公司日常法律服务管理及精要详解

(一) 法律服务档案的建立和管理

根据《律师法》、《档案法》、《律师业务档案立卷归档办法》、《律师业务档案管理办法》等规定，律师应当按照“一单位一卷”的原则为常年法律顾问单位建立工作档案。

1. 工作档案建立的意义

律师工作档案记载了律师工作的全过程，是律师进行业务活动的客观记录，是律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的具体表现。在公司法律顾问业务中建立律师业务档案，具有重要的法律意义和现实意义:

(1) 律师工作档案是反映国家法律实施状况的重要档案资料，建立律师工作档案，是《档案法》、《律师业务档案立卷归档办法》的明确要求，有利于行业管理部门对律师业务的检查、监督和指导;

(2) 律师的工作档案，是律师行业从业人员培训、交流、模拟实习教学的好教材，有利于促进律师总结执业经验，锻炼业务水平，提高服务质量和工作效率;

(3) 律师工作档案是律师工作智慧的结晶，是检验律师办案质量、考核律师业务能力和水平的真凭实据;

(4) 完善的工作档案，包含了公司提供的各种文档、信息，还反映了律师工作的全过程，不仅体现了律师提供法律服务的工作量，使收取法律服务费用有了充分的事实依据，而且有利于防范律师的执业风险。

2. 工作档案的内容

根据《律师业务档案立卷归档办法》第12条的规定，结合业务实践中的通行做法，为常年法律顾问单位建立的工作档案，一般应当包括: (1) 聘方的申请书、聘书或续聘书; (2) 聘请法律顾问协议; (3) 聘方基本情况介绍材料; (4) 收费凭证; (5) 办理各类法律事务 (如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等) 的记录和有关材料; (6) 协议存续、中止、终止的情况; (7) 工作小结。

其中内容最多、所占分量最重，也是最能体现工作档案实际意义的部分，即是“办理各类法律事务的记录和有关材料”。这部分材料，应当完整包含公司提供的各种文档、重要信息以及其他有价值的资料，同时还应包括律师提供给公司的法律意见、咨询意见、法律建议、风险提示等所有书面材料。

(二) 电子工作档案的建立和管理

随着计算机技术的发展，电子化办公已经在各级各类政府、机关和企业中广泛普及，越来越多的文件都通过网站、电子邮件、网上办公平台等方式进行传输，保存在各种电脑终端或其他电子设备中。电子化办公不仅极大提高了工作效率，还节省了大量的管理费用和工作成本。律师事务所的工作内容信息，也有相当部分通过电子文档传递和保存，所以律师工作档案，除了严格按照有关规定收集整理传统形式的文书资料、书面材料，建立并完善纸质档案之外，也须顺应时势，对电子档案给予充分重视，并建立电子档案的管理制度。

在法律顾问日常服务中，由于信息资料内容繁多，时效性要求高，更重要的是，法律顾问属于非诉讼法律业务，在很多情况下并无对文件资料必须以纸质文档呈现和使用的严格限定，电子档案的地位、作用比在其他业务档案更加突出。在目前的实践中，律师事务所也广泛采用了纸质档案和电子档案结合建档的工作方式。

鉴于法律顾问纸质档案的建立和管理流程，各律师事务所多有成熟的规范可供遵循，本节仅就电子档案的建立和管理要点给出一些建议或提示。(www.xing528.com)

1. 电子文档全面、及时归档和备份

对于电子文档，首先应当确立一个基本认识，即电子文档的管理既有节省工作成本、提高工作效率的优点，又有容易被篡改、容易损坏丢失的缺点。

和文书档案一样，律师也应当对从公司处取得的所有电子文档进行分类汇总，针对不同的事项，或者公司的不同业务部门，设立不同的文件夹，分门别类，并按形成的时间顺序进行保存。

律师保存的电子文档应当全面，不仅应包含所有从公司处取得的电子文档，还应当包含所有律师事务所发送给公司的电子文档。另外，对于和当事人往来的邮件正文、通过网络即时通讯软件形成的重要聊天记录，文档发送记录等，也应以适当方式保存。对于未形成最终定稿的工作草稿，则可以视具体情况考虑是否保存。

针对电子文档容易被篡改、容易损坏丢失的特点，负责档案管理的律师或工作人员应当定期对电子文档进行备份，以防止文件损坏后无法找回; 对于需要保密的资料，则可考虑利用各种软件内置的加密功能，或者使用专业加密软件，对文档作加密处理。

2. 电子档案应反映律师工作的全部过程

电子档案应该和纸质档案一样，能够反映出律师工作的全部过程。

以合同审查为例，律师事务所在合同审查中使用电子文档的方式主要有三种，一是对公司没有提供电子文档的纸质合同或某些有特殊要求的合同，以合同审查意见表的形式概括提出审查意见和修改建议; 二是对公司提供了电子文档，且对反馈形式没有特别要求的合同，直接在电子文档上以批注和修订等模式进行修改并提出意见; 三是对于特别重要的合同性文件，以出具独立合同审查意见书的方式提出法律意见和修改建议。

对于上述第二种合同审查方式，首先应当对公司发送的原始电子文档进行保存; 律师进行合同审查和修改，应当对原始文档另行建立复件，在复件上以修订模式进行修改，并用批注等方式说明修改理由或提出建议; 修改完毕，除了保存以批注和修订的模式进行修改的文本外，还应将接受所有修订并消除批注后的文档另行保存，当然，对于提示、建议，公司根据具体情况自行判断决策的批注内容应当保留。最后将前述的后面三个文档发回公司，原来版本反映合同原貌，带有批注和修订内容的中间文档便于公司了解、掌握合同修订的内容及原因，接受修订并消除批注的合同便于直接使用。

上面的例子，很好体现了律师工作全部过程的要求。其他日常法律服务工作中电子文档的记录、保存，也应当坚持这一原则。当然，具体方式方法可能各异，因事制宜，不一一列举。

3. 建立完善的工作记录

律师提供的法律服务，其性质属于智力劳动的成果，该属性使得律师服务的价值难以度量，效果又易于受到各种客观条件的影响、制约，从表面上看，有时未必能够满足公司的全部要求或期望，常常与公司习惯的“以成败论英雄”的经营思维相悖; 更有甚者，律师本着专业知识和职业道德提出的善意意见和建议，还可能被某些公司管理者视为危言耸听，或敷衍塞责。

如果律师提供的服务无法得到公司的认同，受到各种误解，公司认为律师未尽心尽职，可能对律师事务所提出异议，严重时甚至会要求解除顾问合同，退还费用，甚至向行业协会、行政主管部门进行投诉，则律师事务所难免处于尴尬的境地，此时律师的工作记录将会发挥保障经办律师和律师事务所合法权益的重要作用。另外，完善的工作记录也是律师在某些类型的业务活动中实行计时收费的直接收费依据。

对于工作记录，我们同样推荐以电子文档方式与传统纸质记录同步进行。电子记录不但便于保存、备份和阅读、使用，其记录内容也便于在其他工作流程中摘录、引用。