ABC分类法在企业档案管理中的应用方法

档案工作在企业经营生产中占有重要的地位。其重要性表现在档案是以往企业经营生产成果的经验结晶，并能够不断为今后的发展提供有用的凭证和信息。为了最大限度地发挥档案的作用，为当前经营生产和今后发展服务，首先就要搞好档案的收集。而要搞好档案的收集，确保归档材料齐全、完整，就必须打破以往工作中的盲目性和唯经验论，采用科学的方法指导收集，用现代化管理手段来进行收集，只有这样，才能确保提高库藏档案的有用成分比例，使之符合现代化经营生产的需要。这在工厂信息量激增的今天，尤为重要。如何才能实现档案收集科学化呢，我们主要是采用了ABC分类法。这种方法简便易行而且符合档案管理工作的实际。通过一年多的实践充分证明了这一方法的有效性和科学性。由于运用了这一方法，不仅大大地增加了档案的储备、丰富了库藏。特别是增加了那些与当前经营生产有密切关系之财务、经济、保卫、声像档案的品种和数量，大大地提高了有用信息储备的成分。从而在相同的人力、物力、时间的投入情况下，收到了事半功倍的效果。具体做法是：

（一）应用ABC分类法，确定收集重点

根据库存档案利用频率的分析、我们得知，在所有档案中利用率最高的是设备底图，以及科研、经济类档案。其他则利用较少。但无论从库藏和历年的收集来说，这些利用得比较多的档案，其收藏量都较少，经济、财会类甚至为零，这与当前生产经营形势很不适应。

为了改变这种收集与利用脱节的状况，我们把需要量最大而库藏量较小的档案种类一一归档。财会、经济、科研类作为收集工作的m点，列为A类；而将以往库存较多而实际应用得较少的档案列为C类；其他档案列为B类。这样划分不等于B、C类档案可以随意减少应归档的项目和数量，而是为了适应当前形势的需要，突出A类财经、科研档案的收集。一年来，我们从这一指导思想出发，先制定了财会、经济类档案归档范围和有关归档制度，明确归档责任，并及时地收集了财会档案，从而增补了一项空白。建立起一个适合当前经济形势和生产发展的、门类齐全的档案库藏。

（二）应用ABC分类法，加强科研生产类档案的控制

科研生产产品类档案是我厂历来较难于控制的档案。之所以难于控制，在于此类档案资料来源较为分散，资料种类繁杂。不但有一般产品，而且有新产品和创优产品。不但有生产总结、计划、表报、简报、标准规程，而且有各种会议材料及各种打印材料。这样多的材料如果不运用科学分析的方法去进行分类和筛选，那么收集时就会形成眉毛胡子一把抓，捡了芝麻丢西瓜的局面。使重要的档案收不上来，不重要的会议表报、期刊等却收了不少，从而降低其有用成分，造成不必要的人力、物力的浪费。(www.xing528.com)

一般技术简报及打字材料、一般技术性材料收上来不少但其重要程度和利用价值很低。而创优、攻关及科研材料很重要，但却收集归档不够。经过分析，我们取后两种材料列为收集的A类。年初即制定计划，落实归档责任，狠抓不放，而且坚决按档案完整齐全标准来收集，内容缺一不可；把一般性生产文件、简报、表报等列为B类，重新分配时间和精力。先着重于“大案”“要案”，其他可收可不收的坚决不收，把一般规定的归档范围做实事求是的调整，从而确保了重要档案的齐全完整，改变了胡子眉毛一把抓的现象，使库存档案的有效信息量激增。下表给出了在实行ABC分类法以前及以后，科研产品类档案种类的变化。

由于运用ABC分类法，具有较高价值的创优、攻关及科研档案——A类提高了一倍，而具有较低保管价值的B、C类档案分别降低了50%左右。从而提高了科研类档案库存的合理性和科学性。

由于运用科技现代化管理成果ABC分类法管理档案，去年公司对我厂实行检查时，科技有用档案的卷数在全公司内是最多的，优良率达96%以上，受到上级的肯定。同时，由于突出了重点，确保了有足够的时间和精力进行平时立卷指导，也大大提高了档案的质量水平。

一个机关、一个企业和事业单位都应根据国家有关规定和本单位的具体情况，制定出本单位应该归档的文件材料的归档范围和保管期限，并严格按此规定去收集材料。但要注意坚持按归档范围进行全面收集，防止头疼医头，脚痛医脚。