档案管理信息化建设-现代管理科学方法的应用实践

（一）档案管理信息化建设的内涵及意义

档案管理信息化是国家档案行政部门根据其自身的具体情况来设定，是新世纪档案管理发展的必然趋势，随着档案信息管理与信息技术的不断发展，利用信息技术来进行档案管理是十分有必要的，因为它可以改良文件管理的方式，可以使文件存储的信息比纸质记录多得多。利用信息技术创新来改进对档案的管理，使用内部资源集中的档案，然后进行合理的分配，可以对人才进行合理的使用，还可以建立不同的标准实施规范化的档案信息。它主要包括四个方面：档案资源信息化、档案保护现代化、管理手段现代化、档案管理规范化。

我们对于档案管理工作中的一些信息资源可以通过我们现在先进的科学技术和信息化技术对我们的档案资源进行进一步的组织，从而实现我们信息的传递，接收等作用，使资源共享变成事实。在科学日益发展的今天，我们现代的档案管理方式与之前传统的档案管理方式存在着很大的不同，之前我们传统的档案管理使用纸质来记录我们的档案信息，而这种方法不容易保存下来，而且工作量较大，在后期工作中也不易查询，在工作中的运用也不是那么得心应手。而我们现代的档案信息管理方式几乎全部采用电子信息化来记录我们的档案信息，用这个方法我们的档案信息不仅能够完整的保存，更能实现信息的再利用，更进一步地提高了企业的工作效率，在日后的工作中更有利于信息的交流，保证了信息的传播速度，并对信息的安全起到了保证。

（二）档案信息化建设及档案管理工作中出现的问题

1.档案管理的标准化水平较低。在我国的档案管理工作中还存在着大量的不足，使我们的一些工作部门在我们档案管理的规范性，准确性等工作的建设还需要进一步的进行提高。此外，各地区和各单位的发展各不相同，为档案管理和档案信息化建设起到了一定的阻碍作用，对部分甚至严重落后的地区缺乏足够的重视，这些问题严重的导致了信息资源的统一建设，同时也阻碍了我们管理工作的进一步发展。

2.缺乏资金支持。在我们档案管理信息化的工作中需要大量的资金支持，我们不仅要提高我们的专业素质更要加强我们的硬件设备，为档案信息化建设提供一个良好的环境，使这项工作得到更大的提高。但从目前来看，在信息化建设发展过程中，档案信息管理的相关单位中资金是严重不足的，而大部分问题出在硬件设备上，我们没有过硬的设备，即使拥有强大的专业能力也会对档案管理工作造成一定的影响。

3.对档案信息化建设管理的重视程度不够。很多企业和机构对档案管理信息化建设没有很高的理解，认识也只是片面的，不完全的，同时对这项工作也没有更大的重视。这也表现出了我国企业对档案管理信息化，数字化缺乏足够的理解，而且企业内部的监督也严重缺乏，从而导致档案信息管理的相关工作不能够顺利进展，这也将严重地影响了我们档案信息户建设的进程并为我们进行信息管理制造了一个很大的难题。

4.缺少档案管理信息化的专业人才。档案管理信息化建设工作要求有很多的专业人士，而这些专业人士不仅要有足够的专业知识，技术能力，还要有相应的工作经验和专业素质，使档案管理工作结合实际情况来进行。但是我们的专业的档案管理信息化的工作人员少之又少，而且他们的专业素质不够硬，缺乏足够的工作经验，因此档案管理的工作水平还有待提高，档案信息化建设更要被提上日程。

（三）加强档案管理及档案信息化建设的措施办法

1.推动档案管理工作规范化及标准化进程。

目前，我国各地的档案管理工作还存在着规范化程度不高、信息管理体系建设存在诸多漏洞的问题。档案管理的具体工作和在信息化建设的过程中，制定统一的工作标准，这不仅有利于企业提高效率和资源利用率，也能保证档案管理工作的质量。事实上，技术人员在进行文本转换为数字信息的工作过程中，不仅仅要做那些表面上的工作，更要对信息进行归档，存储，我们要把工作的每一步都详细化，只有这样，将档案管理和信息化建设工作进行具体的实施，才能防止在未来的工作中出现一系列的问题。

2.增强档案管理基础设施建设。正如前文所说，我们首先要加强对档案管理信息化的认识与了解，同时，把这项工作重视起来。更要有充足的资金，来保证我们的硬件设备足够完善，确保该项工作合理有序地进行。此外，在同一时间，确保软件和硬件基础设施的正常运行，我们还应该加强对计算机网络的建设，以及对先进科学技术进行引进，从而建立完善的体系，全面实现资源共享。

3.提高对档案管理信息化建设的认识水平。我们的部分企业和机构同时还要积极地进行开展培训教育工作，使员工对该项技术更加了解，并使他们充分的认识档案管理信息化建设的重要性。让他们明白信息化建设给我们社会的发展，工作效率的提高带来的优势。此外，有关单位和部门的管理阶层和领导要不断提高自己的责任意识，采取有效的措施和手段，不断建立和完善档案管理责任制，制定合理有序的档案信息化建设，并将档案信息化建设大为推广，使各企业实现档案信息化的建设。

4.加强对档案管理信息化建设人才队伍的培养。档案管理信息化建设过程中需要大量的工作人才，需要他们在这项工作中出谋划策，需要他们专业的技术理念，和专业素养。但就我们现在的水平来说，从事文献管理的高级技术人员的数量又是少之又少，技术人员的专业水平更需要进一步的加强。所以，各企事业单位要积极的引进档案管理信息化建设的人才，逐渐扩大档案管理信息化建设的工作队伍，更要加强对工作人员的管理，使其在有序的工作中发展档案管理信息化建设。

（四）信息技术在档案管理中的应用(www.xing528.com)

1.档案信息化基本环节。

（1）采集整理。信息的采集整理是档案信息化的基础。信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。

（2）归纳分类。对采集来的信息资料进行归纳分类是档案信息化的关键。只有做好这项工作，才能将收集到的资料分门别类录入到计算机管理系统中。

（3）查询应用。方便快捷的查询提取让档案信息物尽其用是档案管理实现信息化的最终目的。

2.多媒体技术。多媒体技术就是利用计算机综合处理图、文、声、像信息的技术，提供了人性化、交互式服务，利于对档案信息资源的开发利用。

（1）实现全文检索，提高了查询准确率。传统的数据检索是基于关键词的检索方式，纸质档案数字化转换后，采用文本形式存贮并建立档案全文信息数据库，查找方便、准确、全面。

（2）利于对音像档案信息的检索。过去查找音像档案资料需借助辅助设备，获取信息十分烦琐。多媒体技术的应用，使用户在计算机上可以听、看音频、视频资料，进行基于内容的媒体信息检索，解决了长期困扰音像档案管理的难题。

（3）利于对档案信息的编研和出版发行。利用多媒体技术进行一个专题的编研，短时间内就可以完成图文并茂的档案资料整理，而且可利用网络、光盘、移动硬盘、U盘等工具快速发行，工作效率显著提高。

（4）提高了档案利用率。公众对档案信息的认知和需求与日俱增，多媒体技术实现了档案信息资源共享，用户不再受时间和空间限制就能很便捷地查询，极大地提高了档案的利用率。目前，多媒体的运用改变了旧的工作方式，使传统的档案信息管理手段发生了根本性变化。

3.信息存贮技术。现代信息存储技术包括磁储存技术、缩微技术与光盘技术，不仅使信息存储高密度化，而且使信息存储与快速检索结合起来，已成为档案信息化管理的基础。磁存储具有频带宽广（可存储从直流到2兆赫以上的信号）信息能长久保持在磁带中等优点。磁存储技术为建立档案管理系统或中小文献信息机构建立较大的数据库提供了物质基础，为建立分布式微机信息网络创造了条件。缩微存储是采用缩微摄影机将档案文件资料缩小拍摄在胶片上予以保存。缩微存储具有信息存储量大、存储密度高，体积小、重量轻，价格便宜、成本低，保存期长，忠实于原件不易出差错等优点。利用缩微技术储存信息，可以将非统一规格的原始文件规范化、标准化，便于计算机检索。光盘是用激光束在光记录介质上写入与读出信息的高密度数据存储载体。光盘存储的主要特点：一是记录密度高、容量大。二是应用范围广，光盘将声、图、文、像融为一体，是全新的多媒体交互式信息载体。三是存取速度快。在档案管理工作中，可以利用光盘技术建立多功能、多形式的数据库，并有利于促进联机检索的发展，可以建立分布式的原文提供系统，节省通信费用，具有较好的经济效益。

4.条码技术。条形码技术是实现计算机管理和电子数据交换不可少的前端采集技术，用激光数据采集器轻轻扫一下案卷的条码，数据就会自动被计算机识读和记录，再由计算机进行数据管理。它解决了档案管理中常遇到的保管期限之间、年代之间、档号顺序之间可能出现的摆放错误、缺档等各种问题，提高了档案室借阅和查库的质量和速度，减轻了劳动强度。

5.汉字识别技术。汉字识别技术（简称OCR）是通过扫描仪或数码相机等光学输入设备获取纸张上的文字图片信息，利用相关软件分析文字形态特征，判断出汉字的标准编码，并按通用格式存储在文本文件中。OCR实现了文字的自动输入，是一种省力、快捷、高效的文字输入方法，一方面提供了一种新的档案目录数据的录入方式，另一方面把纸质档案上的固定信息变成可以被检索利用的活信息，为文本数据管理技术提供了丰富的数据源。在档案管理中OCR技术主要有以下几种应用方式：一是用户查询到所需要的纸质档案对相关内容进行扫描、识别，予以打印或直接提供文本拷贝。减少信息利用过程中的重复工作的同时方便用户，减轻档案人员负担，节省了建库所需的经费开支。二是输入档案目录。三是扫描、保存图像并提供利用，只针对指定的图像内容进行汉字识别。既可以提供原件，又提高了信息利用效率，并且不需要管理人员维护汉字识别后生成的文本数据。四是建立文本数据库。为全文检索提供数据的同时，节省存储空间和成本。此外还有输入目录并保存图像、输入目录并建立文本数据库、输入目录、保存图像并建立文本数据库等应用。随着汉字识别技术水平的提高，可能还会产生新的应用方式，但无论使用哪一种方式，都必须综合考虑档案状况、人员配备、经费能力、办公自动化水平、档案现代化建设发展规划等多方面的因素，符合本单位档案管理工作的实际，切实提高档案信息资源开发利用能力。

现代信息技术的飞速发展，为档案管理工作提供了新的历史机遇。信息技术的应用，从总体上提升了资源利用率，降低了档案材料查询的时间，提升了档案管理的工作效率。因此，我们应当高度重视档案管理信息化工作，采取强有力的措施，推动档案信息化的落实，服务人民，服务社会。随着文档管理信息化越来越被重视，很多地方档案管理部门一直在为实现信息管理做准备，但由于我国档案管理信息技术的能力还有所欠缺，我们的技术和这方面的人才还不够充足，造成了我们今天档案管理信息化还不是那么成熟。相信随着信息技术的不断发展，信息技术人才的不断扩充以及我们政府的大力支持，我们对于信息化管理和建设中的一系列问题也会迎刃而解。随着这些问题的解决，档案信息管理系统的建设将在领导中走向世界。不管前方有多大的困难阻挠我们对文档管理信息化做出建设，不管文档建设的管理有多么的辛苦，我相信在不久的将来，在我们党和国家的领导下，我们信息化技术会逐渐地提升，我们如今面对的问题也终将解决。