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现代管理科学方法在档案工作中的ABC分类管理概述

时间:2023-08-04 理论教育 版权反馈
【摘要】:(一)ABC分类管理法的思想与原理ABC分类法是由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托首创的。1951年,约瑟夫·朱兰将ABC法引入质量管理,用于质量问题的分析,被称为排列图。ABC分类法又称帕雷托分析法,也叫主次因素分析法,是项目管理中常用的一种方法。由于它把被分析的对象分成A、B、C三类,所以又称为ABC分析法。

现代管理科学方法在档案工作中的ABC分类管理概述

ABC分类法(Activity Based Classification),全称应为ABC分类库存控制法。又称帕累托分析法或巴雷托分析法、柏拉图分析、主次因分析法、ABC分析法、分类管理法、物资重点管理法、ABC管理法、abc管理、巴雷特分析法,平常我们也称之为“80对20”规则,EMBA、MBA等主流商管教育均对ABC分类法对企业管理的启示及对管理者组织决策的影响有所介绍。ABC分类管理即将库存物品按品种和占用资金的多少分为特别重要的库存(A类);一般的库存(B类);不重要的库存(C类)三个等级,然后针对不同等级分别进行管理和控制。

(一)ABC分类管理法的思想与原理

ABC分类法是由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托首创的。1879年,帕累托在研究个人收入的分布状态时,发现少数人的收入占全部人收入的大部分,而多数人的收入却只占一小部分,他将这一关系用图表示出来,就是著名的帕累托图。该分析方法的核心思想是在决定一个事物的众多因素中分清主次,识别出少数的但对事物起决定作用的关键因素和多数的但对事物影响较少的次要因素。后来,帕累托法被不断应用于管理的各个方面。1951年,管理学家戴克(H.F.Dickie)将其应用于库存管理,命名为ABC法。1951年,约瑟夫·朱兰将ABC法引入质量管理,用于质量问题的分析,被称为排列图。1963年,彼得·德鲁克(P.F.Drucker)将这一方法推广到全部社会现象,使ABC法成为企业提高效益的普遍应用的管理方法。

此规则通过对同一类问题或项目进行排序,来证明其中少数争议较大的。帕雷托通过长期的观察发现:美国80%的人只掌握了20%的财产,而另外20%的人却掌握了全国80%的财产,而且很多事情都符合该规律。于是他应用此规律到生产上。他的主要观点是:通过合理分配时间和力量到A类——总数中的少数部分,你将会得到更好的结果。当然忽视B类和C类也是危险的,在帕雷托规则中,它们得到与A类相对少得多的注意。

ABC分类法又称帕雷托分析法,也叫主次因素分析法,是项目管理中常用的一种方法。它是根据事物在技术或经济方面的主要特征,进行分类排队,分清重点和一般,从而有区别地确定管理方式的一种分析方法。由于它把被分析的对象分成A、B、C三类,所以又称为ABC分析法。

在ABC分析法的分析图中,有两个纵坐标,一个横坐标,几个长方形,一条曲线,左边纵坐标表示频数,右边纵坐标表示频率,以百分数表示。横坐标表示影响质量的各项因素,按影响大小从左向右排列,曲线表示各种影响因素大小的累计百分数。一般地,是将曲线的累计频率分为三级,与之相对应的因素分为三类:

A类因素,发生频率为70%-80%,是主要影响因素。

B类因素,发生频率为10%-20%,是次要影响因素。

C类因素,发生频率为0-10%,是一般影响因素。

属于A类的是少数价值高的、最重要的项目,这些存货品种少,而单位价值却较大,实务中,这类存货的品种数大约只占全部存货总品种数的10%左右,而从一定期间出库的金额看,这类存货出库的金额大约要占到全部存货出库总金额的70%左右。属于C类的是为数众多的低值项目,其特点是,从品种数量来看,这类存货的品种数大约要占到全部存货总品种数的70%左右,而从一定期间出库的金额看,这类存货出库的金额大约只占全部存货出库总金额的10%左右。B类存货则介与这两者之间,从品种数和出库金额看,大约都只占全部存货总数的20%左右。

例如把占总数10%左右的高价值的货物定位A类;占总数70%左右的价格低的物品定为C类;A、C之间的20%则为B类。在库存管理中应区别对待各类物品,A类物品应在不发生缺货条件下尽可能减少库存,试行小批量订货,每月盘点;C类则可能定制安全库存水平,进行一般管理,订货批量大,年终盘点;B类则在两者之间,半年盘点一次。除按价值分类外,还可以根据销售难易程度、缺货产生的后果(重要性)等因素进行ABC分类,或者综合集中因素进行分类。总之要符合仓库管理的目标和仓库本身的具体情况。

这种方法有利于人们找出主次矛盾,有针对性地采取对策。

(二)ABC库存分类管理法的程序实施(www.xing528.com)

ABC库存分类管理法的程序可以分为以下几步:

1.把各种库存物资全年平均耗用量分别乘以它的单价,计算出各种物资耗用总量以及总金额。

2.按照各品种物资耗费的金额的大小顺序重新排列,并分别计算出各种物资所占用总数量和总金额的比重,即百分比

3.把耗费金额适当分段,计算各段中各项物资领用数占总领用数的百分比,分段累计耗费金额占总金额的百分比,并根据一定标准将它们划分为ABC三类。

上述ABC三类存货中,由于各类存货的重要程度不同,一般可以采用下列控制方法:

1.对A类存货的控制,要计算每个项目的经济订货量和订货点,尽可能适当增加订购次数,以减少存货积压,也就是减少其昂贵的存储费用和大量的资金占用;同时,还可以为该类存货分别设置永续盘存卡片,以加强日常控制。

2.对B类存货的控制,也要事先为每个项目计算经济订货量和订货点,同时也可以分享设置永续盘存卡片来反映库存动态,但要求不必像A类那样严格,只要定期进行概括性的检查就可以了,以节省存储和管理成本。

3.对于C类存货的控制,由于它们为数众多,而且单价又很低,存货成本也较低,因此,可以适当增加每次订货数量,减少全年的订货次数,对这类物资日常的控制方法,一般可以采用一些较为简化的方法进行管理。常用的是“双箱法”。所谓“双箱法”,就是将某项库存物资分装两个货箱,第一箱的库存量是达到订货点的耗用量,当第一箱用完时,就意味着必须马上提出订货申请,以补充生产中已经领用和即将领用的部分。

(三)ABC分类的标准、步骤及应注意的问题

分类管理就是将库存物资按品种和占用资金的多少分为特别重要的库存(A类)、一般重要的库存(B类)和不重要的库存(C类)三个等级,然后针对不同等级分别进行管理与控制。分类的标准是库存物资所占总库存资金的比例和所占总库存物资品种数目的比例。这在库存上暗示着相对比较少的库存物资有可能具有相当大的影响或价值。因此,对这些少数品种物资管理的好坏就成为企业经营成败的关键。因此需要在实施库存管理时对各类物资分出主次,并根据不同情况分别对待,突出重点。

1.对不同类物资的管理。对库存进行ABC分类之后,要根据企业的经营策略对不同级别的库存进行不同的管理和控制。A类库存物资数量虽少但对企业最为重要,是需要严格管理和控制的库存。企业必须对这类库存定时进行盘点,详细记录及经常检查物资使用、存量增减、品质维持等信息,加强进货、发货、运送管理,在满足企业内部需要和顾客需要的前提下维持尽可能低的经常库存量和安全库存量,加强与供应链上下游企业的合作以降低库存水平,加快库存周转率.B类库存的状况处于A类库存和C类库存之间,因此对这类库存的管理强度介于A类库存和C类库存之间。对B类库存进行正常的例行管理和控制即可。C类库存物资数量最大但对企业的重要性最低,因而被视为不重要的库存。对于这类库存一般进行简单的管理和控制。比如,大量采购大量库存、减少这类库存的人员和设施、库存检查时间间隔长等。

2.应注意的问题。在使用ABC分类管理方法时,还必须注意两个问题,即库存物资的单价和重要性问题。前面用来对库存物资进行分类的标准——占用库存资金,由其计算公式可以看出,与物资的单价关系很大。单价高的物资,其数量的变动对占用库存资金的变化影响更大,在A类物资中更应引起关注,这类物资的管理应当尽可能地往零库存方向发展。ABC分类管理法另一个问题是,没有考虑物资对企业生产的重要性,有些甚至被划为C类的物资可能对企业的生产活动有着至关重要的影响。这种物资的重要性并不在资金占用上体现,而是体现在:如果缺货会造成企业停产或严重影响正常生产;缺货会危及企业生产安全;市场短缺的物资,缺货后不易补充。为了弥补这一不足,发展出了重要性分析方法,将物资按重要性进行分类。两者相结合可以更准确地对库存进行分类管理。

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