社团沟通：聚焦和总结

（一）会议的过程

1.会议前准备

开会前需要明确会议主题及开会目的，设定会议议程并准备会议资料，邀请重要人物参加并保证其出席，安排座位、调适设备及布置会场。此外，社区工作者还要在会议前了解参与人员对会议主题的看法及不同意见，考虑开会期间可能出现的意见分歧及争论等情况，并做出应急方案，确保会议成功召开。

2.会议中讨论

在开会过程中尽量按照会议议程进行，控制会议时间，适当分配发言和讨论的时间。对于参会者的意见主持人不能急于回答，而是要将问题抛向其他与会者，协助与会者多沟通意见，多回应其他人的意见。主持人不能强迫与会者接受自己的意见，要不断地做归纳和总结工作，确保自己态度的客观与中立，认真倾听与会者关注的焦点和提出的相关意见与建议。同时，鼓励居民表达自己的看法，要让讨论进行充分，尽量形成共识，避免出现小会情形。会议结束前，主持人要做简单的总结。

3.会议后实施决策

首先，在会议结束后，社区工作者要让所有与会者清楚会议的讨论结果，并把重要内容和决定告诉没有参加会议的居民；其次，应该尽快做好会议记录，传达给上级领导和相关人员；最后，要根据会议做出的决定落实相关工作。

（二）主持会议技巧

主持人要掌握一些基本的会议技巧，让与会者充分发表意见，且保证会议顺利进行。(www.xing528.com)

1.提问和邀请发言

为了让所有与会者都有发表意见和提出建议的机会，主持人需要不断地运用提问和邀请与会者发言的技巧。社区工作者可以向所有参会人员提问，鼓励其自由发言与讨论，提高与会者的参与程度。当需要特定人士的意见或者需要阻止个别人垄断发言机会时，社区工作者可以通过个别点名的方式进行提问和邀请发言。提问时要尽量用开放性的问题，让发言者有较大自由发表意见；每次提问时应集中于一个问题，避免双重性或者连续性的发言。

2.说明与转述

在与会者表达的意见或建议不明确或者有歧义时，社区工作者可以协助其说明意见，使其他与会者更加准确地理解发言人的立场和观点，避免猜度和误会。转述则是用自己的话把发言者所说的意见主要内容精简地表达出来，通过转述，社区工作者可以试探自己是否理解了对方的意思，也可以协助其他与会者清晰地了解发言者的感受和意见。^[17]

3.聚焦、归纳、摘要和总结

在会议讨论过程中经常会出现偏离主题或者纠结细枝末节的问题，这就需要社区工作者运用聚焦的技巧，将与会者的注意力集中到讨论的主题上来，将会议带回既定的议程。同时，社区工作者要善于归纳、摘要和总结。归纳的技巧指的是将有关的意见串联和综合到一起，找出共同点，丰富各方意见，降低分歧，使讨论更系统、更清晰；摘要的技巧是指将某些长篇的发言简化为几点重要意见，在讨论已进行一段或者将结束时把意见摘要地归纳出来，使与会者清楚地掌握会议和意见的重点；总结则是将之前所讨论的意见、观点和决定再清晰地复述一次，以便与会者清晰地了解会议的最后决定。^[18]

4.赞赏与鼓励

社区工作者在主持居民会议时，需要运用较为积极的语言和方式，鼓励与会者发表自己的观点，提出自己的建议，使他们不断地增强社区归属感，激发其参与社区活动的激情。在与会者发言时，社区工作者不时地略微点头示意也是对发言者的鼓励和支持。