电话沟通的场合及注意事项

(一) 电话沟通的场合

毫无疑问，当今社会的日常工作沟通中，使用最多的工具就是电话。电话使人们的联系更为方便快捷，平常的一般工作信息交流、客户拜访的提前约见、简单法律问题的咨询、零星法律信息的提供都可以通过电话进行。

(二) 电话沟通的注意事项

与公司 (联络人) 进行电话沟通时，无论接听还是拨打电话，均应当注意一定的电话礼仪，以充分实现信息交流的目的，并合适、得体地展示律师个人和律师事务所的形象。具体的电话礼仪，可参考有关商务礼仪的著作或其他材料，这里不再详述。下面仅针对律师法律服务业务的特殊性，作几点特别提示:(www.xing528.com)

(1) 接听电话，应认真做好记录。律师应当在电话机旁或者办公桌上随时准备记录用的纸笔，对电话交流中提及的重要信息，如咨询问题的要点、会面时间的约定等，均应随手记录。一方面，记录可以防止遗忘——俗谚说，“好记性不如烂笔头”，更有研究表明，即使是人们用心去记住的事，经过9小时，遗忘率也会高达70%，日常琐事遗忘得更快; 另一方面，记录的要点内容也可以让律师易于总结、把握通话的主题，为律师全面而准确地回应对方的要求提供良好的基础 (特别是在法律咨询时)。

(2) 在主动拨打电话之前，应当预先对通话的内容和过程打好腹稿，完整列出希望通过电话了解或解决的全部问题，做到心里有数。给别人打电话时，如果想到什么就讲什么，往往丢三落四，很可能纠缠于一些细枝末节，遗漏主要事项还毫无觉察，等对方挂断了电话才恍然大悟。因此，应事先把想表达和询问的事项逐条列明，然后再拨电话，在记录反馈信息的同时，随时对照检查是否有遗漏，通过一次电话沟通就达到多个目的，特别尽量避免就同一事项进行多次的电话沟通，以免因沟通细节中表现出的琐屑或局促，导致自身专业性、可靠性受到公司的质疑。