江西省特殊企业物资信息一体化管理创新成果

在遵循系统性、科学性、效益性的原则下，2008年7月南钞公司条形码管理系统经研发试运行后，正式投入使用，南钞公司基于条形码平台下的印钞物资信息一体化管理主要做法有：

（一）实施条形码系统项目，建立物资信息管理平台

1.成立项目组，确定条形码系统实施方案。条形码管理系统作为南钞公司“十一五”技术创新规划确定的重点项目，2007年项目开始启动。依托物资管理业务活动，对公司物资实体流、资金流、信息流、价值流进行系统分析，梳理业务流程，遵循“由简入繁，由易到难”的原则，从“整体优化、流程高效、活动增值、效益提高”四方面入手，对系统进行认真而充分的调研论证，形成南钞公司条形码管理系统实施总体要求，勾勒出系统设计整体蓝图。

2.描述系统需求，搭建条形码系统功能框架。系统建设时，项目组围绕物资计划、采购、库存、生产之间的内在关系和管理流程，搭建了基础设置、基本应用、采购管理、库存管理、生产管理、条码打印、报表及其它等七大功能框架模块，完成系统需求描述。

3.做好条形码与ERP系统衔接，数据运行同步。条形码系统设置了与Oracle ERP系统的库存管理、采购管理等管理模块的数据交换接口，系统信息流通过接口控制保证了两个系统数据实时共享，操作同步。对接后，系统查询反应速率低于5秒，服务器故障后双击切换时间低于50秒。

4.设置条码识别，辨识具有唯一性。根据印钞造币行业ERP系统物资编码分类要求，条形码对物资、货位、人员进行规范编码，形成物资条码、货位条码、人员条码、机台条码、操作用户条码，所有条码全部采用128B码，使其在系统内是唯一的和可识别。

5.操作界面可视化，操作简洁直观。条形码系统操作界面可视性强，降低系统操作的复杂性，使系统操作界面简洁又易于理解，有利于减少操作失误率，提高系统操作稳定性。同时系统提供终端扫描录入功能，大大提高物资入库、转库、配送信息处理的即时性与准确率，提高物资基础管理工作效率。

6.完成系统端点网络建设。借助南钞公司已有的计算机局域OA办公网络，条形码系统为网络内终端用户设置采购申请、综合领料等不同层级管理权限，使物资需求端口分散到业务需求部门，物资管理部门则集中进行汇总后的业务处理，物资需求管理节点前移，建起物资管理信息网络平台。

（二）梳理物资管理流程，优化过程控制

条形码系统突出生产准备和制造过程中的物资控制，通过程序化流程设定，明确采购申请、综合领料、库存转移、机台配送等业务操作流程，使原先基于部门的物资控制，改变为基于流程的物资控制。强化了物资需求的专属性和时效性，物资计划审批的程序性和可控性，物资仓储的及时性和集中性，物资成本控制的标准化和可度量性，从流程上突显物资管理规范化。

1.优化采购申请流程。对非生产及非常用物资，由使用部门提出采购申请。但申请部门须先在条形码系统中查询该物资有无库存，只有无库存的物资，才能申请采购，否则执行综合领料流程。申请时，申请人须在系统中按物资编码申请，如果无物资编码，则要填写所需物资的标准名称、规格、型号、需要日期。对于技术开发等项目申请采购，由技术开发承担部门的项目负责人提出申请，并注明项目号。物资采购到货后，条形码系统反馈信息给申请人，通知其执行综合领料流程，进行领料。对于常用生产物资，由库房人员根据物资仓储情况，申请采购增库。

2.优化综合领料流程。对非生产用物资和各部门需求的物资，且有库存的，采取综合领料模式。即各部门申请人在条形码系统中申请，部门负责人审批后由领料人到材料站办理实物领料。

3.优化库存转移流程。配送中心根据各生产部用料需求和物资库存情况，及时向材料站申请子库存转移，材料站根据库存情况进行子库存转移业务，并检查物资库存情况以及时申请增库。

4.优化机台配送流程。为方便生产，南钞公司物资管理部门对各生产部生产用BOM物资采取主动发料方式，执行先发料后确认的原则。各生产部机台用料由配送中心根据《机台配送清单》统一配送后确认，再从条形码管理终端录入。涉及防伪物资的，按照公司数字管理要求执行。

5.优化物资盘点流程。根据管理需要，库房人员要对库房内的各种物资进行实时盘点。通过在条形码系统中生成盘点任务，借助终端计算机，进行账卡物的实物盘点，检查物资数量准确。

6.优化采购审批流程。遵循物资采购活动规律，条形码系统进一步优化了物资采购审批流程。系统设定采购申请、物资计划、询价比价、资金审核和计划采购等过程，将原来分散的业务活动集合起来，各级人员依据权限可直接登录系统进行业务操作，高效便捷。如对采购有异议，通过拒绝程序便可结束流程，系统会自动通知申请人，沟通及时通畅。

（三）完善管理制度和标准，搭建物资管理架构

依据《中国印钞造币总公司物资管理办法》，条形码系统运行后，南钞公司及时制定和完善了包含《南钞公司条形码管理系统维护运行管理办法》、《南钞公司物资采购管理标准》等在内的9项物资管理制度和标准。

1.明确物资申请与领用职责。由于物资需求节点前移和物资过程控制，条形码系统下的物资管理实行分部门、分专业、分级负责的原则，进一步明确各部门在物资管理中的职能权限。由于程序设定，规定了各部门按照部门职责负责本部门使用物资的申请和领用。强调使用部门申请人，部门审批人对本部门申请物资两重把关，强化使用部门对需求物资的管理。

2.严格计划采购职能。依据总公司及南钞公司物资管理办法，物资由物资管理部门专属管理，明确规定物资计划的管理职能和要求，强调了物资计划的严肃性和重要性。条形码系统流程设定后，所有采购申请必须由物资计划员审批后才能进入下一程序，在审批程序完结后，再由计划员在条形码系统中进行采购分配。通过制度与系统流程结合，物资计划管理职能进一步强化，突出对物资需求和采购的整体管控。

3.强化物资采购对仓储入库的监督。在条形码系统内，物资计划审批后，采购员要根据采购到货情况，在条形码系统中生成采购订单，库房人员再根据此订单信息进行接收入库处理，日清日结。该环节要求采购员与库管员互相配合，共同做好物资验收入库，包括数量、质量、规格型号的核对等工作。所有信息最终在条形码系统中反映为接收了多少数量等信息上。

4.执行安全库存管理策略。条形码系统运行后，根据《南钞公司物资储备定额管理标准》、《南钞公司消耗定额管理标准》，针对BOM材料消耗情况，制订了BOM材料的定期储备与定量储备管理策略，条形码中会定期生成物资采购申请。当生产波动时，又可根据库存情况及时灵活定量补充，确保安全库存。

5.平衡计划采购与资金支付。在物资分类管理的基础上，物资管理部门根据公司的储备资金与采购资金计划，调整不同物资的采购与仓储策略，使资金使用保持在合理范围内。物资计划员、采购员、库房人员时时关注物资的仓储与采购执行情况。实务中，表现为对采购物资或“越库”管理，或分批接收、估价入账等不同业务操作。同时财务管理部门通过审批程序，对物资采购进行控制，使物资计划采购、生产需求与资金控制综合平衡。

6.理顺系统信息维护与日常使用的关系。南钞公司《条形码管理系统维护运行管理办法》规定，信息技术部门负责条形码系统的技术支持，生产管理部提供生产计划、机台品种信息，物资管理部门负责条形码系统的日常业务运行，条形码系统基础数据维护和业务工作的组织和管理，同时该规定对各部门职责进行了明确，为条形码物资管理系统规范运行提供保证。

（四）满足内部客户需求，构筑物资保障体系

条形码系统运行直接促进了企业建立以内部客户需求为导向的物资供应链一体化管理，物资保障更加有力。

1.物资信息标准化。条形码内，每一种物资都有唯一的编码与之对应，其物资规格、型号、计划价、货位等做了统一规范的设定。通过条形码系统，公司各部门用户根据工作需要，在系统中提出采购及领料申请。通过录入物资编码，用户需要物资的型号、数量、价格、采购员等都会自动生成，物资信息标准化，为物资计划采购提供依据。采购后，系统生成标准信息反馈，通知部门用户及时领取，保证物资出库及时。这样使得内部用户与计划、采购、仓储之间沟通熵值减少，内部客户需求沟通顺畅，有利规范过程控制，实现了需求申请一键式服务。

2.主动发料，全面配送到机台。为减轻机台人员工作负担，缩减非生产性工作和时间。借助条形码系统终端扫描功能，实现发料快捷化、集中化，使全面配送物资到机台成为可能。全面配送中，根据机台需求信息，配送中心将所需配送各机台的物资类型、数量生成任务单，下载至终端。配送时，物资数量与机台领料单匹配一致后,由机台提供领料卡进行终端扫描确认，最后导入系统，实现系统同步。全面配送省去了机台人员来配送中心领料的程序，使物资保障服务更进一步。(www.xing528.com)

3.实施物资消耗管控。条形码系统实现物资发料实时查询，为生产过程物资消耗管控提供依据。库房人员通过发料异常变动，可实时监控生产中的BOM物资消耗情况，为物资管理活动提供参考意见，也为各生产部门物资消耗实时监控提供支持。有利于机台及时查找原因，减少无谓消耗，节约生产成本。

（五）拓展物资仓储职能，物资管理规范

条形码系统改变了过去来料保管的物资库存管理模式，实现物资仓储管理数字化，信息化。通过条形码系统，物资仓储管理职能进一步拓展。

1.规范物资分类管理。条形码系统根据《总公司物资管理办法》及《南昌印钞公司物资分类管理标准》的物资分类管理要求，可以在对物资基础信息维护时进行物资分类，并实现在计划审批环节进行物资分类管理，通过对采购人员职责的明确，系统自动生成默认采购员。如新增物资，则由计划员按A、B类物资划归物资计划员管理，C类物资由物资采购员管理的模式，实现系统内的物资分类管理和采购专人专职管理的统一。同时条形码系统规定了物资分类、货位、库管员的绑定，使仓储管理与分类管理也有机结合起来。

2.实时查询库存信息。条形码系统提供仓储信息实时查询功能，对于流转使用物资，帮助库房人员对照库存现有量进行增库判断，库房人员可根据最小库存、安全库存和库存周转率进行备库，提高仓库利用率，保证仓库管理工作高效率。条形码系统通过对现有库存分析，将周转期长、供货时间短的物资作为“越库”管理对象，减少库存。

3.物资批次管理，保证“先进先出”。条形码管理系统具有物资批次管理功能。对油墨等重要物资，可进行批次管理，确保物资使用“先进先出”。当物资库存转移到配送中心后，实行系统内物资与货位的严格绑定。物资发料时，系统自动按“先进先出”方法生成发料任务，避免出现发料错误和物资长时间仓储变质情况。

4.物资供应一体化。条形码系统仓储管理涵盖到货物资、在途物资、及正在订购物资，通过订货时间节点控制将三者紧密联系起来，实现物资供应一体化管理。系统采购询价过程将供应商纳入了采购仓储管理中，实现生产、采购、仓储、物流过程控制的一体化，加速企业物资供应环节控制。对于C类物资，根据公司采购与仓储策略实施零库存，建立供应商临时代管库，将企业库存压力转移到供应商。

（六）BOM清单管控，消耗追踪到机台

条形码系统实现了生产物资由采购、仓储到配送，再到机台消耗的全过程管控，BOM正是这一流程控制的核心与基础。通过BOM物资设置，生产机台消耗、库房仓储、成本核算实现同步。

1.制定BOM定额标准。根据印钞生产工艺和实际消耗情况，生产用主要原辅材料在条形码系统内都制订了标准定额，使生产性物资消耗、需求、核算有依可循。条形码下的BOM标准细化到机台，系统对机台信息单独维护，当机台生产品种变动，立即进行相应调整。由于成本核算以机台为基点，条形码系统可对机台生产品种进行准确BOM设定，进而生成每个机台物资配送信息，为标准成本核算与控制提供重要依据。

2.BOM材料配送。根据生产任务，系统会根据每天生产计划、机台目前存料情况，自动计算当天所需配送物资数量，自动生成机台领料申请单。根据系统配送任务清单与机台实际需求比较，配送中心确定BOM终端最终实物配送量。

3.BOM消耗考核。条形码系统根据《南钞公司油墨及辅料消耗定额（资金）指标及考核办法》的要求，每月月末依据机台物资盘存公式（上次盘点量+配送量-本次盘点量=实际消耗量）统计出各生产机台实际消耗，形成报表数据，为部门及机台BOM消耗考核提供依据。

（七）管理科学系统，防范各类风险

条形码系统具有系统化、集成化的特点，使基于过程的物资控制，最大限度地发挥了防范物资管理风险的作用。

1.流程程序化。条形码系统从采购申请，到投料使用过程，采取“层层审批，多重确认”的原则，将物资需求计划、资金控制、采购仓储结合，以系统程序化审批流程为控制手段，将采购询比价、仓储验入等过程控制转化为操作人员的业务操作，以系统审批形式形成管理记录，可作为检查相关业务人员管理绩效的原始记录。同时条形码系统提供查询功能，便于各级人员对照本级管理职能检查、监督相关职能人员工作。

2.网络化管理。条形码系统实现管理网络化，建立的物资网络架构，为各部门提供领料与采购申请平台，各部门可实时查询领料、采购申请，发挥条形码系统信息集成作用。而物资管理流程可反馈在系统中，增加物资管理透明性，使需求部门可以及时督促催办业务处理，即时满足内部客户需求，降低物资供应不足的风险。

3.监督合同履行。由于公司全部物资都纳入到条形码系统中，各类物资采购合同的履行也必须通过条形码系统。而完整的过程控制，使合同履行与签订相分离，强化了条形码系统对合同履行的监督作用，为防范采购风险起到积极作用。

4.明确货位和责任人。各物资在条形码中均明确了各程序节点的责任人，明确了各级人员的职责，强化了各级管理人员责任心。如物资有明确仓储货位，将库管员与物资入库、仓储的责任明确下来，要求仓储物资账、卡、物必须相符，有效防范物资入库仓储后的缺失风险。

（八）开展库存物资价值分析，加速物资周转

条形码系统中每一种物资以计划价作为该物料入账标准价值，这是南钞公司标准成本管理的重要内容，又为对比市场采购价格，进行物资资产价值管理提供依据。每月物资收入、发放、储存都可以以价值形态反映、以《物资收付存报表》的形式呈现，便于从价值形态上审视物资管理的科学性与效益性。

1.发挥计划价指导性作用。条形码内的计划价对于采购询比价具有指导性，这便于对物资采购价格进行监督。根据年度采购资金计划，在条形码中查询当月资金支付情况，通过对物资价值总体分析，逐月调整物资采购计划，综合平衡每月采购资金使用。如建立供应商临时代管库，保证（非局料）物资到货供应的及时性，又可延缓采购资金支付，提高资金效率，将采购资金支付控制在合适的范畴内。

2.加速物资周转。库管人员可实时查询条形码中的各货位仓储物资资金储备情况，在保证生产所需的前提下，视生产情况对储备物资进行调整，进而调整储备资金结构，将储备物资集中于生产常用物资，在安全库存、最小库存、经济库存中寻求动态平衡。

（九）培育管理团队，开展知识管理

为提高条形码系统运行准确率和运行效率，从设计、开发到运行，南钞公司就将为系统培育业务骨干力量作为一项重要工作，以保证系统运行后能够有一支专业管理团队维护系统运行稳定。

1.将需求转化为知识。项目组通过抽调业务能力强、年富力强的人员组成开发团队，针对系统设计的每一个环节，业务操作进行详细认真的梳理，将业务活动需求以用户需求的方式呈现，形成方案设计。项目实施中，将业务操作的细节标准化为培训文档，使系统操作人员更好的理解系统内容，更快的接受系统，同时也帮助用户不断巩固和复习，实现从用户需求、管理经验到核心团队知识的转化。

2.分级分层次集中培训。在业务运行前，项目组对条形码系统的各级使用人员进行分级分层集中培训。对各部门的业务发起人集中进行采购申请、领料申请及账户划分业务方面培训；对库房人员进行接收入库、退库、子库存转移、配送等业务培训；对各部门负责人进行业务审批流程培训等等，通过分级分层培训，推动了条形码系统管理框架建设。

3.信息化管理理念的培育。借助条形码系统实施，南钞公司对信息化、系统化的管理理念及时进行宣贯，对信息化管理知识进行提炼和传播，加速了条形码系统在企业内的应用。如通过《南钞人》报纸、OA办公系统宣传条形码管理系统，效果良好。