公司法律顾问服务中的传真沟通注意事项

传真也是顾问律师与公司保持日常沟通、进行工作联络、提供法律信息、出具简要法律意见及完成其他工作事项的重要方式之一。传真相对于电话沟通，形式上更显正式，一般可以自然形成和保留纸质书面档案，并在提供服务的第三方留存发送信息，便于工作记录的形成和确认。现实中，大部分律师都能自觉地应用传真与客户进行沟通，但是对于传真应当包含的内容、发送传真时的注意事项等，未必所有人都有充分的研究和重视。

(一) 传真的内容

为体现公司法律顾问服务的标准化和专业化，一份完整的传真应当包括:

(1) 律师事务所的所名、LOGO等主体身份信息，可固定设置在页眉处;

(2) 受送达单位的全称，如“广东××有限公司”，单位名称应当使用全称以避免混淆，如部分大型集团公司，经常会合署办公，而其多个分、子公司又可能具有近似的简称，如不注明全称，很容易发生送达错误的情况;

(3) 受送达人员所属部门、姓名和职务，如“张××总经理”、“法律事务部 王××部长”，上述信息应当能够完整、准确、唯一地确定受送人信息，避免出现“张经理”、“刘先生”等可能混淆指向人员的称谓;

(4) 受送达的传真号码，一方面方便律师助理、办公室行政人员直接按照号码发送，另一方面，有利于保留和查找联络的信息;

(5) 发送律师的姓名，如“张××律师”，反映处理该事务的经办人员，便于公司在有进一步需要时直接联络;

(6) 发送的传真号码，告知公司通过传真方式联系的具体信息，便于公司回复、反馈;

(7) 传真的页数，注明传真的页数，便于公司接收传真时确认是否完整无缺，如传真包含附件，也应当对附件的页数进行注明;

(8) 传真题名应简明扼要地表现传真的主题或主要内容，如“关于××律师事务所为广东××有限公司提供××服务的初步方案”，这样可使接触到传真的所有人员都能在第一时间清晰明确地了解发送传真的主要目的，便于信息的流转和记录;

(9) 正文、内容应完整、准确，并注意表达上逻辑严谨、条理清晰;

(10) 祝语;

(11) 日期，注明传真撰写以及发送的具体日期，中文传真的日期建议使用汉字书写，如“二〇〇九年三月九日”;

(12) 附件，在传真内容中提及的重要文件或相关资料，均可视具体情况作为附件发送，如法院判决书、法律法规等。

(二) 发送传真时的注意事项(www.xing528.com)

律师事务所在提供公司法律顾问服务过程中 (其他业务中亦同)，向公司发送传真时，应当特别注意以下两项操作要点:

(1) 由专人收发传真并做好收发登记。

为准确记录律师的工作内容，完善律师工作档案，同时便于律师事务所的内部管理和工作记录证据的形成，律师事务所收发传真应当由专人负责，并做好完善的收发登记，对受送达单位、受送达人、受送达号码、发送律师、传真内容提要、发送的准确时间等详细登记。

(2) 准确设定传真机的系统时间。

除日常工作信息的传递功能外，传真作为书面证据之一，也时常在诉讼、仲裁中作为证据提交，被法院或仲裁机构作为认定案件事实的证据采信。但是实践中经常发现因传真机的时间设定不准确，导致传真文件上记录的发送、接收时间显示错误，如出现“2050年4月9日”的情况，给证据效力造成人为瑕疵。律师事务所作为从事法律服务的专业机构，应当以适当的专业态度和素养把握好这些细节，对传真机的有关参数准确设定，避免出现错误的信息记录。

五、电子邮件

为便捷、快速、高效地为公司提供法律服务，并节约办公成本，除采用电话、传真与公司保持日常的沟通联络之外，律师还可以采用网络信息传输方式与公司进行日常沟通联络，最为普遍的方式自然就是使用电子邮件。发送电子邮件需要注意:

(一) 准确、适当地描述邮件主题

点明邮件的主要内容或事项，使受送达人可以清晰和明确地得知电子邮件的主要内容，并防止受送达人或被对方邮件系统当成垃圾邮件误删除。

(二) 准确设定计算机的系统时间

如果使用本地邮件客户端软件发送邮件，计算机系统时间不准确，则在软件的发送邮件信息中记录的发送时间也随之有误。

(三) 发送的邮件应当在“已发送邮件箱”中存档

完整保存有关邮件，既是完善律师工作档案的需要，也是为了将来公司未接收成功或另有需要时，可以随时重新发送或者作为证据提供。目前所有常用的邮件客户端软件，和绝大多数通过web页面或其他方式登录的邮件系统，都具有已发邮件的存档功能，只需适当地设置使用即可。

(四) 邮箱的选择

某些大型律师事务所日常使用自行建立和管理的邮件系统。在司法或仲裁程序中，对于当事人能够自行控制的邮件系统中生成、保存的信息，往往对其证据效力的审查更为严苛。为避免这种不必要的麻烦，对于通过电子邮件发出的重要信息，可以考虑以外部邮件系统单独或同时发送。重要信息使用独立第三方邮件服务提供商提供的邮件服务账户联络。