通知的内容一般包括被通知的单位或个人，会议（或活动）的名称，开会（或活动）的时间、地点，要求参加会议（或活动）者之前需办的事情。此外，还要掌握召开会议（或活动）的通知的结构、方法。
（1）结构
一篇完整的会议（或活动）通知，包括如下几部分：
A.标题
写在第二行中间，字略大一点。标题有三种写法：一是只写“通知”二字；二是紧急或重要事情，可以写成“紧急通知”或“重要通知”借以引起人们重视；三是把发文单位、名称、会议的主要内容和文种也写进去。
B.受文机关
受文机关即受文对象。它可以是一个，也可以是几个，还可以是某个机关或人员的统称。一般在标题下隔一行顶格写，后面加冒号（：）。如果主送机关有一个或两三个，可将几个机关的名称全部写上。
C.正文
在受文对象下面一行，空两格写通知的正文，正文包括通知的缘由、具体的事项和要求三部分。不同种类的通知，正文的写法有所不同。其中召开会议的通知要把开会的时间、地点、什么人参加、开什么会、会前要做好哪些准备工作等内容写清楚。如果内容多，可分段或分条来写。
D.署名和日期
分两行写于正文右下方第三、四行处。如果通知以公文形式下达，则要加盖公章。
（2）特点
通知的特点通常有以下三点：
A.使用的广泛性
通知使用比较方便，主要用于上级对下级机关、组织对所属成员的下行文；平行机关之间、不相隶属的机关之间；有时也可用来告知有关事项。B.功用的指导性
通知除具有知照作用以外，有的通知还具有强制约束力，起着指挥、指导的作用。这样的通知都会在正文中明确要求。
C.明显的实效性
通知所告知的事项一般要求立即办理、执行或知晓，不得拖延。尤其是会议（或活动）等通知，更是在指定的时间内有效。
通知的语言要求规范准确、简明扼要、条理清晰、通俗易懂，切忌模棱两可、含糊其词。
通知不必客套寒暄，不能用写私函的方式来写通知。
例文1
关于××××年1月份安全例会召开的通知
为确保我司××××年道路春运安全工作顺利进行，树立“安全第一，预防为主，综合治理”的思想理念，减少和杜绝道路交通事故的发生，经公司安委会研究决定，召开一月份安全例会，现将有关事项通知如下：
一、时间
××××年×月×日下午15：30。
二、地点
公司会议室。
三、参会人员
全体管理人员。
四、会议内容
1.对近阶段的安全工作进行总结；
2.对即将来临的春运的安全工作做出安排。
五、会议要求
请参会人员准时参加，不得迟到早退，不得缺席。
×××××××××公司
××××年×月×日
例文2
关于召开机关各部门××××年工作总结新一年工作打算汇报会的通知
机关各部门：
为深入查找××××年机关各部门工作不足，便于安排部署××××年机关各项工作，经研究决定，我局将于近期召开机关各部门××××年工作总结、××××年工作打算汇报会。要通过此次会议，查找工作不足、总结管理经验、强化发展共识、明确责任事项，为实现企业快速发展、科学发展、和谐发展奠定基础。
一、会议时间
××××年×月×日×时。
二、会议地点
××大院××会议室。
三、会议主要内容
机关各部门负责人汇报××××年各项工作任务完成情况和新年的具体工作打算。
四、参加会议人员
局领导、专员、监事会主席，机关各部门（含机关附属部门）全体工作人员。
五、有关要求
（1）与会人员要准时参加会议，无特殊情况不得请假。机关各部门到会场签到后，必须报送汇报材料一份，用于××××年度效能监察。
（2）机关各部门要高度重视此项工作，工作总结要客观实际，真正查找到工作的不足。工作安排要站在加强自身建设、提高行政能力，特别是有效发挥机关部门监督职能的角度，结合部门优势和业务特点，创新性地确定今年的工作目标和任务。汇报中要列出主导性和创新性工作的实施步骤和时间进度。
（3）汇报材料形成后，要组织本部门人员座谈讨论、认真修改、提高质量，坚决防止言之无物、偏而盖全。汇报材料字数在1600字左右，汇报时间控制在8分钟以内。(www.xing528.com)
望相互转告，届时准时参考！
×××办公室
××××年×月×日
例文3
各学院学生会：
为进一步了解我校学生对我校各方面的存在的态度和看法，以便更好地建设我校各项事业，现决定开展“我为学校建言献策”活动，具体通知如下：
（一）活动对象
×××大学全体学生。
（二）参与方式
各学院学生会组织所在学院的学生参加本次活动，并将每一位学生对于学校各方面的意见和建议收集起来，整理统计后做成活动报告并提交至学生联合会办公室。
（三）活动截止时间
××××年11月14日。
（四）活动报告送交截止时间
××××年11月19日。
纸质版报告须于办公室值班时间送交，电子版报告发送至××××@126.com。
若对本次活动存在疑问，请联系131××××××××。
备注：
1.办公室值班时间为周一 19：30—21：30，周二至周五 18：30—21：30。
2.各学院学生会须正确引导学生提出意见或建议，避免使用过激言辞进行中伤或诋毁。
3.各学院学生会须以事实为依据，正确对待并积极开展本次活动。
×××大学学生联合会××校区执行委员会
××××年×月×日
例文4
关于开展××××活动的通知
各部室、各企业：
为增强组织向心力，创建和谐企业文化，公司定于3月20日开展××活动，现将有关事项通知如下：
一、时间
3月20日下午2：30—5：30。
二、地点
×××。
三、人员：×××、×××、×××、×××、×××。
四、活动安排
（1）登山。
（2）练习健身舞（××排舞比赛指定动作）。
（3）跳绳、踢毽、拍集体照。
五、要求
（1）20日下午2：30在×××出发，3：00在×××集中，公司统一购买门票，4：00在×××集中练习健身舞，5：00集体合影。
（2）请各部室、各企业将参加活动人员名单今天下班前报综合办，联系人：×××，电话：×××××。
×××综合办
××××年×月×日
课后练习
一、简答题
1.简述通知的定义。
2.一则完整的会议（或活动）通知通常由几部分组成？
3.简述通知的特点以及写作时的注意情况。
二、写作训练
1.拟定一则一般知照性通知。
2.请替学校学生科召开学生两代会（即学生代表和团员代表）拟定一份会议通知。
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