现代管理科学方法在英国文件档案中的实践效果

文件档案管理标准体系的构建是国家组织信息资源管理战略的重要组成部分，是国家信息资产有效管理、信息资源有效利用的根本保障。通过对英国文件档案管理标准体系及其构建机制典型案例的研究，体现英国通过现代科学管理构建出的文件档案管理的标准体系框架，为我国文件档案管理标准体系的建设提供参考。

随着电子政务、电子商务等电子化政务、商务办公的普及和发展，文件档案的数量与日俱增。文件档案是个人、组织机构、国家的重要信息资产，管理好这类信息资源，能够有效地提高组织业务活动的执行效率，为业务活动和管理决策提供有力的原始证据和合法性支持。然而，目前我国文件档案管理各自为政的局面日益突出，在网络工作环境下因缺少具有一致性和互操作性的统一标准而带来的信息资源共享与利用孤岛问题越来越大，信息化进程难以推进。

文件档案管理标准体系的构建是国家、组织信息资源管理战略的重要组成部分，是国家和组织信息资产有效管理、信息资源有效利用的根本保障。通过科学的现代管理方法，构建文件档案管理标准体系有利于营造专业的最佳实践环境，为文件管理相关参与人员创建通用的语言，使不同的组织、个人能够依照最佳实践经验规划，制定与文件管理相关的原则、战略、流程及文件管理系统功能要求，保证文件档案信息资源的高效管理；同时降低不同组织、系统之间文件信息资源共享、利用的成本和风险，提高国家信息资产绩效管理的整体水平。因此，研究文件档案管理标准体系制定与实施的国际经验对我国当前的信息化建设具有特别重要的借鉴意义。

英国在文件档案管理标准制定与实施方面具有相当大的国际影响。通过对70份标准文献资料的调查发现：英国国家档案馆（TOA）的一系列标准、指南都是在法律、法规或者电子政府实施白皮书、战略框架下制定的，保持了高效的法律依从性。这些法律包括：1958年的公共文件法案（The Public Records Act [1958]）、信息自由法[2000]、数据保护法案[1998]等相关法律、法规及提议。其中伯息自由法[2000]是文件管理的主要法律依据。所有文件档案管理的最佳实践、规范指南都必须满足《1998年数据保护法颁布后的档案工作者与文件管理者实践规范》[2007]和《信息自由法影响下的文件管理实践规范》[2003]，基于信息自由法案的文件管理准则的要求。其中，档案管理核心标准由标准框架（Standards Framework）包括标准和指南两类，涉及文件存储、分类、获取利用、文件管理、文件档案、保存与保护等。

英国文件档案管理标准严格基于法律框架，遵循法律规定原则和要求，一方面保证文件档案及其管理工作的法律依从性，另一方面，组织部门的文件管理实施具有充分的法律依据保障，从法律层面保证了文件档案管理标准的权威性、规范性和可用性。

不同的标准制定机构分工、负责不同领域、主题的标准研制，形成统一规范、分工协作、专业性和适用性强、学科互补的标准制修订合作网络。作为实施文件档案管理战略的机构或者该单位负责文件档案管理标准、规范指定的权力机构，如：政府文件办公室，其指定标准体系较为完整，覆盖整个文件管理战略全过程，包括战略、组织管理职责、方法和业务活动过程等等。而英国标准署，则从更通用、普遍要求的角度制定。

可持续发展的文件档案管理标准制修订体制。文件档案管理标准不断地更新、完善。从1999年起，标准制的修订速度呈稳步增长趋势，2002年和2004年是文件档案管理标准制定的高峰期，在此时，文件档案领域出现了第一部国际性标准ISO15489，英国将ISO15489的第一部分转化成国标。从标准的制定、更新速度不难看出，标准制修订团队都必须定期及时地对标准体系、标准内容进行审计、评估、修订、完善，并进行可持续的跟踪、控制，保证所实施的标准具有前瞻性、适用性和可用性。

1.标准体系的完整性。调查的标准涵盖了文件档案管理从战略、战术到实施的所有要素，并从不同的程度进行详细、规范的描述、解释，具体现在：

全：完备的文件档案管理标准体系。纵横两个维度，纵向（Vertical）：相关组织的文件管理战略使命、目标、原则，到权力机关单位部门的管理策略，到具体的实施操作指南，最后到标准解释，每个层次都有相应的参照标准；横向（Horizon）：不同用户（政府机构、普通市民）有专门的文件管理指南，不同的行业领域有专用的行业规范、指南；不同的文件类型，其规范也不尽相同。总之，文件档案管理标准的范围延伸到文件管理的每个维度、层次。一方面，有一个通用的参照标准，使文件档案管理符合目标要求；另一方面，满足不同行业需求。

广：文件档案管理标准最佳实践的来源范围广。为了实现知识经济全球化背景下的信息系统交互操作和知识共享，跨学科、跨专业、跨领域、跨国界的标准制修订团队分工、交互协作网络保证来自国内外、国际上，不同的学科专业领域、部门系统的最佳实践经验。(www.xing528.com)

细：实用性和操作参考性强。针对特殊的文件类型或者文件管理某个特定方面，制定了专用的实施指南，如：政府机构电子邮件元数据、物理存储标准等等。

2.标准的适用性和预见性。标准的持续发展需要保证其标准制修订的及时性和有效性，适应了当前及将来信息技术的发展和业务管理需要。如：英国在文件档案管理系统功能需求规范方面，2002年制定的相关标准适用并不断地完善，形成了2006年的相关系统评估指标标准。同时，欧盟关于电子文件管理系统功能需求规范Moreq2正在修订过程中，英国已准备采用新的Moreq2标准。

文件管理标准体系框架的提出借鉴国际经验，现在所说的通用的文件档案管理标准体系，包括文件档案管理标准体系的构成要素及其相互关系。首先是基于法律框架下的文件档案管理战略，该战略必须始终保持与法律、法规要求相一致；其次是与文件理的各个层面；最后是为文件档案管理活动提供基础性支持的术语、方法、工具标准，这些也是组织人员培训的重点。这三个层次的构成要素都需要规范性、基准性的标准来服务、支持，同时，每个要素的标准构建必须遵循组织相关文件档案管理职能活动中战略规划、制定及执行的要求，从标准性能的不同程度制定相应于文件档案管理战略实施的标准，如：绩效标准，强调目标、原则，最佳实践指南强调国内外最佳实践执行经验的规范、准则，执行指南强调的是依据最佳实践规范、标准具体实施、执行等等。

3.对我国文件管理标准体系建设的建议。借鉴国外文件档案管理标准构建的经验，基于上述文件档案管理标准体系构想，结合我国实际情况，对我国文件档案管理标准化工作的未来发展提出5点建议。

（1）构建基于法律框架下的文件档案管理标准体系，制定符合我国国情的文件档案管理标准，必须基于我国现有政务信息公开条例、档案法、保密法等与文件档案信息管理相关的法律、法规、规章，遵循文件档案管理、利用的原则。

（2）健全文件档案标准体系，加强标准的执行力和服务力。完备的文件档案管理标准体系需要从战略、通用性的术语、方法及具体管理办法来保证文件档案管理业务活动有序和高效地进行。为了保证标准的可用性，提高标准的投入/产出比，针对不同主题，标准目标、层次必须清晰明确，一般根据组织实施文件档案管理战略的规划、制定、实施、控制（涉及文件档案管理绩效评估时需要的审计跟踪）等步骤，从不同标准类型的目标、用途，制定成套性的最佳实践标准，从而保证在该主题方面，标准的执行力和服务力。

（3）建立文件档案管理标准制修订的跨学科、跨行业的分工、合作机制。建立管理机关、研究机构、专家学者之间的合作机制，文件档案管理工作涉及的相关内容主题广泛，专业性要求高，跨专业、跨领域之间的协同合作是制定科学、合理的文件档案管理标准的基础。因此，建立强大的多学科、多系统、多领域、多部门的标准制修订工作网络是标准执行力和服务力实现的关键。同时，加强标准制修订单位与标准执行单位的目标、需求及实施情况交流，无疑将促进标准的修订工作的完善。

（4）借鉴国际最佳实践，遵循国际惯例，保证信息共享、利用全球化背景下，文件档案知识信息的共享、利用成为时代不可逆转的趋势，与国际接轨，保持与国际最佳实践相一致，是实现跨地域、跨组织、跨系统信息共享的保障。因此，应该注意文件档案管理国际化人才的培养，并加强文件档案管理标准制修订工作的国际交流。

（5）及时修订、更新、完善标准体系及内容。在遵循规范的标准制修订过程的基础上，文件档案管理标准的制修订团队，必须从实际需求出发，应对外界客观应用环境的变化需求，如：信息技术的更新和组织变革，及时对文件档案管理标准做出标准制修订，保持标准的时效性，保证标准的先进性和适用性。