档案管理中应用现代管理科学方法的实践与国内外研究启示

1.国内外研究述评。学界对于高校图书馆档案管理工作的研究已获得不少成果，同时也存在以下几个方面的特点：

（1）理论研究不够深入。图书馆的档案研究属于边界交叉学科，档案学的部分理论未能有效地用于图书馆的档案管理。当前文献成果大多以实际工作经验为主，针对管理工作中存在的具体问题提出对策，内容具有趋同性，对学科理论的完善研究少，且博硕士论文鲜有涉及此主题。因此，提高图书馆界和档案界对图书馆档案管理的重视，不仅有助于此主题的理论研究，也有助于促进档案管理工作的优化。

（2）宏观研究相对较少。高校图书馆需要在统一的标准或规范的指导下结合自己的实际情况来开展具体的档案管理工作。但是，由所检索到的文献表明，学界已有的研究大部分都是重点围绕某一所具体高校做个案研究，较少以宏观视角进行剖析研究，适用范围较小，标准不统一，这可能不利于图书馆之间的协调和合作。

（3）应用研究有待加强。随着图书馆业务工作的不断发展，服务范围的日益扩大，各项评估工作等专项档案及特色资源工作的管理难度也在增大，可是这方面的研究成果比较零散，并未进行完整、全面的研究，但实际上这些工作对于图书馆的未来发展至关重要。已有的研究考虑到借鉴现有的图书馆档案理念来指导工作，但是实际操作的经验不足，因此关于图书馆档案管理工作的应用研究有待加强，实践探索有待于进一步推进。

（4）图书馆和档案馆一体化的研究国内涉及较少。图书情报与档案管理学科趋向一体化发展，图书馆的档案管理工作是对这个理论的具体应用，通过对国内外数据库检索，国外很多学者已经对图书馆和档案馆的合作进行研究，很多国家已经开始实行图书馆与档案馆的一体化战略合作，且取得一定的成绩和经验，但国内类似合作不多，即使存在，也没有深层次合作。因此，基于图书馆与档案馆的战略合作来深化图书馆的档案管理工作，可以大力促进两馆共同改善馆藏和服务。

2.对策建议。通过梳理高校图书馆档案管理工作已有的理论成果与存在的特点，笔者认为，未来一段时间此主题的研究在以下几个方面需要进一步加强。

（1）基于图情档知识架构全面深化图书馆档案管理研究。图情档学界需加强对此主题的重视，一是基于图情档一级学科理论的图书馆档案管理研究须构建较为完整的体系化结构，继承有效方法和创新方法，意识到高校图书馆档案的非全宗性，全面深化图书馆档案管理的研究。二是借鉴国外公共图书馆的先进理念和实践经验。国内关于名人档案的研究文献不多，但在国外，已经形成系统，美国的福布斯图书馆收藏的总统档案为研究政治人物提供很好的素材。高校图书馆可关注名人档案的保存，不仅仅局限于文献资料，还有口述档案。

（2）完善高校图书馆档案管理工作的统一标准。高校图书馆档案管理的工作标准是否科学合理也在一定程度上影响高校图书馆档案的管理，所以应建立高校图书馆档案管理工作的统一标准。首先，每所高校图书馆的档案都是与图书馆的工作息息相关的要素，其组成一个具有内在联系的整体，因此归档的系统性和完备性是构建档案管理标准的基础；其次，根据实践工作的特点建立管理方法和细则，保证档案的真实完整性；此外，图书馆的档案管理办法和档案实体分类方案必须随着社会的发展与高校图书馆需求的变化而随之更新、调整与发展。(www.xing528.com)

（3）基于档案管理理念推进图书馆的实践工作。各项评估工作等专项档案以及特色档案资源等的管理在图书馆的重要性愈益提高，运用档案管理理念对这方面实践工作的管理已成为图书馆的重点工作之一。具体做法如下：一是建立图书馆有关档案管理知识的定期培训和继续教育，强化馆员档案意识，善于分析档案，进一步合理创新性地开发利用档案；二是用档案管理理念来解决传统的图书馆管理方法无法解决的问题。重点开发档案双元价值理论中提到的档案信息价值，同时，特别在以人为本的时代，图书馆的服务理念以“与书相关的人”为主显得尤为重要，充分运用档案中读者资源及馆员资源来开展实践工作等；三是加强对特色档案资源的整理和研究。建立数据库等方式来保护和宣传特色资源，根据每批特色档案资源的差异性建立适合的分类著录整理规范与标准，并重点挖掘其社会文化和现实意义。

（4）加强高校图书馆与档案馆的战略合作。天津泰达图书馆档案馆通过实行一体化，实现并提高了信息资源共享和利用。因此在图情档知识构架内高校两馆合作也是完善档案管理工作的有效方法。但图书馆和档案馆是否形成一体化战略合作需根据两馆的实际情况，一体化的具体程度也要根据两馆的需求。为促进两者的战略合作，须基于两者差异的视角，实现两者的资源共享，互相补充，主要措施可以包括：第一，两馆共同制定合作发展规划，根据两馆的实际情况和社会需求实行一体化管理新模式促进两馆发展；第二，学习国外战略合作的先进实践经验，整合人才资源，再结合自己的特点加以改进和运用；第三，尝试建立统一的数字平台，引进数字技术，整合两者资源，实现共享，如共同建立名人档案等。

（5）高校图书馆档案是高校图书馆工作的一个重要组成部分，它如实记载着高校图书馆各个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，对图书馆的未来发展起到很重要的作用。同时，随着信息公开工作的开展，也对高校图书馆档案的完备提出了要求。因此，应尽快解决高校图书馆档案工作中存在的问题，促使档案管理走上标准化、规范化的科学道路。

（6）从思想上、行动上重视档案工作。领导重视是搞好档案管理工作的重要前提和关键。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。而这种支持不应该仅停留在思想上，更多地应体现在行动上的支持。因此，馆领导要亲自抓并主动参与档案管理工作，并为档案员在各方面提供工作便利。

（7）科学分类，编制高校图书馆档案分类细则。档案实行科学分类是完善高校图书馆档案工作的重中之重。因为，档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，也便于校内外用户的查询、利用。其次，高校馆档案管理人员基本都是兼职人员，其对如何分类并无清晰的认识，编制一个通用的档案分类细则有助于其更好开展工作。虽然，教育部在1995年就颁布了《高等学校档案实体分类法》。但在实际操作中，大多数高校馆并未按此实施，而是各制定各的，这不利于档案分类的标准化，也不利于不同用户的检索利用。这方面应向《中国图书馆分类法》学习。只要采用《中图法》的馆，其图书的分类号都是一致的。而用户只需了解《中图法》，就可在不同图书馆实施检索。因此，笔者建议可由国家教育部或各省教育厅的高校图工委牵头，以《高等学校档案实体分类法》为蓝本，结合图书馆特点统一制定《高校图书馆档案实体分类细则》，明确类目设置、标识符号及注释。方便各高校馆按照统一的规则规范档案工作。

（8）提高档案员的专业化。一是对档案员进行专业化培训。目前，高校图书馆档案工作水平低下，很大程度上与兼职档案人员缺乏专业知识有关。因此，高校应该加强对档案员专业知识的培训。一方面要提供培训机会，另一方面各校档案馆应加强对兼职档案员的业务指导，而不是放任不管。二是健全档案人员管理体制。在高校中，不单是图书馆，其他各职能部门，各院系从事档案管理的基本都是兼职人员，这部分人员除了档案管理工作之外，还有其他工作。而学校对他们只有要求，却没有支持及奖励，这显然无法调动兼职档案人员的工作积极性。因此，建立一个全新的档案人员管理体制十分重要。通过制定聘任制，稳定档案管理队伍。通过建立激励机制，将个人工作表现作为考核的一项指标，并与劳动报酬、评优挂钩，促进档案管理工作的良性发展。