（一）收集数据
按分析对象和分析内容，收集有关数据。例如，需要分析高校档案的分类，则应收集各类档案的数量、使用频率、存储情况以及其密级等方面的数据。
（二）处理数据
对收集来的数据资料进行整理，按要求进行汇总和计算。
档案室各类档案总计4440余卷，其中账簿凭证2700多卷，占档案总量的60.8%；学生档案540余卷，占档案总量的12.2%；行政公文近450卷，占档案总量的10.1%；纪检保卫文件90多卷，占档案总量的2.0%，其他档案包括基建档案、会议纪要、党委文件、照片档案等共计120卷，占档案总量的2.7%。人事档案540多卷，占档案总量的12.2%。而学生档案又可分为学籍档案，占档案总量的3.4%；成绩档案，占档案总量的8.8%；另外还有开课计划2卷，毕业生实习鉴定表5卷。
使用频率分析：学生档案40.6%，人事档案8.0%，行政公文29.5%，账簿凭证6.3%，其他档案12.5%，纪检保卫3.1%。
（三）制作ABC分析表
（四）根据ABC分析表确定分类
按ABC分析表，以档案数量所占比例、使用频率以及密级作为分类评价标准，观察第四栏累计占总量百分数和第六栏使用频率累计百分数及第七栏的密级，将累计占总量百分数为15%左右，而使用频率累计百分数为50%左右且保密度较高的前两类档案，确定为A类；将累计占总量百分数为20%左右，而使用频率累计百分数为40%左右的档案，确定为B类，这里兼顾到其他档案中一些档案的重要性质，因此将其归入B类进行管理；其余累计占总量百分数为60%左右，而使用频率累计百分数仅为5%-15%的档案，确定为C类。因此，学生档案和人事档案为A类档案，行政公文、纪检保卫和其他档案为B类档案，账簿凭证为C类档案。(www.xing528.com)
（五）绘制ABC分析图
以档案数量累计占总量百分数为横坐标，以累计使用频率百分数为纵坐标，按ABC分析表第四栏和第六栏所提供的数据，在坐标图上取点，并联结各点曲线，则绘成ABC曲线。按ABC曲线上对应的数据及ABC分析表确定A、B、C三个类别，在图上标明A、B、C三类，则制成ABC分析图。
（六）高校各类档案管理措施
在对高校档案进行ABC分类之后，就应根据不同类别的档案进行不同的管理，有选择性的对档案进行控制，减轻档案管理的压力。
1.对A类档案的管理方法。由于A类档案的使用频率和综合价值比率比较高，因此必须予以重点管理。对于A类档案应集中统一存放，并且与B、C类档案分开，严格控制温湿度，防止虫蛀，做好防火防盗等安全措施，确保档案安全万无一失；完全遵行档案管理规范，并实行严格的连续性检查策略，定期进行清点、盘查，随时掌握详细准确的存储情况；进行严格的控制，在满足有关人员查看的需要的前提下，尽可能减少档案的移动、翻阅，维持档案的质量。
2.对B类档案的管理方法。B类档案的管理，应该具体问题具体分析。对于使用频率相对较高的或者数量较少但是比较重要的档案，可以参照对A类档案的管理策略采取连续性的定期检查策略认真对待；而对于使用较少或者数量较多却不重要的档案可以周期性检查策略。
3.对C类档案的管理方法。C类档案相对使用频率较低，虽然所占数量较大，但是使用频率以及价值较小，只需进行一般管理；可以不作为日常管理的范围，减少盘点次数和管理工作，做好相关记录即可。
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